稟議や経費の申請・承認を電子化
メールでの稟議申請も書類での経費申請も電子化してコストを削減
日本の商習慣に合わせて複雑なワークフローにも柔軟に対応
ワークフロー
承認プロセスのペーパーレス化でスムーズな申請・承認を実現
業務を進めるために欠かせない稟議や経費の申請・承認プロセスは、予算の幅や事案などの要因で、企業ごとに多岐にわたります。日本の商慣習に合わせた複雑な条件を漏れなくシステム化できるのが、mitocoのワークフローの特長です。プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合った承認プロセスをマウス操作だけでかんたんに作成できます。
ワークフローの電子化によって、印鑑や用紙が不要となり、ペーパーレス化やスムーズな申請・承認を実現。申請者にとっては入力負担の軽減、申請状況の見える化につながります。承認者にとっては、承認の効率化や意思決定のスピードアップにつながります。他にも、内部統制の強化、テレワークをはじめとする柔軟な働き方の促進など、さまざまなメリットがあります。
稟議はもちろん、出張・残業・アカウント情報・クレームなどの管理にもワークフロー機能を活用いただけます。
電子化により申請・承認業務を効率化
申請者はどの申請書を使えばいいか迷うことなく、テンプレートを使用してスムーズに申請できます。
また、承認者はパソコンだけでなく、スマートフォンの無料アプリでも承認できます。出張やテレワークなどで会社にいない場合でも承認プロセスを進められます。承認後は自動的に次のプロセスに進むため、誰に回したらよいか迷うこともありません。
柔軟な承認ルートの設定が可能
「30万円未満の経費申請は課長の承認のみ、30万円以上は部長の決裁」「稟議書は複数の部署で決裁したあとに社長の決裁」など、申請内容に応じた承認ルートを自動的に切り替えられます。
また、部署内に承認者が複数人いる場合は、「全員が承認すればOK」「1人が承認すればOK」「半数以上の承認が必要」など、承認条件から適したものを選べます。
承認プロセスをよりスムーズに進める機能
承認者が承認を行えない状況のときは、その承認者をスキップする機能や代理承認機能を使うと、途中で止まることなく承認できます。
また、承認者ではないが申請内容を知らせたい社員や部署には、回覧機能で申請書を共有できます。回覧先の確認を待たずに承認プロセスが進むので、承認が遅れることもありません。
さらに、複数の申請を1クリックで一括承認することもできるので、月末など、大量の申請がある際にも迅速に承認プロセスを進められます。
組織図を活用した承認ルート管理
画面上部のタブで承認状況別にデータを検索して、現在の承認プロセスも過去の申請データもかんたんに確認できます。もちろん、キーワードや申請者の氏名などでも検索できます。状況別に承認プロセスのフロー図も見られるので、申請者も承認者も、どこまで手続きが進んでいるかひと目でわかります。
また、承認者には申請が届くと通知機能でお知らせ。承認の漏れを防止し、迅速・確実な業務を実現します。
監査や分析に役立つデータエクスポート機能
mitocoのワークフローではいろいろな角度から申請データを分析できます。たとえば、経費申請であれば、部門ごとの経費をリアルタイムで集計可能。「値引き金額」という項目を作れば、顧客ごとの値引き金額も可視化されます。
また、申請情報などのデータを出力できるエクスポート機能を搭載。企業の内部統制や監査などで求められるデータの出力を実現します。
さらに、Salesforceユーザーであれば、エクスポートしたデータをSalesforce標準のレポートで閲覧・分析できます。
電子契約連携で契約書の作成から送信まで電子化
社外のお客さまとの契約書を作成するための、社内の申請・承認作業は、mitocoのワークフローで電子化できます。ところが、それだけでは紙とハンコはなくなりません。ワークフローで作成・押印した契約書を、社外のお客様に送付しなければならないからです。
mitocoはSalesforceを基盤としているため、Salesforce上で利用できるアプリと連携できます。電子契約サービスであるクラウドサイン Salesforce版とmitocoを連携すれば、契約書の作成から送信まで一括で管理できます。
申請フォームの項目を設定
申請フォームの内容は、ユーザーが自由に設定できます。
承認ルートの自動判別
見積の金額や、見積先が法人か公官庁か、申請対象のデータや申請者の部門などの条件によって承認ルートを自動で選択します。
申請データのロック
申請後は、申請データや添付ファイルを編集不可にすることが可能です。
柔軟な承認者設定
承認者として、ユーザー指定、上司、役職、ユーザーグループなど様々な設定が可能です。
スキップ承認
同じプロセスの中に何度も同⼀ユーザーが登場する場合、⼀度⽬の承認に基づき、2回⽬以降の承認も実施したことになります。
ユーザー指定承認
申請者⼜は承認者が次の承認者を指定することができます。
代理承認
不在時に代理で承認するユーザーを指定できます。
複雑な承認条件
1人、半数以上、過半数、2/3以上、全員から承認人数を選択可能です。
差し戻し
申請者もしくは過去の承認ステップに差し戻すことができます。
申請から承認までの流れと
mitocoワークフローでできること
申請
ステップ
承認者と
承認条件を設定
最終承認
申請者への通知機能
承認時には申請者にメール通知を行います。
柔軟な承認者設定が可能
代理承認
承認権限のあるユーザーが事前に代理承認者を指定しておくことで、処理を実施できない場合に代理承認が可能です。
マネージャー承認
ユーザーオブジェクトのマネージャー項目が自動的に次の承認者として設定されます。上長を個別に指定する必要がありません。
スキップ承認
同じプロセスの中に何度も同一ユーザーが登場する場合、一度目の承認に基づき、2回目以降の承認も実施したことになります。
ユーザー指定承認
申請者又は承認者が次の承認者を指定することができます。
導入事例
導入手順
ワークフローは、以下の手順で導入するのがおすすめです。
・ステップ1: 目的の明確化
・ステップ2: 担当者の選定
・ステップ3: 申請・承認フローの洗い出しと整理
・ステップ4: 移行する申請・承認フローの決定
・ステップ5: ワークフローシステムの選定
・ステップ6: ワークフローシステムの設定
・ステップ7: テスト導入
・ステップ8: 全社導入
導入手順の詳細につきましては、下記ブログをご覧ください。
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