ワークフローを使ってみよう!

こんにちは、製品開発部の渡辺です!

10月はまだまだ暖かい日が多かったですが、11月に入ってからの朝夕の冷え込みは冬の到来を感じさせますね。

そんな中、mitocoの開発チームのメンバーは、開発だけでなく文武両道ということで、
先日開催された「NIPPON ITチャリティー駅伝」にも参加してきました!!結果は様々でしたが、いい汗をかいてきました!

さて、今回はmitocoの「ワークフロー」について紹介していきます。

ワークフローという言葉は、業務の一連の処理をシステムに保存し実行させる事を示すこともありますが、
mitocoのワークフローは、承認プロセスをシステム上で実行(電子承認)する為のアプリケーションとなります。

利用する手順を簡単に説明すると下記の順になります。

  1. プロセス設定
  2. 申請データの作成&申請
  3. 承認・否認の実行

それでは、それぞれの処理を紹介していきます。

1. プロセス設定

プロセスを作成しておきます。こちらはプロセス管理権限が与えられたユーザーのみ利用可能になります。

下記のような情報を設定し、プロセスを作成していきます。
申請者の情報や申請した情報を条件に合致するプロセスが選択できます。

申請条件と申請者

無条件の設定も可能ですが、申請対象のデータや申請ユーザーの属性の条件を指定することが出来ます。
この条件に合致した場合、このプロセスが利用可能になります。また、「申請者」を指定することで、そのプロセスを利用させる人を具体的に指定することも可能です。

申請条件指定申請条件指定2

申請可能期間

このプロセスを利用できる期間を指定することができます。プロセスを作成し"有効化"する事で利用できますが、この「申請可能期間」外の場合は、有効化されていても利用はできません。
年度や期の変わり目に、特定の日時で有効化したい場合、その時間に有効化作業をせずに事前に設定しておけば自動的に有効にすることができます。

承認ステップ

ステップを作成し、その作成したステップをつなぎプロセスを作成していきます。
各ステップではそのステップに入るための条件を指定できます。
作成したプロセスは、参照画面で確認することができます。

プロセスフローイメージ

レコードのロック指定

申請時と最終承認時の対象データのロック状態を指定することができます。

2. 申請データの作成&申請

続いて、申請データを作成し、申請していきます。

ワークフローのアプリケーションを開き、左上の[+]をクリックして、作成画面を表示します。

申請フォーム

件名、添付ファイルを指定し、[保存&申請]をクリックします。

添付のイメージはデフォルトの申請データ情報ですが、ご利用の環境毎に追加したい項目がある場合は、項目を追加することも可能です。

申請をクリックすると、選択可能なプロセスが表示されますので、利用するプロセスを選択すると、対象のプロセスのフローが表示され、どのようなフローで承認されていくかを確認できます。

問題なければ申請をクリックすることで、設定されたプロセスに従って承認フローが流れていきます。

3. 承認・否認の実行

申請を出すと、承認対象のユーザーには右上のベルマークに通知が来ます。通知をクリックすると、対象のデータの承認画面が開きますので、こちらから内容を確認して、承認・否認を実行していきます。

承認通知

mitocoでは、特定の承認階層へ「差戻」(さしもどし)をすることもできます。
また、承認画面ではその申請データの承認履歴も確認することができます。

承認履歴

これで、最終承認者まで承認をまわしていき、一連の承認フローが完結します。
以上で、ワークフローを利用した一連の作業のご紹介となります。


その他にも。。。

上記の一連の処理の中ではご紹介できませんでしたが、プロセス作成のなかでは、次のような設定もできます。

  • 承認条件の指定・・・複数承認者のうち1人だけでも承認すればよい、全員承認しなければいけないといったパターンの指定
  • マネージャー承認・・・申請や承認したユーザーのマネージャー(事前設定が必要)が、自動的に指定される
  • 承認者の手動指定・・・申請時や承認時に、次の承認者を手動で指定できる
  • 承認スキップ設定・・・1つの承認フローの中で1度でも承認していた場合、2回め以降の承認は自動承認される

今回のブログを執筆している時点でも、いくつかの新機能の開発が進んでおりますし、新たなご要望を頂いてもおります。
皆さんがご利用になる時点では、より多くの機能が搭載されていることと思います。

ご興味を持たれた方は、是非、mitocoの問い合わせサイトよりご連絡頂ければと思います。

今回のブログで、現在ご提供可能なアプリケーションを一通りご紹介できました。

ただ、もう数カ月すると、新たなアプリケーションやmitocoのモバイル版も公開されますので、こちらのブログで紹介していきます!今後も、ご期待ください。

それでは!