ユーザー向け 活用ガイドページ
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文書管理の初期設定
「はじめに」に記載のガイドページをダウンロードの上、作業を行ってください。
本ページでは実施頂く各作業項目の補足などを記載しております。
mitoco 文書管理とは
文書管理は、階層構造をもたせた「ライブラリ」に
Excel、PowerPointなどのOffice系ファイルやPDFデータなどのデータファイルを保存・管理しユーザ間で共有できるアプリケーションです。
主な機能
バージョン管理：最新ファイル～過去ファイルのバージョン管理が可能です。
共有リンク作成：アップロードしたファイルの外部共有可能なリンクの作成が可能です(パスワードロックも可能)。
ファイル検索 ：ファイル名やファイル内部のキーワード、アップロード・更新日時を軸に検索が可能です。
お気に入り設定：よく利用するファイルに付与することで、検索条件として利用することができます。
MyView ：大量にあるライブラリからユーザー毎によく利用するフォルダをまとめることが可能です。
各設定の優先度
mitoco 文書管理をご利用頂くには一部必須の設定がございます。
加えて、便利にご利用頂くための設定もございますので以下をご参考のうえ、実施してください(マニュアル P.39 ～ )。
必須設定
・(1) 最上位フォルダの設定：最上位のフォルダは管理者側で用意します。各部署用フォルダや社内規約用フォルダなど用途に合わせてご用意ください。
任意設定
・(2) 既読管理設定：未読のファイルを太字で表示する機能です。必要に応じて設定してください。
文書管理に関する留意点
①フォルダのアクセス制御には「ロール」や「公開グループ」を使用することでユーザーを一括で指定することができます。
mitoco の他の機能でも利用することがございますので、事前に Salesforce の設定より作成・整理頂くことをお勧めいたします。
②フォルダのアクセス制御に「ロール」を使用している場合、指定したロール以下のユーザーに関してはロール単位でしかアクセス権の付与ができません。
ロールとユーザーの指定を同時に行う場合は、上位のフォルダからユーザーを含めた状態でロールのアクセス付与を実施してください。