【図解でユースケース紹介】Salesforceのデータ連携方法は？おすすめツールもご紹介

近年、企業のDX推進が加速する中で、多くの企業がSalesforce以外にも基幹システムやSaaSはじめとする様々な業務システムを併用しているのではないでしょうか。これらのシステムに分散したデータをSalesforceと連携させることは、全社的な業務効率化や生産性向上を実現する上で非常に有効な手段です。

その一方で、「データ連携の必要性は感じているものの、データ連携に具体的にどのような方法があるのか分からない」といったお悩みをお持ちのご担当者様も少なくないでしょう。本記事では、Salesforceと他のシステムを連携させるメリットや、データ連携ツールの活用について具体例を交えご紹介いたします。

Salesforceとデータ連携するメリットを解説

Salesforceと基幹システムやSaaSツールのデータ連携することで、最新の情報をもとにした営業活動が可能になるなど大きなメリットがあります。

Salesforceと他システムをデータ連携することで、業務効率化、顧客体験の向上、戦略的な意思決定が可能となり、業務の効率化や企業の競争力を大幅に高めることにつながります。担当者の二重入力や転記といった煩雑な業務の削減も期待できるかもしれません。

Salesforceと外部システムのデータ連携によるユースケース

実際にSalesforceと基幹システムや外部のツールのデータを連携することで、どのような業務改善が可能になるかの事例をご紹介します。
基幹システム連携や、見積書の作成、BIによる分析などデータ連携ツールを用いた多様な業務改善をご紹介します。

Salesforce × 基幹システム連携

基幹システムで管理する取引先情報や商品情報をSalesforceに定期的に自動更新し、社内システムとSalesforce間のデータの整合性を確保。
データ連携ツールを用いて、指定の時間にマスターが連携されることで、営業担当はSalesforceから最新の商品除情報を確認することが可能に。
事務部門への電話確認や、誤った商品情報での見積作成ミスなどを軽減することができます。

Salesforce × Excel連携

データ連携ツールを活用し、Salesforceの商談画面からボタンを押下することで、商品や金額などのデータを予め指定した社内指定のExcelフォームにセル指定でデータを挿入。作成した見積書は、該当のSalesforceオブジェクトに紐づけてファイルを格納することで、見積作成の一連の作業を自動化しました。
営業担当が負担に感じる見積書の作成や、転記作業を効率化することが可能です。

Salesforce × ポータルサイト連携

不動産ポータルからの新規問い合わせや資料請求をデータ連携ツールを活用し自動でSalesforceに取り込むことで、手間の削減とともに精度の高いレポート分析が可能になります。顧客・物件に関するすべてのデータをSalesforceに一元管理することで、迅速に売主・お客様のニーズに対応できる仕組みを構築することができます。
都度発生する資料請求のデータ管理や、定時での取り込み作業が楽になります。

Salesforce × 会計システム連携

Salesforceで管理している取引先や取引先責任者といったデータと、会計システムで管理する見積や見積明細といったデータを双方向で連携。Salesforceと会計システムのデータの生合成を担保することができます。

Salesforce × Amazon S3連携

添付ファイルをAmazon S3にコピーすることでSalesforce上のストレージ容量を削減し、データ保管コストを大幅ダウン。
Salesforceに格納された見積書や提案書を、1日1回データ連携ツールが取得し、Amazon S3にコピーします。その後Salesforceのファイルを削除し、S3のURLをSalesforceに書き込むことで、ユーザの運用を変えることなく、シームレスにSalesforceのストレージ容量を削減することができます。

Salesforceとデータ連携する3つの方法

前述のユースケースはEAIやデータ連携ツールを主に用いたSalesforceと外部システムの連携例ですが、Salesforceとデータ連携する方法には、主に3つのアプローチがあります。

それぞれの方法は、データのボリュームや種類、連携の頻度といったニーズに応じて選択することが重要です。

• Data Loaderを使用して連携する

• データ連携ツール（EAI／ETL）を活用する

• 外部APIを利用する

それぞれ見ていきましょう。

Data Loader(データローダ)を使用して連携する

Salesforceとデータ連携する際の方法として、まず最も基本的な手段の一つがData Loaderを使用する方法です。Data Loaderは、Salesforceが提供する無償のデスクトップアプリケーションで、大量のデータを一括してインポート・エクスポートする際に非常に役立ちます。

CSVファイル形式でデータを取り扱うことができ、データの挿入、更新、削除、エクスポートが可能です。ユーザーインターフェースが直感的で操作が簡単なため、Salesforce初心者でも比較的容易に扱える反面、リアルタイム連携には向いていません。

データ連携ツール（EAI／ETL）を活用する

データ連携ツール（EAI／ETL）を活用する方法があります。これらのツールは、異なるシステム間でのデータ統合を効率化し、データの変換、統合、クリーニングが可能です。

Salesforceと他のシステム間での双方向のデータ連携を実現し、業務プロセスの自動化を助けます。前述のユースケースのようなシステム間の連携を実現することができます。特に、複雑なデータ変換や大量のデータ処理が必要な場合に有効です。

基幹システムやリレーショナルデータベース（RDB）に保存された顧客情報をSalesforceに統合する際、大量のデータを効率的に処理するための有効な手段となります。

外部APIを利用する

外部APIを利用する方法も一般的です。Salesforceは豊富なAPIを提供しており、これらのAPIを利用することで、リアルタイムでのデータ連携が可能です。

外部システムからSalesforceに直接データを送受信できるため、即時性が求められる業務プロセスに適しています。ただし、APIの利用には開発スキルが必要となるため、技術的な知識が必要です。

Salesforceのデータ連携に活用できるAPIを紹介

Salesforceは、多様なAPIを通じて他システムとの豊富なデータ連携を可能にします。具体的には以下の7つが挙げられます。

• REST API

• SOAP API

• Bulk API

• メタデータ API

   

それぞれ見ていきましょう。

REST API

Salesforceのデータ連携において、REST APIは最も広く利用されている方法の一つです。REST APIは、簡単なHTTPメソッドを使用してSalesforceのデータにアクセスすることができ、JSONやXML形式でデータをやり取りすることが可能です。これにより、Webアプリケーションやモバイルアプリケーションと容易に統合できる点が大きなメリットです。

SOAP API

SOAP APIは、エンタープライズシステムとの連携に適したAPIです。SOAPプロトコルに基づいており、WSDL形式の仕様書によって操作を定義しています。SOAP APIは、トランザクションの信頼性やセキュリティが求められる環境で特に有用です。

また、SOAP APIはSalesforceのほぼすべての機能にアクセスできるため、複雑な操作を必要とする場合に適しています。

Bulk API

Bulk APIは、大量のデータを効率的に処理するために設計されています。データの挿入、更新、削除をバッチ処理で行うことができ、特に定期的なデータマイグレーションやデータの整合性チェックに役立ちます。Bulk APIは非同期に動作するため、操作中にシステムが他のプロセスを実行できる点も利点です。

これにより、大規模なデータ転送が必要な場合でも、システムのパフォーマンスを維持しながら作業を進めることが可能です。

メタデータ API

メタデータ APIは、Salesforceのカスタマイズや構成情報を管理するために便利なAPIです。このAPIを使用することで、組織間・別組織のメタデータをプログラム的に作成、更新、削除することが可能です。つまり、Salesforceの設定やカスタマイズを自動化することができ、開発者や管理者が手動で行う手間を大幅に削減します。

例えば、新しいオブジェクトの作成やフィールドの追加、ページレイアウトの変更などが可能で、開発ライフサイクルの効率化に寄与します。メタデータ APIは、開発者が開発・テスト・本番環境間でメタデータの移行を容易に行えるように設計されており、CI/CDプロセスの一環としても活用されています。また、メタデータ APIは、IDEや開発ツールと連携することで、Salesforceアプリケーションの構築・管理をさらにスムーズにします。

データ連携するにあたって考慮すべきポイント

Salesforceとデータ連携を行う際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。具体的には以下の4つが挙げられます。

• セキュリティ要件への対応

• 連携するデータ・ファイル種別に応じた方法の選択

• 連携対象システムやタイミングの検討

• データ量や処理頻度の考慮

それぞれ見ていきましょう。

セキュリティ要件への対応

顧客情報や社内の営業データなど、機密性の高いデータを扱うことが多いため、データの保護は最優先事項となります。

まず、データを送受信する際には暗号化を施すことが求められます。TLSなどのプロトコルを用いてデータ通信を保護し、情報が不正に取得されるリスクを最小限に抑えます。また、Salesforce自体が提供するセキュリティ機能も最大限に活用しましょう。ユーザー認証やアクセス制御を適切に設定し、必要最小限のユーザーにのみデータアクセスを許可することが重要です。

データ連携に使用するAPIやツールのセキュリティ設定も確認し、最新のアップデートを適用することで脆弱性を防ぎます。定期的なセキュリティ監査を実施し、システムの安全性を継続的に確認することが不可欠です。

連携するデータ・ファイル種別に応じた方法の選択

データ連携の方法を選択する際には、連携するデータやファイルの種別を考慮する必要があります。データ形式やファイルタイプにより、最適な連携手法が異なるため、これを無視するとデータの損失や変換ミスが発生する可能性があります。

例えば、CSVやExcelファイルなどのバッチ処理が適している場合には、Data Loaderを使用するのが一般的です。これに対し、リアルタイムでのデータ更新が求められる場合は、外部APIを活用することが効果的です。また、特定のデータ変換やフィルタリングが必要な場合には、ETLツールを使用することで、事前にデータを適切な形式に整えてから連携することができます。

適切な方法を選択することで、データ連携の効率と精度を大幅に向上させることができます。

連携対象システムやタイミングの検討

データ連携を行う際は、適切な処理タイミングを計画することが重要です。例えば、バッチ処理が適しているのか、それともリアルタイム処理が必要なのかを判断し、それに応じて同期処理や非同期処理のどちらが最適かを検討しましょう。

また、バッチ処理を採用する場合は、実行の頻度やスケジュールも考える必要があります。日次や週次といった定期的なタイミングを設定することで、業務効率を向上させることが可能です。このようにタイミングを明確にすることで、SalesforceのAPI機能を選択しやすくなります。

データ量や処理頻度の考慮

データ量や処理頻度を考慮することも欠かせません。大量のデータを頻繁に同期する場合、システムのパフォーマンスに影響を与える可能性があります。データの種類や重要度に応じて、更新頻度を調整し、必要に応じてアーカイブ戦略を導入することも検討してください。

また、SalesforceのAPI制限やデータストレージ容量の制約を理解し、それに対応した連携方法を選択することが重要です。データ連携を効果的に行うためには、これらの要素を総合的に考慮し、最適なシステム設計を行うことが求められます。

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Salesforceのデータ連携に関連するよくある質問

Salesforceのデータ連携や使い方に関するよくある質問とその回答を記載していきます。

API連携とデータ連携の違いは？

API連携とデータ連携は、どちらも情報共有を目的としますが、その範囲と方法に違いがあります。データ連携は、複数のデータソースから情報を統合し、単一のビューを作成することに重点を置きます。一方、API連携は、システム間のリアルタイム通信を可能にし、アプリケーションや機能間の操作をスムーズにすることを目的とします。

例えば、API連携はリアルタイム性が求められる場合に適し、データ連携はバッチ処理やETLプロセスを通じた大規模なデータ移動に強みがあります。ビジネスプロセスの効率化や連携対象の複雑さによって、どちらを選ぶべきかが変わるでしょう。

API連携とCSV連携の違いは？

API連携とCSV連携は、データを共有する方法として異なる特性を持ちます。API連携はシステム間でリアルタイムにデータを自動的に同期させるのに対し、CSV連携は手動(もしくはEAIツールなど)でファイルをエクスポート・インポートしてデータを転送します。

API連携は、即時性と効率性に優れ、セキュリティ面でも認証機能を備えていますが、実装には技術的な知識が必要です。一方、CSV連携はシンプルで初期コストが低く、技術リソースが限られている場合に適しています。ただし、CSV連携は手作業が必要なため、工数やリアルタイム性に課題があります。用途に応じて適切な手法を選択しましょう。

まとめ：EAIツールを活用すればデータ連携や業務の自動化も実現可能

Salesforceのデータ連携方法を理解することは、デジタルトランスフォーメーションを成功させる鍵です。Data Loaderによる簡易なデータインポート、EAIやETLツールを活用した高度な統合、外部APIを利用したリアルタイム連携など、目的や要件に応じて最適な方法を選択することが重要です。

また、REST APIやSOAP API、Bulk APIなどSalesforceのAPIを活用すれば、効率的で柔軟な連携が可能です。データ量や処理頻度、セキュリティといった要素も考慮しつつ、適切な方法を選ぶことで、ビジネスの競争力を強化できます。
mitoco Xのようなデータ連携ツールを活用すれば、効果的なデータ連携や業務の自動化が実現可能です。これらを駆使して、Salesforceのデータ連携を戦略的に進めましょう。

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