取引先の閲覧を制限するには？
mitocoでは、Salesforceの「取引先」と「取引先責任者」を利用して顧客管理ができます。今回は特に利用されることが多い「取引先」をレコード別に閲覧を制限する方法について解説します。
取引先を作成したユーザとその上司のみ取引先にアクセスできるようにする
「共有ルール」を使用してアクセスを制御する
1.取引先を作成したユーザとその上司のみ取引先にアクセスできるようにする
取引先を作成したユーザとその上司のみ、取引先レコードにアクセスできるように設定を変更しましょう。
画面右上の設定アイコン（ギアマーク）→ 設定
左上の「クイック検索」に「共有設定」と入力して開く
「取引先、契約、および納入商品」の「デフォルトの内部アクセス権*」を「非公開」にする
このように設定することで、取引先のレコード情報は非公開になり、
該当の取引先を登録したユーザ
そのユーザの上司や上役
だけが取引先の情報にアクセスできるようになります。
ただし、この状態では組織内での横のつながりを利用した情報の共有が行われにくくなってしまいます。次は「共有ルール」を利用して取引先の閲覧制限を緩める方法について解説します。
* 設定値に関してはこちらもご覧ください
「共有ルール」を使用してアクセスを制御する
先程の設定では取引先を登録したユーザとその上司しかアクセスできないように変更しました。
もう少し公開範囲を広げたい場合には、「共有ルール」という機能を利用します。「共有ルール」を使うと「公開グループ」や「ロール」に属するユーザ等に取引先のレコードを公開できます。
*公開グループの作成方法はこちらをご覧ください。
以下の手順で設定しましょう。
画面右上の設定アイコン（ギアマーク）→ 設定
左上の「クイック検索」に「共有設定」と入力して開く
開いた画面の下にスクロールする
「取引先共有ルール」の「新規」ボタンをクリック
表示された共有ルール画面で必要な情報を入力してください。
項目名 | 説明 |
表示ラベル | 公開グループの名前を決めます |
ルール名 | システムが利用する名前です。半角英数字のみ使用可能です |
説明 | この共有ルールについての説明を入力します 例：〇〇用の共有ルール |
ルールタイプを選択します | どのような条件で共有を行うのか設定します。 取引先の作成者に基づいて、共有するレコードを変更したい場合は「レコード所有者に基づく」を選びます。 レコードの項目の値によって共有先を変更したい場合には「条件に基づく」を選びます。 詳しくはこちらをご覧ください |
共有するレコードを選択します | 一つ上の選択肢の「ルールタイプを選択します」によって選択できる項目が変わる項目です。 ・「レコード所有者に基づく」を選んだ場合 選択された「公開グループ」や「ロール」が所有するレコードが共有ルールの対象になります。 ・「条件に基づく」を選んだ場合 レコードの項目の値にマッチしたレコードが共有ルールの対象になります |
共有先のユーザを選択します | 共有ルールにマッチしたレコードをどこに共有するか設定します。共有先となる「ロール」や「公開グループ」を選択しどのユーザに取引先レコードを共有するか選択します |
ユーザのアクセスレベルを選択します | 共有したレコードのアクセス権を設定します 参照のみ：レコードの閲覧のみ可能になります 参照・更新：閲覧と編集が可能になります |
以下は入力例になります。
入力後、画面下の「保存」ボタンをクリックしてください。以上で取引先に対するアクセス制御が完了です。
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