Notesなど長年利用されてきたグループウェアから脱却するには？リプレイスで失敗しないポイントを解説

「今のグループウェアに大きな不満はないけれど、このまま使い続けても大丈夫だろうか。」

そんな思いから、グループウェアのリプレイスを検討し始める企業が増えています。特に、Notesなど長年利用されてきたグループウェアでは、システムの複雑化や運用負荷の増加、クラウドサービスとの連携など、新たな課題を感じるケースも少なくありません。

グループウェアのリプレイスは、単に新しい製品へ入れ替えることが目的ではありません。情報共有の仕組みや業務プロセスを見直し、将来の事業成長やDXにも対応できる環境を整えることが重要です。

この記事では、Notesなど長年利用されてきたグループウェアが抱える課題やリプレイスが進んでいる背景、失敗しないためのポイントを解説するとともに、株式会社イムラ様の導入事例を交えながら、リプレイスを成功させるための考え方をご紹介します。

長年利用されてきたシステムが抱える課題と移行の必要性

グループウェアは、スケジュール管理や掲示板、文書共有など、社内の情報共有を支える重要なシステムです。一度導入すると長期間利用されることが多く、10年、20年以上使い続けている企業も珍しくありません。

一方で、長く利用しているからこそ見えてくる課題もあります。日々の業務では「慣れているから」と大きな問題に感じていなくても、業務効率や運用面では少しずつ負担が大きくなっているケースも少なくありません。

ここでは、Notesなど長年利用されてきたグループウェアでよく見られる課題をご紹介します。

システムが複雑化し、属人化してしまう

長年運用しているグループウェアでは、組織や業務の変化に合わせて機能追加やカスタマイズを繰り返しているケースが多くあります。

導入当初はシンプルな構成だったとしても、部署ごとの要望に応じて改修を続けた結果、システム全体が複雑になり、「どこを変更すればよいのか分からない」という状態になってしまうことがあります。特に社内稟議などを扱うワークフローは、承認プロセスやルートなどが複雑化し、どれが現在使われているかわからないといった課題が発生しやすいです。

また、設計や運用を担当していた社員が異動や退職をすると、システムの仕組みを理解している人がいなくなり、ちょっとした修正にも時間やコストがかかるようになります。

こうした属人化は、将来的なシステム更新や業務改善の妨げになることも少なくありません。

情報が分散し、必要な情報を探しにくい

グループウェア以外にも、チャットツールやファイル共有サービス、SFA・CRMなど、業務で利用するシステムは年々増えています。

その結果、

• 社内のお知らせはグループウェア

• 顧客情報はSFA

• ファイルはオンラインストレージ

• やり取りはチャット

というように、情報が複数の場所へ分散してしまうケースがあります。

必要な情報を探すたびに複数のシステムを開かなければならず、「どこに保存されているか分からない」「最新版がどれなのか分からない」といった状況が発生しやすくなります。

一つひとつは小さな手間でも、社員全体で見ると大きな時間のロスにつながります。

クラウドサービスとの連携が難しい

近年は、Salesforceをはじめとするクラウドサービスを活用する企業が増えています。

営業管理や顧客管理、会計、人事など、さまざまな業務がクラウド化される中で、グループウェアだけがオンプレミスで運用され独立した環境になっていると、データの二重入力や情報の重複管理が発生しやすくなります。

例えば、組織変更や社員情報の更新を行うたびに複数のシステムを修正したり、CSVファイルを使ってデータを受け渡したりと、担当者の負担が増えるケースもあります。

本来であればシステム同士が連携できる業務も、手作業が残ることでミスや作業時間の増加につながってしまいます。

働き方の変化に対応しづらい

テレワークやハイブリッドワークが定着したことで、「いつでも・どこでも利用できる」ことは、グループウェアに求められる重要な要素になりました。

しかし、長年利用されてきたシステムの中には、社内ネットワークからの利用を前提として設計されているものもあります。

その場合、

• VPN接続が必要になる

• スマートフォンでは操作しづらい

• ブラウザによって表示が崩れる

といった課題が生じることがあります。

場所を選ばず快適に利用できる環境を整えることは、生産性向上だけでなく、多様な働き方を支えるためにも欠かせません。

保守・運用の負担が年々大きくなる

グループウェアは導入して終わりではなく、継続的な保守・運用が必要です。

サーバーやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策、障害対応など、運用担当者にはさまざまな業務が発生します。

特にオンプレミス環境では、ハードウェアの更新や保守契約の見直しなども必要になり、システムを維持するためのコストや工数が年々増えていく傾向があります。

IT人材の確保が難しくなっている現在では、「システムを維持すること」に多くの時間を割くよりも、業務改善やDX推進につながる取り組みにリソースを充てたいと考える企業も増えています。

「まだ使える」からこそ、見直しのタイミングを逃しやすい

長年利用されてきたグループウェアは、業務に深く定着しているため、「特に困っていないから」とそのまま使い続けられることも少なくありません。

しかし、情報共有のしづらさや運用負荷の増加は、日々少しずつ積み重なっていくため、気付かないうちに業務効率を下げている可能性があります。

グループウェアのリプレイスは、単に古いシステムを新しくすることではなく、現在の業務や情報共有のあり方を見直す良い機会でもあります。自社の課題を整理し、将来の事業成長や働き方の変化にも対応できる基盤を検討することが、リプレイスを成功させる第一歩といえるでしょう。

Notesからのリプレイスが進んでいる背景とは

では、なぜ今、多くの企業でNotesからのリプレイスが進んでいるのでしょうか。

Notesは2024年6月サポート終了がアナウンスされ、延長サポートも2030年までとされています。ただ、もちろん「Notesが使えなくなったから」という理由だけではありません。実際には、企業を取り巻く環境や働き方が大きく変化したことで、従来のシステムでは対応が難しい場面が増えてきたことが背景にあります。

ここでは、リプレイスを検討する企業が増えている主な理由をご紹介します。

クラウド活用が当たり前になった

以前は、社内サーバーにシステムを構築して運用するオンプレミス型が一般的でした。しかし現在では、SaaSをはじめとするクラウドサービスを利用する企業が増え、業務システムのクラウド化は珍しいものではなくなっています。

クラウド型グループウェアであれば、サーバーの管理やソフトウェアのアップデートをベンダー側が行うため、運用負荷を軽減できます。また、インターネット環境があれば場所を選ばず利用できることから、テレワークや外出先での業務にも対応しやすくなります。

そのため、グループウェアも他の業務システムとあわせてクラウドへ移行しようという企業が増えています。

DX推進の基盤として見直されている

近年、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組んでいます。

しかし、DXは単に新しいシステムを導入することではありません。社内に点在している情報を整理し、業務を効率化できる環境を整えることが重要です。

グループウェアは、社員同士の情報共有やコミュニケーションの中心となるシステムです。そのため、DXを進めるタイミングで、グループウェアもあわせてリプレイスする企業が少なくありません。

実際には、グループウェアだけをリプレイスするのではなく、ワークフローや文書管理、スケジュール管理なども含めて、業務全体を改善するプロジェクトとして進められるケースが増えています。

他システムとの連携が重要になっている

現在の企業では、営業管理にはSalesforce、会計にはERP、人事には人事給与システムといったように、複数のクラウドサービスを組み合わせて利用することが一般的です。

そのため、グループウェアにも他システムとの連携が求められるようになっています。

例えば、

• 組織情報や社員情報を自動で同期する

• 顧客情報とスケジュールを連携する

• ワークフローと基幹システムを連携する

といった仕組みが実現できれば、手作業による入力やデータの重複管理を減らすことができます。

今後の業務拡張を見据えるうえでも、連携しやすいシステムを選ぶことは重要なポイントになっています。

運用負荷や人材不足への対応

システムの運用を担当するIT部門では、人材不足が課題となっている企業も少なくありません。

長年運用してきたNotesなどのシステムほど、保守や障害対応に時間を取られ、本来取り組むべき業務改善や新しいシステムの導入に十分なリソースを割けないことがあります。

リプレイスを行いクラウドサービスへ移行することで、サーバー管理やアップデートなどの負担を軽減できれば、IT部門はより付加価値の高い業務に注力しやすくなります。

そのため、システムを維持するための投資から、事業成長につながる投資へシフトする目的でリプレイスを進める企業も増えています。

「現状維持」ではなく「将来を見据えた選択」へ

グループウェアのリプレイスは、現在の課題を解決するためだけではありません。

これから先の事業拡大や組織変更、新しい働き方への対応を考えたとき、「今のシステムで柔軟に対応できるだろうか」という視点で見直す企業が増えています。

実際に、長年利用してきたNotesからクラウド型のグループウェアへ移行した企業の多くは、運用負荷の軽減だけでなく、情報共有の改善や他システムとの連携強化、DX推進といった将来的なメリットも期待してリプレイスを進めています。

グループウェアは一度導入すると長く利用するシステムだからこそ、「今使えるか」だけではなく、「5年後、10年後も活用し続けられるか」という視点で選ぶことが、後悔しないリプレイスにつながります。

リプレイスで失敗しない5つのポイント

グループウェアのリプレイスは、新しい製品へ切り替えれば終わりというものではありません。事前の準備や進め方によって、導入後の定着度や業務改善の効果は大きく変わります。

実際、「期待していたほど業務が効率化しなかった」「現場に浸透せず、以前の運用に戻ってしまった」といったケースも少なくありません。

こうした失敗を防ぐためには、製品選びだけでなく、リプレイスの目的や進め方をしっかり整理しておくことが大切です。ここでは、グループウェアのリプレイスを成功させるために押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

①   リプレイスの目的を明確にする

最初に整理しておきたいのが、「なぜリプレイスするのか」という目的です。

例えば、

• 保守・運用の負担を減らしたい

• 情報共有をスムーズにしたい

• クラウド環境へ移行したい

• 他システムとの連携を強化したい

など、企業によって課題はさまざまです。

目的が曖昧なまま製品を比較すると、「機能が多いから」「価格が安いから」といった理由で選んでしまい、本当に解決したかった課題が残ることもあります。

まずは現場や情報システム部門へのヒアリングを行い、現在の課題や改善したいポイントを整理することから始めましょう。

②    現在の運用をそのまま引き継がない

長年利用してきたグループウェアでは、業務に合わせて独自の運用ルールやカスタマイズが積み重なっていることがあります。

しかし、それらをすべて新しいシステムで再現しようとすると、導入コストや開発期間が増えるだけでなく、新しいシステムのメリットを十分に活かせなくなる可能性があります。

リプレイスは、業務そのものを見直す良い機会でもあります。

「この運用は今でも必要か」「標準機能で対応できないか」といった視点で業務を整理することで、よりシンプルで運用しやすい環境を構築できます。

カスタマイズを極力減らし、標準機能を中心に構築することで、将来の運用コストを抑えることにも繋がります。

③   将来の拡張性や他システムとの連携も考慮する

現在はグループウェアだけで業務が完結する企業は少なく、SalesforceなどのCRM・SFAやERP、人事システム、ワークフローなど、複数のシステムを組み合わせて利用することが一般的になっています。

そのため、リプレイスの際には現在必要な機能だけで製品を選ぶのではなく、

• 他システムと連携しやすいか

• APIなどの連携機能が充実しているか

• 将来的な機能追加にも対応しやすいか

といった点も確認しておきましょう。

将来を見据えて拡張性の高い製品を選ぶことで、新たなシステム導入や業務変更にも柔軟に対応しやすくなります。

④   現場が使いやすい製品を選ぶ

グループウェアは、毎日多くの社員が利用するシステムです。

どれだけ高機能でも、操作が分かりにくかったり、画面が使いづらかったりすると、利用が定着せず、情報共有が進まない原因になってしまいます。

製品を比較する際は、機能だけではなく、

• 直感的に操作できるか

• 必要な情報へすぐアクセスできるか

• スマートフォンやタブレットでも利用しやすいか

といった使いやすさも重要な判断基準になります。

可能であればデモやトライアルを活用し、実際に利用する現場の担当者にも操作感を確認してもらうことをおすすめします。

➄ 導入後の運用やサポート体制も確認する

グループウェアのリプレイスは、導入して終わりではありません。

データ移行や初期設定、利用者への教育、運用開始後の問い合わせ対応など、スムーズに定着させるためには導入後のサポートも欠かせません。

そのため、製品を選ぶ際は、

• 導入・移行支援があるか

• サポート体制が充実しているか

• 導入実績が豊富か

• マニュアルやFAQが整備されているか

といった点も確認しておくと安心です。

特に、長年利用してきたグループウェアからのリプレイスでは、データ移行や運用変更を伴うケースも多いため、移行実績のあるベンダーを選ぶことで、プロジェクトを円滑に進めやすくなります。

リプレイスは業務改善のチャンス

グループウェアのリプレイスは、単に古いシステムを新しくすることではありません。

情報共有の方法や業務プロセスを見直し、将来の事業成長や働き方の変化にも対応できる環境を整えることが、本来の目的です。

リプレイスの目的を明確にし、自社に合った製品や運用方法を検討することで、情報共有の効率化だけでなく、企業全体の業務改善やDX推進にもつなげることができます。

次の章では、実際に長年利用してきたグループウェアを見直し、Salesforce基盤のクラウドグループウェア「mitoco」を導入した株式会社イムラ様の事例をご紹介します。どのような背景でリプレイスを進め、どのような環境を構築したのかを見ていきましょう。

【導入事例】長年利用してきたグループウェアを見直し、DXを推進した株式会社イムラ

グループウェアのリプレイスを検討する際、「実際に移行した企業はどのような課題を抱え、どのようにプロジェクトを進めたのか」は気になるポイントではないでしょうか。

ここでは、長年利用してきたグループウェアを見直し、Salesforce基盤のクラウドグループウェア「mitoco」を導入した株式会社イムラ様の事例をご紹介します。

グループウェアが業務システムの基盤になっていた

株式会社イムラ様では、既存のグループウェアを単なる情報共有ツールとしてだけでなく、開発ツールやデータベースとしても活用していました。

メールや掲示板、ワークフローといったグループウェアの機能に加え、その基盤上で120～130もの業務システムを自社開発・運用しており、社内業務を支える重要な役割を担っていました。

一方で、長年の運用によってシステムが複雑化し、今後の業務やDXを見据えたときに、より柔軟に活用できるシステム基盤への移行が課題となっていました。

Salesforceを共通基盤とした新たな環境を構築

そこで同社は、Salesforceを共通基盤として採用し、その上でグループウェアには「mitoco」を導入しました。

さらに、紙で運用していた帳票についてはSkyVisualEditorを活用することで、これまでのレイアウトを再現しながらクラウドワークフローへ移行。現場の業務を大きく変えることなく、デジタル化を進めています。

既存業務を無理に変えるのではなく、利用者の使いやすさにも配慮しながらシステムを刷新したことが、このプロジェクトの大きな特徴といえるでしょう。

リプレイスをきっかけに、将来を見据えた業務基盤へ

イムラ様の事例から分かるのは、グループウェアのリプレイスは単なるシステムの置き換えではないということです。

長年運用してきた環境を見直し、Salesforceを中心としたクラウド基盤へ移行することで、今後のシステム拡張や業務改善にも対応しやすい環境を整えています。

また、グループウェアだけでなくワークフローもあわせて見直したことで、情報共有の効率化と業務のデジタル化を同時に実現しました。

グループウェアをリプレイスする際は、「今の課題を解決すること」だけでなく、「将来どのような業務基盤を目指すのか」という視点を持つことが、プロジェクト成功の重要なポイントといえるでしょう。

Salesforce基盤のグループウェア「mitoco」という選択肢

Notesなど長年利用されてきたグループウェアからリプレイスする際は、現在の課題を解決できることはもちろん、将来的な拡張性や他システムとの連携も考慮して製品を選ぶことが重要です。

特にSalesforceを利用している、あるいは今後Salesforceを業務基盤として活用していきたい企業であれば、Salesforce上で動作するクラウドグループウェア「mitoco」も選択肢の一つです。

mitocoは、Salesforceプラットフォーム上で動作するクラウドグループウェアです。

日々の業務で利用する基本的な機能を備えており、例えば次のような業務を一つの環境で利用できます。

• スケジュール管理

• 設備予約

• 掲示板

• 文書管理

• ToDo管理

• ワークフロー など

社内の情報共有を支える機能が揃っているため、複数のツールへ情報が分散しにくくなり、必要な情報へスムーズにアクセスできる環境を構築できます。

Salesforceとシームレスに連携できる

mitocoの大きな特長の一つが、Salesforceとの親和性です。

Salesforceを利用している企業では、営業部門はSalesforce、社内情報は別のグループウェアというように、システムが分かれているケースも少なくありません。

mitocoはSalesforce基盤上で動作するため、顧客情報や組織情報などと連携しやすく、情報を一元管理しやすい環境を実現できます。

システム間のデータ連携や二重入力の削減にもつながるため、日々の業務効率化にも貢献します。

情報共有だけでなく業務改善にも活用できる

グループウェアに求められる役割は、以前のようなスケジュール共有や掲示板だけではありません。

申請・承認業務のデジタル化や、社内コミュニケーションの円滑化など、業務全体を支える基盤として活用されるケースが増えています。

mitocoではワークフロー機能も利用できるため、紙やメールで行っていた申請業務のデジタル化を進めることができます。

実際に株式会社イムラ様でも、グループウェアの刷新とあわせてワークフローをクラウド化することで、現場の負担を抑えながらDXを推進しています。

長く使い続けられる基盤を選ぶことが重要

グループウェアは、一度導入すると長期間利用するシステムです。

そのため、現在必要な機能だけではなく、

• 将来的に機能を拡張できるか

• 他システムと連携しやすいか

• クラウドサービスとして継続的にアップデートされるか

といった点も重要な選定基準になります。

Notesなど長年利用されてきたグループウェアからリプレイスするのであれば、「今の課題を解決すること」と「将来の業務にも対応できること」の両方を満たせる製品を選ぶことが大切です。

Salesforceを業務基盤として活用している、または今後活用を予定している企業にとって、mitocoは情報共有だけでなく、業務全体の効率化やDX推進を支えるグループウェアとして有力な選択肢となるでしょう。

課題と目的を見極めて製品検討を

長年利用してきたグループウェアは、企業の情報共有や業務を支える重要な基盤です。一方で、システムの複雑化や運用負荷の増加、他システムとの連携など、長く使い続けてきたからこそ生まれる課題も少なくありません。

だからといって、リプレイスは単に新しい製品へ入れ替えればよいというものではありません。現在の課題を整理し、将来の業務や組織の変化も見据えながら、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

今回ご紹介した株式会社イムラ様の事例でも、グループウェアの刷新をきっかけにSalesforceを共通基盤とした環境を構築し、情報共有だけでなく業務全体のデジタル化を進めています。このように、グループウェアのリプレイスは、企業全体の業務改善やDXを推進するきっかけにもなります。

もし現在、Notesなど長年利用してきたグループウェアについて、

• 保守・運用の負担を減らしたい

• 情報共有をもっと効率化したい

• クラウドサービスとの連携を強化したい

• 将来を見据えた業務基盤へ移行したい

と感じているのであれば、今がリプレイスのタイミングかもしれません。

特にSalesforceを活用している企業や、今後Salesforceを業務基盤として活用したい企業であれば、Salesforce上で利用できるクラウドグループウェア「mitoco」はおすすめの選択肢の一つです。

自社の課題や将来の業務を見据えながら、長く安心して利用できるグループウェアを選び、情報共有や業務効率化、そしてDX推進につなげていきましょう。

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