要約

• テレワークへの移行で情報共有や手続きの手段を見直し

• 「掲示板」と「ワークフロー」の両方を備えている点を評価し、mitocoを導入

• 「文書管理」も利用し、テレワークでもスムーズな情報共有や申請業務を実現

導入背景

企業がテレワークに移行するうえで最初の障壁になるのが、業務に介在する紙やハンコである。この問題を解決するため、電通ランウェイはテラスカイが提供するグループウェアmitocoを導入し、全社的な情報共有と承認手続きのデジタル化を実現した。mitoco導入の経緯や導入後の効果について、株式会社電通ランウェイ コーポレート事業本部 人事総務部 飯島愛様に話を伺った。

mitoco導入のきっかけはテレワークへの移行

2019年4月創業の電通ランウェイは、メディアソリューション領域における成長戦略を加速させることを目的に設立された電通グループの戦略子会社であり、「クライアントの成長に広告の力で貢献すること」をミッションに掲げる。通常、クライアントへのソリューション提供では、「営業」「メディアプランニング」「メディアバイイング」といった担当者が役割を分業してサポートするが、電通ランウェイの場合は、専門知識を持つ一人の担当者が一気通貫でクライアントに対応する体制が特徴だ。従業員数は約70名（2021年8月現在）で、他業種からジョインした若手も活躍し組織を牽引している。

まだ成長途上の会社組織を支える人事総務部は、増え続ける社員のためにより働きやすい環境を作る役割を担う。そのために同部が導入したのがグループウェアのmitocoである。導入のきっかけは、2020年2月下旬から始まったテレワークへの移行だ。mitoco導入前の同社の情報共有はメールに大きく依存していており、承認手続きも紙を介在するものが多かったため、そのままテレワーク主軸に移行するために、早急にオンラインで社内手続きが完結できる環境や、全社員に情報をもれなく周知できる体制を整える必要があった。

すぐにテレワークに即した情報共通ツールを探し始め、mitocoを含む6社の製品を比較、検討したという。候補となったのは、mitoco以外では汎用的なグループウェア製品を提供する1社と、ワークフロー専用製品を提供する4社である。2020年5月から検討を開始し、同年6月にmitocoを導入、同年7月からmitocoを使った運用を開始した。

「掲示板」「ワークフロー」「文書管理」の機能が選定のポイント

電通ランウェイがmitocoで主に利用している機能は、「掲示板」「ワークフロー」「文書管理」の3つであるが、mitoco選定の決め手となったのは、特に掲示板とワークフローの両方の機能を備えていることだった。

同社では、電通グループ他社からの出向社員を受け入れており、掲示板の機能がある電通グループのポータルサイトも使えるようになっている。実際に電通ランウェイの社員も、電通グループ全体の情報を入手する目的で利用する場面は多くある。しかし、電通ランウェイ単独で情報発信したいことがあっても、電通グループのポータルサイトに載せることはできない。テレワークで従来以上に共有したい情報が増えることが予想される中、電通ランウェイが自由に同社社員に向けた情報共有の場として使える掲示板を必要としていた。

ワークフローについては、mitoco導入前は一部に紙を使わないと対応できない手続きがあり、スピーディーに処理が進まなかった。また、設立間もない会社という事情もあり、標準的な手続きが確立していないものもあったという。さらに、今後は新しい手続きに対応することが必要になる場面も増えてくる。だからと言って、導入までの時間の余裕を鑑みると細かい作り込みが必要な製品を導入するわけにはいかず、簡単な操作でデジタル化していないワークフローの隙間を埋められるような製品を電通ランウェイでは必要としていた。

この他にも、テレワークへの切り替えにより、社内のファイルサーバーで共有していた会社規程のような文書やファイルについて、社外からもアクセスしやすくする必要があった。

mitocoは、これらの同社のニーズを網羅しており、同時に説明がなくとも直感的に操作できるといったいわゆるUI/UXが優れていたこともあるが、さらにmitocoの採用を決定づけたのが、同社がSalesforceを基盤とする勤怠管理システムを使っていたことだ。mitocoはSalesforceのプラットフォーム上で稼働している製品であるため、勤怠管理システムとID・パスワードを流用できる。加えて、勤怠管理システムは、全社員が毎日必ず一度はアクセスするものだ。mitocoを導入すれば、社員が勤怠管理にアクセスするついでに、最新情報を確認してもらえると期待した。

mitocoによってテレワークでも情報共有が進み、承認手続きもスピードアップ

導入で工夫したこととして、飯島氏は掲示板のカテゴリー分けを挙げる。社員一人一人が自分にとって必要な情報を入手しやすくするため、「情報の内容によって閲覧できる人を設定する」といったように対象を絞り込んだ掲示も可能だが、毎日何らかの新しい社内ニュースがあり、内容も多岐にわたる。そこで投稿する内容を18種類のカテゴリーに分類し、このカテゴリーに沿って色分けしニュースを公開することにした。

掲示板に掲載されるニュースが多いと、興味関心の程度ですぐに読まれるものとそうではないものが生まれ、未読のニュースが別のニュースに埋もれてしまうことがある。興味を引きやすい内容でなくても、必ず読んでもらわなければならないもの、期限があるものは閲覧を促すことが必要だ。mitocoは、ニュース単位で、閲覧していないユーザーや閲覧件数をリストで表示してくれる。あまり読まれていないニュースは、上位に表示されるように再度投稿するといった小まめな運用も必要だが、メールよりは埋もれることが少なくなり、確実に読んでもらえるように変わったという。

ワークフローについては、紙中心の手続きをテレワークでもできるようになったことで、最終承認を得るまでに2～3日かかっていた手続きが、mitoco導入後は、早ければ当日中に終わるようになったという。さらに、紙の運用時に多かった記入漏れが減り、申請に関してフォローする手間も減少したと感じている。

また、文書管理を使ってよかったことは、mitocoによって社内の問い合わせ対応の負荷が軽減されたことだ。会社規程などのファイルへのアクセスがしやすくなったことで、社内から問い合わせがあっても、「mitocoに情報がありますので、mitocoを確認してください」と案内することで完結できるようになった。さらに、頻繁にファイル更新を行う同社の社員にとって、文書管理が提供するバージョン管理はうれしい機能の一つになっている。

飯島氏は「mitocoは使い勝手も良い」と評価している。パソコンだけでなく、スマートフォンからも掲示板が閲覧できるのは社員から好評だ。また、miotcoを導入して間もない頃、社長から「掲示板が見やすい」と声をかけられたという。電通グループ共通のポータルサイトもマルチデバイス対応であるが、「使い勝手については、mitocoの方が当社に合っていると思う」と飯島氏は語った。

今後の会社成長においてもmitocoの積極的な活用を視野に

電通ランウェイではmitocoでスムーズに情報共有を行っているが、もっと活用することも視野に入れている。まず掲示板については、より社員の興味関心を引く工夫を凝らしながら、「全員に見てもらえるようにしたい」と飯島氏は話す。次に、使用頻度の低い社内手続きも、ワークフローで対応できるよう整えていく計画だ。具体的には、福利厚生の制度に関するものを整備し、新しく申請が必要な手続きが出てきたら対応していく。そして文書管理については、「見やすく、分かりやすく」を基本に、就業規則をはじめとした各種社内制度の案内がどこにあるか社員がすぐに参照できるようにしたいと考えている。「今後も社員が増えていく中、だれが見てもどこに何があるかが分かるようにしたい」と飯島氏は今後の方針を語った。

2021年4月、電通ランウェイは旧社名の電通メディアランウェイからリブランディングを行った。新しい社名には、会社として新しいことに果敢にチャレンジし、新しい領域を開拓しようとする決意が込められている。全社員が明るく楽しく元気に働ける環境を整えることは、社員成長につながるはずだ。人事総務部は、一人ひとりの社員がクライアントのビジネスに貢献できるように環境を整備していく。