Excelの顧客データをmitoco(Salesforce)にインポートする方法

mitocoは「顧客管理」ができるグループウェアなのでmitocoを導入するときに、過去の取引先などの「データ移行」について悩まれている方は多いのではないでしょうか？

mitocoは、ExcelやCSVファイルの顧客データを移行できる機能があります。

今回はExcelで管理されている顧客データをmitocoにインポートする方法をご紹介します。

そもそもmitocoとSalesforceの関係とは・・・

mitocoはSalesforceを基盤として利用できるアプリケーションです。mitocoへ顧客データをインポートする際、実際には基盤となるSalesforceがデータを取り込みます。

この記事では、Salesforceへデータをインポートする方法をご説明します。ご紹介するインポートツールでの顧客データのインポートは、Salesforceのライセンスが無くてもmitocoの契約でのみで利用できます。

  1. 顧客データのインポートツールを理解する

  2. Salesforceの顧客データの基本を理解する

  3. 顧客データをSalesforceの項目に合わせる

  4. 標準項目にない項目はカスタム項目を作る

  5. データインポートウィザードを利用してSalesforceにインポートする

１．顧客データのインポートツールを理解する

Salesforceに他のシステムから顧客データを移行する方法はいくつかあります。今回は一番簡単なExcelから出力した「CSVファイル」でインポートする方法について紹介します。

Salesforceでは、このCSVファイルで顧客データをインポートする方法として

  • データローダー

  • データインポートウィザード

の2種類が用意されています。

この2種類のインポートツールの使い分けですが、顧客データが5万件を超える場合は「データローダー」を、5万件以下の場合は「データインポートウィザード」を使うのが良いでしょう。

データローダーとデータインポートウィザードについて詳しく知りたい方は、以下のヘルプをご覧ください。

▼データローダーを使用するケース

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.ja-jp.dataLoader.meta/dataLoader/when_to_use_the_data_loader.htm

この記事では、「データインポートウィザード」で顧客データをインポートする方法について解説します。

２．Salesforceの顧客データの基本を理解する

次にSalesforceで顧客データをどのように管理されているのかご説明します。一般的に顧客データは、以下のように企業名とお客様名を一緒に管理することが多いかもしれません。

  • お客様名

  • メールアドレス

  • 企業名

  • 企業住所

  • お客様の電話番号

しかし、Salesforceでは「企業情報」と「企業に属するお客様情報」を別々に管理します。


Salesforceでは、顧客データの企業情報を「取引先」、お客様情報を「取引先責任者」と言います。また、「取引先」と「取引先責任者」のデータの中には、あらかじめ以下のような項目が登録されています。

  • 取引先

    取引先名

    住所


  • 取引先責任者

    取引先責任者名

    メールアドレス

    電話番号

「取引先」や「取引先責任者」のように、項目を持っているものをSalesforceでは「オブジェクト」と言い、そのオブジェクトにあらかじめ登録されている項目のことを「標準項目」と言います。それぞれどのような標準項目が作成されているのかは、以下で確認できます。

▼取引先の項目

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.account_fields.htm&type=5

▼取引先責任者の項目

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.contacts_fields.htm&type=5

３．顧客データをSalesforceの項目に合わせる

インポート前にSalesforceにインポートする顧客データの準備をします。（今回は顧客データをExcelで管理していることを想定してお伝えします。）

現在、顧客データを管理しているExcelファイルのヘッダー列には「企業名」「顧客名」のような列名が記載されていると思います。

インポートする顧客データファイルの「ヘッダー名」とSalesforceの「表示ラベル」を一致させておくと、Salesforceへインポートする際に自動で紐づけが行われます。

ヘッダー名と表示ラベル名が一致していなくても、個別で「対応付け」は可能です。

代表的な項目

詳しい項目の対応づけについては、以下で確認できます。

▼その他のデータソースと組織データのインポートにおける項目の対応

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.fieldmappingforotherdatasourcesandorganizationimport.htm&type=5

[取引先 部門*]に関しては以下を参照してください。

▼取引先レコードの[取引先 部門*]項目値の意味は？

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.faqdatadotcomwhatdotheaccountsitefieldvalues_mean.htm&type=5

４．標準項目にない項目はカスタム項目を作る

Excelファイルの「ヘッダー名」をSalesforceの表示ラベル名に合わせていると、Salesforceで用意されていない項目があるかもしれません。

その場合は、「取引先」や「取引先責任者」のオブジェクト内に「独自の項目」を作成しましょう。独自の項目を「カスタム項目」と言い、それらの項目もSalesforceで管理できます。

インポートする際によく利用されるカスタム項目のデータ型

  • テキスト型

  • 数値型

  • 選択リスト型

  • メール型

  • 電話型

以下は、カスタム項目の作成する動画です。

取引先オブジェクトに「取引先管理番号」というカスタム項目を作成しています。

よろしければ、ご参考にしてください。

https://youtu.be/BDT0e5dy8zU


※注意事項

カスタム項目を作成する際は、「表示ラベル名」と「項目名」の違いに注意してください。

  • 表示ラベル名：画面に表示されるラベル名（CSVファイルのヘッダー名）

  • 項目名：Salesforce内部で利用するための名前（英語で記述）

５．データインポートウィザードを利用してSalesforceにインポートする

準備したCSVファイルをデータインポートウィザードを利用して、Salesforceの「取引先」「取引先責任者」に顧客データをインポートしましょう。

5‐1.インポート用のCSVファイルを作成する

前の手順で整備したExcelを利用します。

  1. 該当のExcelを開く

  2. 画面左上の「ファイル」をクリック



  1. 左メニューの「エクスポート」をクリック

  2. 「ファイルの種類の変更」をクリック

  3. その他のファイルの種類「CSV（コンマ区切り）」を選択



  1. エクスプローラーが開くのでCSVファイルの保存場所を決めて「保存」をクリック



5-2.データインポートウィザードを起動する

Salesforceにログインします。

  1. 画面右上の「歯車マーク」をクリックし「設定」をクリック


  1. 設定「ホーム」の左メニューにあるクイック検索に「インポート」と入力し、イン

    テグレーション下の「データインポートウィザード」をクリック


  1. 遷移先画面にある「ウィザードを起動する」をクリック


5-3.オブジェクトの処理方法の選択

インポートを行うオブジェクトとレコードの処理方法を選択します。

  1. 標準オブジェクトの「取引先と取引先責任者」をクリック

  2. 「新規レコードを追加」をクリック


5-4.レコードの一致条件

どのように重複データをチェックするのかを選択します。

  1. 取引先責任者の一致条件：

  • なし：全てのデータがインポート対象となります。

  • 名前：名前（姓＋名）の値で重複チェックを行います。

  • メール：メールアドレスの値で重複チェックを行います。


  1. 取引先の一致条件：

  • なし：全てのデータがインポート対象となります。

  • 名前と部門：「取引先名」と「取引先 部門」の2項目を組み合わせた重複チェックを行います。



※注意事項

取引先責任者の一致条件の設定で「名前」や「メール」を選択した場合、インポートするCSVファイルを選択したヘッダー名の列に同一の値がある場合は、顧客データの中で一番上の行のデータのみがインポート対象になります。

また、Salesforceで既に別の取引先と同じ値（同姓同名）の取引先責任者のデータが登録されている場合、一致条件を「名前」にすると新規登録され、「メール」にすると重複レコードは登録されません。

「重複データのあるExcelファイルをインポートする」場合は、レコードの処理方法で「新規レコードを追加及び既存のレコードを更新」を選択します。


5-5.データの場所を選択

用意したCSVファイルをSalesforceにインポートします。

  1. 該当のCSVファイルを「アップロードするCSVファイルをここにドラッグ」と記載された場所にドラッグアンドドロップ

  1. 文字コードは「日本語Windows」を選択

  2. 値の区切り文字は「カンマ」を選択

  1. 画面右下の「次へ」をクリック

5-6.項目の対応づけとインポート

CSVファイルのヘッダー名とSalesforceの表示ラベル名が同じ場合、自動で項目の紐づけが行われます。

CSVファイルのヘッダー名と同じ項目のSalesforceの表示ラベル名が存在しない場合、「対応付けられたSalesforceオブジェクト」の列に赤文字で「対応付けなし」と表示されます。



「対応付けなし」と表示されたヘッダー名の列のデータをSalesforceに登録するため、以下の操作を実施します。


  1. 編集列の「対応付け」をクリック

  2. 登録したい該当の表示ラベル名をクリック

  3. 「対応付け」をクリック


  1. 画面右下の「次へ」をクリック


  1. 「インポートを開始」をクリック

  2. 「OK」をクリック


処理が終わると「一括データ読み込みジョブ詳細」画面が表示され、インポート結果が表示されます。

もし失敗する場合には、Excelファイルのヘッダー名に対応するSalesforceの表示ラベル名や、Excelファイル内のデータに間違ったデータが登録されていないか確認してください。


データのインポートをやり直したい場合は「一括削除」を行います。

一括削除の方法は以下で確認できます。

▼複数のレコードおよびレポートの削除

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.admin_massdelete.htm&type=5

まとめ

いかがでしたか？

いくつか注意点があるものの、簡単に顧客データをmitocoに移行できることが理解できたと思います。

今回は「Excelの顧客データをmitoco(Salesforce)にインポートする方法」を紹介しました。

ぜひ、活用してみてください！



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