ToDoを使ってみよう

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皆さんこんにちは、製品開発部の小栗です。

前回までの3回に渡ってカレンダーの機能について紹介してきました。
今回は個人/チーム問わずタスク管理ができる「ToDo」を紹介します。

ToDoでできること

mitocoの「ToDo」では個人のタスク管理だけでなく、チームなど複数人に依頼したタスクも管理することができます。
作成したタスクは私のタスクと依頼したタスクと分けて表示されるので、依頼したタスクが現在どんな状態かを簡単に把握することができます。
また、タスク内でチャットをすることができ、質問や完了報告など作業する上で必要なコミュニケーションをスムーズに行えます。

今回は「ToDo」の基本的な機能であるタスクの作成方法や表示について紹介していきます。

タスクの種類

単純にタスクと言っても、個人的なタスクから、アンケートやレビューなど誰かに依頼したタスク、毎月月末の勤怠申請など繰り返し行う必要のあるタスクなど、様々な種類のタスクがあると思います。
mitocoの「ToDo」では、こうした様々な種類のタスクに対応できるよう以下の4種類のタスクを作成することができます。

  • 私のタスク
  • 依頼したタスク
  • 繰り返しタスク
  • 共有タスク

それでは、それぞれのタスクについて作成方法を中心に説明していきます。

私のタスクの作成

まずは自分個人のタスクである「私のタスク」を作成してみます。

タスクの作成は左上の[+]ボタンから行います。[+]ボタンを押すとタスクの新規作成画面が表示されます。
この新規作成画面では、タスクの件名や説明、締切日、カテゴリ、優先度、状況、ファイル添付、任命先、繰り返しを設定することができます。
新規作成画面

件名を入力し、右下の[作成]ボタンを押してタスクを作成します。任命先に何も入力しないで作成すると、任命先が自分のタスクになります。

また、私のタスクはタスク一覧上部の入力欄に件名を入力してEnterを押すことでも作成可能です。
新規作成画面を開く必要がないため素早く私のタスクを作成することができます。
簡易作成

作成したタスクは[私のタスク]タブのタスク一覧に表示されます。
このタスク一覧から先程作成したタスクをクリックすると、画面右側に作成したタスクの詳細が表示されます。
一覧と詳細画面
この詳細画面ではタスクの詳細情報の確認や、タスクの編集/削除を行うことができます。

タスクの状況を更新したいときは、タスク一覧や詳細画面に表示されているタスクの件名左側のチェックボックスをクリックするだけで、完了/未完了とタスクの状態を更新することができます。
完了未完了

依頼したタスクの作成

続いて、他の人にタスクを依頼して「依頼したタスク」を作成してみましょう。

依頼したタスクの作成も「私のタスクの作成」と同様で新規作成画面を開きます。
件名を入力し、タスクを依頼したいユーザやロール、公開グループを検索して任命先として指定します。任命先が指定できたら[作成]ボタンを押します。
任命先指定
任命先にロールや公開グループを指定した場合は、そのロールや公開グループに属するユーザごとにタスクが作成されます。
ここではユーザと公開グループを1つずつ選択しました。

[依頼したタスク]タブに切り替えると先程作成したタスクが表示されます。
依頼したタスクの場合は、どれくらいのタスクが完了しているかの状況がタスク一覧と詳細画面の状況に表示されます。
詳細画面では、どのユーザがタスクを完了しているか、どのユーザが完了していないかを一覧で確認することができます。
依頼したタスクの一覧と詳細画面

依頼したタスクは任命先のユーザ全員がタスクを完了すると完了となります。

繰り返しタスクの作成

次に、定期的に繰り返して行うタスク「繰り返しタスク」を作成する方法を紹介します。

これまでと同様に新規作成画面を開き、最下部の繰り返しから繰り返す種類を選択します。
繰り返しタスク
繰り返しの種類は7パターンあり、日/週/月/年ごとの繰り返しタスクを作成することができます。
ここでは[毎月繰り返し]を選択しました。繰り返しの開始日と終了日、周期を入力して[作成]ボタンを押します。

繰り返しタスクは繰り返す回数によらず1つのタスク内で管理されます。
早速、作成したタスクの詳細画面を表示してどのように管理されるか見てみましょう。

タスク一覧から先程作成した繰り返しタスクをクリックします。
繰り返しタスクの場合は詳細画面に締切日と状況の一覧が表示され、いつのタスクが完了できていないか一目で確認することができます。
繰り返しタスクの詳細画面

共有タスクの作成

最後に、任命先のユーザの誰か1人が対応すればよいタスクの「共有タスク」を作成していきます。
例えば、他部署からの問い合わせなど、対応するチームの中で誰か1人が回答すれば対応完了となるような状況があるかと思います。
このような状況で活用できるのが「共有タスク」になります。

作成方法は「依頼したタスクの作成」とほぼ同じになります。
任命先のユーザを選択して、任命先検索の右側の[共有ToDo]にチェックを入れることで共有タスクを作成することができます。
共有タスク

共有タスクはタスク一覧画面や詳細画面の件名の上部に共有アイコンが表示され、通常のタスクと区別して表示されます。
共有アイコン
詳細画面は依頼したタスクと異なり、任命先のユーザごとの状況は表示されません。
この共有タスクは任命先のユーザの誰か1人が完了すれば完了となります。

おわりに

以上が「ToDo」の基本的な機能になります。
作業内容に適したタスクを作成することで、より効率的なタスク管理ができるようになると思います。

次回以降、クイックアクションによるタスクの作成や双方向のコミュニケーションなど、今回紹介できなかった「ToDo」の機能を紹介していきます。ご期待ください。