請求関連業務の効率化に向けて知っておくべき！電子帳簿保存法の改正とデジタルインボイスのまとめ

序章

本記事では、改正電子帳簿保存法の内容について振り返り、また昨今注目される「デジタルインボイス」について解説します。2024年1月1日を迎え、改正電子帳簿保存法は施行されました。改正電子帳簿保存法は請求関連業務において非常に重要な制度であり、罰則を受けないためにも、その内容を適切に理解することが大切です。
改正電子帳簿保存法の内容について振り返り、また昨今注目される「デジタルインボイス」について解説します。

電子帳簿保存法とは？その目的

電子帳簿保存法は、国税関連の重要書類や帳票を電子データ（電磁的記録）で保管する際の規定を定めた法律です。1998年に初めて制定され、その後も時代に応じて変更がなされ、企業の事務処理の負担を軽減することが大きな目的とされています。具体的な対象としては、決算書類、請求書、領収書、仕訳帳、総勘定元帳などが挙げられます。

国税関連の書類や帳簿はこの法律により規定された方法で保存・管理することが求められており、企業の担当者は適切に理解する必要があります。

電子帳簿保存法における3つの保存制度

電子帳簿保存法では、書類・帳簿の保存が3つの区分に分けられ、区分を理解することが非常に重要です。
以降ではこれらの区分について詳しく見ていきます。

電子帳簿等保存

システムやツールで作成された書類・帳簿を電子保存する制度です。保存は一定の要件を満たす必要がありますが、これは義務ではなく、企業が任意で対応するものです。具体的な対象としては以下が挙げられます。

• 仕訳帳・総勘定元帳・売上台帳などの国税関係帳簿

• 貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類

• 請求書・見積書などの取引関係書類

スキャナ保存

原本の紙書類をスキャンし、電子データで保存する制度です。電子帳簿等保存同様に任意対応であり、自社で発行した書類とともに取引先が発行した書類も対象です。初期はスキャナでのスキャンが主流でしたが、最新の要件ではデジカメやスマートフォンでの撮影も可能です。 

注意点として保存の要件は書類の重要度によって異なります。例えば、請求書・契約書といった「重要書類」と比べ、見積書・注文書といった重要度の低い「一般書類」は入力期限などの要件が緩和されます。

電子取引

メール・WEBサイト・クラウド・EDIなど電子的にやり取りした書類・帳簿を保存するための制度です。現在、一定の条件のもとで電子データでの保存が義務とされており、さまざまな電子的なやり取りが行われている中で、条件を適切に理解することが極めて重要です。

電子帳簿保存法は上記3つの保存制度が基本にあり、時代の流れとともに、柔軟に改正がされています。
以降では、知っておくべき2022年1月の改正内容と、最新の令和5年度税制改正による見直し内容をご紹介します。

2022年1月改正電子帳簿保存法による変更点

2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、ペーパーレス化による生産性向上や、テレワークなどの新しい働き方への対応を目的として、大幅な変更が行われました。これにより、新たに義務化された内容もあり、改正から2年間の猶予期間が設けられ、2024年1月1日以降から施行されています。

以下では、改正された中でも特に重要な4つの変更点について詳しく解説します。

電子データによる保存が義務化

これまで電子取引の書類や帳簿のデータは、印刷して紙で保存することができましたが、改正により電子データでの保存が義務付けられました。自社と取引先で行った電子取引の書類は例外なく、指定された要件を満たして電子データで保存する必要があります。

タイムスタンプの要件が緩和

従来は書類をスキャナ保存する場合、3営業日以内に該当する方が自著した上でスキャンし、タイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正によりこの期限が最長2ヶ月と7営業日まで延長されました。
また、スキャンした書類を保存するシステムがスキャンデータを改ざんできないものであったり、変更を行った際に変更履歴が残ったりするものであれば、タイムスタンプ自体の付与が不要となっています。

検索要件が緩和

電子的な保存時には検索要件を一定の要件で満たす必要がありましたが、改正によってこれが緩和されました。具体的に、検索機能に備えるべき記録項目については「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3点のみとなりました。
また、電子帳簿等保存については検索用件を満たさなくても保存が可能になり、要件を満たして保存した場合には優良な電子帳簿として認められ、税の軽減などのメリットを受けることができます。

事前承認制度の廃止

いままで電子帳簿等保存とスキャナ保存をするためには、事前に管轄の税務署長に届出を行う必要があると定められていました。しかし、改正によってこの制度が廃止され、届出を行わず、自社の任意のタイミングで行えるようになっています。

令和5年度税制改正による電子帳簿保存法の改正内容

ご紹介した通り、電子帳簿保存法は大規模な変更が行われましたが、令和5年度税制改正においても修正が加えられています。主な変更点は以下の3つです。

優良な電子帳簿の範囲変更

改正された電子帳簿保存法では、特定の要件を満たせば認められる優良な電子帳簿が存在し、多くのメリットがあります。令和5年度における税制改正ではその対象範囲が以下のように変更されました。

見直し前

1. 仕訳帳

2. 総勘定元帳

3. その他必要な帳簿（全ての⻘⾊関係帳簿）

見直し後

1. 仕訳帳

2. 総勘定元帳

3. その他必要な帳簿
   （売上帳、仕入帳、経費帳、賃金台帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳、受取手形記入帳、支払手形記入帳、貸付帳、借入帳、未決済項目に係る帳簿、有価証券受払い簿、繰延資産台帳）

スキャナ保存の要件緩和

改正により、スキャナ保存における要件が以下のように緩和されています。

• スキャナ画像に関する情報の保存が不要に
  解像度・階調・大きさに関する情報の保存が以前は必要でしたが、この改正によってその必要性がなくなりました。ただし、最低限の読み取り要件（解像度200dpi以上、カラー画像）は満たす必要があります。

• 入力者の確認要件が不要に
  スキャナ保存時には、読み取りの記録事項を入力した者またはその監督者の情報を確認する必要がありましたが、この変更によってその要件が撤廃されました。

• 帳簿との関連性を必要とするものを重要書類に限定
  以前は国税関連書類のスキャナ保存において帳簿と相互の関連性を確認する必要がありましたが、この見直しにより、その要件は重要書類のみに制限されました。重要書類には契約書･領収書･送り状･納品書といった、資金や物の流れに直結する書類が該当します。

電子取引の保存要件の見直し

電子取引について電子データ保存が義務化はされているものの、この見直しで保存要件の大幅な緩和が行われています。

• 検索機能不要の対象者の見直し
  税務調査など電子取引におけるダウンロードの求めに応じる管理がされている場合、検索要件が不要になりました。対象者は以下通りです。
  ・基準期間における売上高が5,000万円以下
  ・一定の要件を電子取引の書面出力している者

• 宥恕措置の廃止と猶予措置の新設
  改正による電子取引の義務化において、対応できない企業に向けた電子取引データを紙書類として保存できる宥恕措置があったが、令和5年12月31日に廃止されました。しかし、この見直しにて、電子取引の電子データ保存への移行が「相当の理由により」できなかった場合の猶予措置が新たに設けられています。

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電子帳簿保存法と合わせて押さえておきたい「デジタルインボイス」

ご紹介した電子帳簿保存法とともに多くの企業で対応が進んでいる制度として令和5年10月1日に開始されたインボイス制度があります。インボイス制度とは、仕入税額控除の方式であり、従来売り手側が発行していなかったインボイスを発行し、買い手が帳簿とインボイスなど請求書を保存することで、仕入れ税額控除を適用できます。

インボイス制度では、適格請求書を電子データだけではなく、書類でも提供・保存することが認められていますが、電子データで保存する場合には、電子帳簿保存法の義務化されている要件を満たす必要があるため注意が必要です。

また、インボイス制度の開始と関連して、注目されている仕組みとして「デジタルインボイス」があります。デジタルインボイスは電子帳簿保存法と大きく関連性があり、今後の請求関連業務の効率化に向けて非常に重要なため、同時に押さえておきましょう。

デジタルインボイスとは？

デジタルインボイスとは、デジタル庁が推進するインボイスデータのことです。現在の紙（アナログ）と、電子（デジタル）が行き来する状況が多い中、バックオフィスの運用効率化に向けた標準化・構造化されたデータ形式になります。規格が統一されたデータであるため、異なるソフトウェア間でも自動処理を行うことが可能です。 

デジタルインボイスでは共有の仕組みとして、国際規格「Peppol（ペポル）」が採用されています。これは国際団体Open Peppolが管理する請求書などの電子文書の世界標準仕様であり、国境を越えた電子的な取引が可能となります。

電子インボイスとの違い

デジタルインボイスは一見、電子インボイスと同じと思われますが、先述したように、デジタルインボイスはPeppol（ペポル）をベースとした標準化され構造化された電子インボイスであり、単にインボイスをPDF化したものとは違います。

例えば、単にインボイスをPDF化したデータを受け取っても多くの会計システムでそのまま管理することはできず、人手によるデータ入力をする必要がありま。しかし、世界規格によって標準化・構造化されたデジタルインボイスとその規格のシステムであれば、入力がいらずに自動処理ができ、請求関連業務を効率化できます。

デジタルインボイスに導入されている効果

電子化の大きな課題として、電子化により新しく人手による業務が発生することがありましたが、デジタルインボイスでは、人手をなくした一気通貫な自動化の経理プロセスを実現可能です。請求関連業務の仕組みが大きく変わりDX化が期待できます。

また、人手による業務がなくなるため、ヒューマンエラーといった課題もなくなり、データの真実性についても確保されます。デジタルインボイスの国際規格「Peppol（ペポル）」は海外ですでに多く利用されており、海外企業との取引を大きく効率化します。

Peppolの送受信には特定のアクセスポイントを介して行う必要がありますが、今後多くの会計システムなどのベンダーがPeppolサービスプロバイダーとして認証を受け、デジタルインボイスの導入を進めていくでしょう。

まとめ：電子帳簿保存法の改正内容を知り、適切な対応を行おう

ご紹介した改正電子帳簿保存法の内容は2024年1月1日に施行されます。令和5年の税制改正によって要件の緩和があるものの、その内容を知らず、対応ができていない場合、さまざまな罰則やリスクがあるため、改正内容を見直し、社内の業務・システムの適正化を図ることが重要です。

また、今後の経理業務のさらなる効率化に向けて、デジタルインボイスといった新たな仕組みの検討・システムの選定も行っていきましょう。