ｍitocoカレンダーの予定から活動日報を作成する方法

mitocoカレンダーは予定の調整や社内の会議室の予約に便利なアプリですが、登録した予定をレポート表示できるのはご存知でしょうか？

たとえばマネージャーの方であれば、カレンダーの予定をレポート化することで、メンバーの活動予定を一覧化できます。今回はmitocoカレンダーの予定から「活動日報」を作成する方法をご紹介します。

その前に・・・

「活動日報を作成したいけど、日報に必要な項目をmitocoカレンダーに追加する方法が分からない…」という方はいらっしゃいませんか？

mitocoカレンダーに独自の項目を追加する方法について記載した記事があるので、よろしければご参照ください。

▼mitocoカレンダーの予定登録画面に独自の項目を追加する方法https://www.mitoco.net/tips/calendar_1

準備はできましたか？それでは活動日報の作成に移りましょう！

１．mitocoカレンダーの予定をレポートに抽出する

mitocoカレンダーは「行動」オブジェクトに該当します。mitocoカレンダーに登録された予定をレポートに抽出しましょう。

1.レポートタブをクリック

（レポートタブがない場合は、左上のアプリケーションランチャーで「レポート」と検索してください。）

2.新規レポートをクリック

3.カテゴリを「すべて」にして、レポートタイプの検索で「行動」と入力

4.レポートタイプ名「ToDoと行動」を選択し、右の「レポートを開始」をクリック

※mitocoカレンダーは「行動」オブジェクトに該当します。

２．レポートをカスタマイズして必要な情報だけを表示する

2‐1．アウトラインの編集

アウトラインを編集することで、見栄えの良い日報が作成できます。

１．項目の削除と追加

レポート上表示しない項目を削除します。逆にレポートで表示が必要な項目はここで追加します。

1.「列」にある項目で、不要な項目の「×」をクリックして項目を削除

2.「列」にある「列の追加…」で表示させたい項目を検索

3.検索で抽出された該当項目をクリック

※ｍitocoカレンダー(行動オブジェクト)のデフォルト項目の「説明」は、レポートでは「コメント(全文)」と表示されます。項目を追加する際は気を付けてください。

▼[説明] 項目が [活動] レポートで使用できない

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000382659&type=1

２．項目の並び順

項目の追加ができたら、レポートに項目を表示する順番を変えてみましょう。

1.「列」にある移動させたい項目にカーソルをあわせる

2.ドラッグアンドドロップで項目を該当の位置に移す

３．項目のグループ化

項目をグループ化することで、重複した情報をまとめられます。日報作成なので今回は「割り当て先」と「日付」という項目をグループ化してみましょう。

1.「列」にある「割り当て先」にカーソルをあわせる

2.ドラッグアンドドロップで「列」の上にある「グループ」に項目を移す

「割り当て先」と「日付」をグループにすると、重複していた情報がまとめられているのが確認できます。

2‐2．検索条件の設定

検索条件を設定することで、表示する予定の範囲を決められます。左上の「検索条件」をクリックして設定してみましょう。

１．デフォルトで設定されている検索条件の変更

デフォルトで設定されている検索条件を変更して抽出する情報の範囲を設定しましょう。

1.検索条件の一番上にある「表示」の「私のチームの活動」をクリック

2.吹き出し内の「私のチームの活動」をクリックし「すべての活動」をクリック

3.右下の「完了」をクリック

※任意選択ですが、今回は「すべての活動」を選択しています。

4.検索条件の「日付」をクリック

5.吹き出し内の「範囲」をクリックし「常時」をクリック

6.右下の「適用」をクリック

※日付を設定する際に「常時」だとこれまでの全ての予定が表示されます。画像のような日付指定だけでなく「今週」や「今日」など表示したい範囲の設定も可能で　す。

7.検索条件の「表示」の「活動予定」をクリック

8.吹き出し内のデフォルトで設定されていた「活動」をクリックし「活動予定＆完了活動」をクリック

9.右下の「適用」をクリック

10.検索条件の「表示」の「ToDoと行動」をクリック

11.吹き出し内のデフォルトで設定されていた「ToDoと行動」をクリックし「行動」をクリック

12右下の「適用」をクリック

２．検索条件の追加

検索条件を追加すると、特定の情報を絞り出せます。

例①）「商談対応内容」項目の「新規訪問」という値だけ絞り出す。（値は複数選択可能です）

例②）「割り当て先」項目で表示したいメンバーを複数人指定します。

※複数人を指定する場合は、「,」カンマ区切りで指定します。

全ての編集や設定を終えたらレポートの右上にある「保存」と「実行」をしましょう。

完成したレポートが下記です。（実行後）

まとめ

このように、項目の追加や削除、項目のグループ化、項目の並び順を変更することで情報を見やすくしたり、検索条件を設定して自身の欲しい情報だけを絞り出せます。

今回は、mitocoカレンダーに登録した予定から「活動日報」を作成する方法についてご紹介しました。

ぜひ、活用してみてください！

レポートに関する参考情報

▼活動レポート（Salesforceヘルプ）

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.activitiessharedunderstanding_reports.htm&type=5

レポートについて学習したい方は是非、Trailheadへ！

▼Trailhead

https://trailhead.salesforce.com/ja