経営企画の報告業務を効率化する方法とは？

序章

経営企画部門では、経営層が正しい意思決定を迅速に行えるよう、その判断材料となる経営計画や事業の進捗状況などについて報告業務を行います。しかし、情報収集やレポートの作成に時間がかかるなど、報告業務には多くの課題があります。本記事では、経営企画部門における報告業務を効率化する方法について解説します。

経営企画における報告業務の重要性

企業の中長期的な経営戦略・計画を立案する経営企画部門では、経営力強化や生産性向上、経営ビジョンの策定のほか、さまざまな経営課題の解決を担います。

そこで重要になるのが報告業務です。経営層が迅速かつ適切に意思決定できるよう、経営計画やその実行状況、新規事業企画の立案・実行状況、業績評価、予算策定、予実分析などに関する報告を経営企画部門が行い、経営層をサポートします。報告業務に伴い、経営会議等で使用する資料やレポートの作成、会議の準備・運営なども経営企画部門が担うべき業務の一環です。

経営企画部門の報告業務における課題

このように、経営企画部門において報告業務は非常に重要ですが、報告業務を行うにあたっては以下のような課題があります。

情報収集に多くの時間を要してしまう

報告業務を行う際には、経営層・役員の意向を踏まえつつ、外部環境や市場動向も把握しながら、報告に必要な多岐にわたる情報を収集する必要がありますが、必要となる営業活動に関する数値や、経理・人事に関するデータなどは複数の部門にまたがり、その収集に多くの時間や労力を費やしてしまう課題があります。特に、慢性的な人手不足に陥っていたり定型的な業務に追われていたりすると、必要十分な情報収集の時間を確保できない傾向があります。

レポート・資料作成に時間がかかる

情報収集だけでなく、レポートや資料の作成に時間がかかることも課題です。定例的な会議で使用する資料作成や議事録作成等に追われ、業務時間の大半がそれらの作成業務に費やされることもよくあります。
また、経営分析をはじめとする分析業務に時間がかかることで、それをもとにした報告資料の作成の進捗にも悪影響が及ぶことも考えられます。株式会社ログラスの調査によると、経営分析の結果を報告できる状態になるまでに8営業日以上かけている企業は、およそ75％にのぼっています。異なる部門やシステムから上がってくる数字の整理や調整を行い、分析する際には、いかにデータの整合性をとりながら統合するかという点も課題です。

出典：株式会社ログラス「経営企画実態調査2021」

コミュニケーションが円滑に進まない

報告業務においては、経営層や他の部門と緊密に連携しながら情報収集などを進める必要がありますが、そうした多様な関係者との連携が十分にとれていない課題もあります。
事業部門からの意見・要望と経営層からの指示との間で板挟みになり、両者の調整に時間がかかり、多くのリソースを割かれてしまうこともよくあるため、円滑なコミュニケーションを実現することが不可欠です。

このように報告業務に多くの時間を費やしていると、報告にリアルタイム性がなくなり、迅速な意思決定ができなくなります。結果として、次々に変化するビジネス環境に対応できず、企業が競争力を失う恐れもあります。

また、新事業の企画・立案、推進や業務改革の推進など、創造的な業務に割くことのできるリソースを増やすためには、報告資料の作成など工数の多い業務を効率化することが重要です。
そこで次章では、こうした課題を解決するための方法を解説します。

Salesforce プラットフォームであらゆる業務をひとつに「mitoco 会計」

経営企画部門の報告業務を効率化する方法

経営企画部門の報告業務を効率化するためには、SFAやCRMといったシステムが保有するレポート・ダッシュボードの活用や、データ連携・BIツールの活用が効果的です。

レポート・ダッシュボードの活用

レポートやダッシュボードの機能を持つツールを利用すると、正確な現状分析や資料作成の工数削減を実現できます。複数のデータを集計し、グラフなどで可視化することで、経営判断に役立つ知見を得ることも可能です。また、一度レポートの条件や検索条件などを設定しておくことで、次回以降は自動でレポーティングされるため、定例会議の資料などフォーマットが統一された資料作成の効率化がはかれます。

例えば、ダッシュボード機能によって大量のデータを集計・分析し、表やグラフなどの形にして表示することで分析結果を可視化できます。Salesforceのようなレポート機能が充実したSFA（営業支援システム）へ情報を集約していると、リアルタイムでレポート・ダッシュボードも更新されるため、鮮度が高い情報を入手して手間をかけずに報告することが可能となります。

データ連携・BIツールの活用

レポートやダッシュボードに加え、複数のシステムにまたがるデータを分析する際には、データ連携ツールとBI（ビジネス・インテリジェンス）ツールの活用がおすすめです。データ連携ツールは、企業の業務システムなどで扱うデータを他のシステムに連携するためのツールであり、顧客データや受発注のデータ、請求情報などをリアルタイムに連携させることで、複数のシステムのデータを一元管理することが可能となります。

BIツールは、企業が持つさまざまなデータを分析・可視化し、経営や業務に役立てるためのツールです。膨大なデータから必要な情報を収集・分析するレポーティングや、データを多次元的に解析するOLAP分析、多様なデータから未知のパターンや傾向を探るデータマイニングなど、さまざまな機能を有しています。BIツールを導入することで、データ分析のスキルが高くない現場の担当者でも、自らツールを操作し、売上や財務状況など必要な情報をタイムリーに把握・分析できるようになります。

Salesforceと外部システムのデータ連携を行う際には、Salesforceとの連携アダプターを持つ「mitoco X」や、Salesforceの製品群の一つでもあるBIツール「Tableau」など、親和性の高いツールを用いることで、少ない業務負荷で連携が可能です。

データ連携ツールとBIツールを活用することで、データを一元管理して最新の情報を見ることができるようになり、ビジネス上の意思決定に必要な情報をスムーズに経営層に報告できます。

Salesforceプラットフォーム上にシステム統合することで報告業務を効率化

「mitoco ERP」は、Salesforceプラットフォーム上で財務会計から販売・購買・在庫管理までの業務を統合するクラウドサービスです。Salesforce上でデータを一元管理するので、セキュアな環境でのデータ管理だけでなく、情報収集の手間が省け、さらにSalesforceのレポート機能も活用できます。これにより報告業務が効率化され、迅速な経営判断が可能となります。

通常のSFA（営業支援システム）で扱えるデータは営業活動に関するものに限られますが、「GLOVIA OM(販売・在庫・購買)」を活用すれば、Salesforce上の商談情報から見積もりの作成・受注情報の入力・契約管理までをシームレスに行うことが可能です。入金管理以降の工程では「mitoco 会計」が連動することで、各システムの二重入力を解消してデータを統合し、その結果、正確な数値の把握ができスピーディーな経営判断に繋がります。

以下の資料では、スピーディーな経営判断を支援するために必要なことについて解説していますので、ぜひ覧くださいと誘導。