内部統制にワークフローシステムが有効！その理由やメリットを解説

企業の成長と共に、業務プロセスの管理やリスク管理が重要になります。そのために必要なのが「内部統制」です。

内部統制とは、企業経営の効率化やリスクの抑制、法令遵守などを実現するための仕組みやシステムのことを指し、企業の健全な経営を保つために重要とされています。しかし、内部統制を適切に設計し、適切に運用するには専門知識や手間が必要です。そこで有効なのが、ワークフローシステムの導入です。ワークフローシステムは、申請業務プロセスを可視化し、効率化することで内部統制を強化することが可能です。

この記事では、内部統制の基本的な知識から、ワークフローシステムが内部統制に有効である理由、そしてそのメリットまでを具体的に解説します。経営の効率化やリスク管理を考えている企業の方やワークフローに興味がある方はぜひ参考にしてください。

内部統制とは

内部統制とは、企業が健全にビジネス目標を達成するための管理システムです。これにより、正確で信頼できる財務報告を行い、法令を遵守し、資産を守り、業績を向上させます。

内部統制は、財務報告だけでなく、企業全体の運営にも関わります。
例えば、目標達成や業務効率の健全な手法の確率、不正行為の防止に役立ちます。企業の規模や業種に関わらず、内部統制は経営の効率と効果を高める重要な仕組みです。

内部統制を整備するには、組織全体の業務を理解し、適切な管理活動を設計して実行し、それが効果的に機能しているかを定期的にチェックする必要があります。この過程には専門知識と経験、継続的な努力が求められますが、その労力は組織の健全な運営と持続的な成功への投資といえます。

次の章では内部統制を強化する主な目的についてお伝えします。

内部統制を強化する主な目的4選

内部統制を強化する目的は主に以下の4つが挙げられます。

• 業務の有効性と効率性

• 財務報告の信頼性

• 事業活動に係る法令の遵守

• 資産の保全

それぞれ見ていきましょう。

業務の有効性と効率性

内部統制における「業務の有効性と効率性」は、組織の目標達成を支援し、経営資源を最適に活用するための重要な要素です。この目的は、組織が設定した経営目標を効果的かつ効率的に達成することです。
業務の有効性とは、組織の目標や計画に沿って業務が適切に遂行されることを意味します。
一方、効率性は、限られた経営資源（人材、資金、時間など）を最小限に使用して最大の成果を得ることを指します。
有効性および効率性の向上のためには、業務タスクの標準化や、システム導入によるプロセスの電子化などが必要であり、一見面倒に思うかもしれませんが「業務の有効性と効率性」の向上は、単に短期的な業績改善だけでなく、組織の長期的な成功と持続可能性にも寄与します。そのため、経営者は常にこの側面に注意を払い、継続的な改善を図ることが重要です。

財務報告の信頼性

内部統制の主な目的の一つに「財務報告の信頼性」があります。企業の財務情報は株主や投資家、取引先など多くの利害関係者にとって重要です。そのため、財務報告の信頼性を確保することが不可欠です。

内部統制を強化することで、財務報告プロセスを適切に管理し、信頼性を高めます。具体的には、データ収集、処理、伝達のプロセスにおけるリスクを特定し、最小限に抑えるための手続きを設計・実施します。また、定期的にその効果を評価し、必要に応じて改善します。これにより、財務報告の正確性とタイムリーさが確保され、虚偽の記載や不適切な行為の抑止力も強化されます。

事業活動に係る法令の遵守

内部統制の主要な目的の一つである「事業活動に係る法令の遵守」、すなわちコンプライアンスは、組織が関連する法律、規制、および内部規則を遵守することを確保するものです。これは単に法的要件を満たすだけでなく、倫理的な事業運営を行い、組織の信頼性と持続可能性を高めることを可能にします。

以下に、効果的なコンプライアンス体制を構築するための取り組みの一例とその説明を記載していきます。

「事業活動に係る法令の遵守」は組織の持続可能性と社会的責任の基盤となる重要な要素です。適切なコンプライアンス体制を構築し、維持することで、組織は長期的な成功と成長を実現することができます。
法令違反などが実際に発生してしまった場合には、大きく社会からの信用を損ない、ビジネスが継続できない自体にも繋がってしまうため、コンプライアンスは経営者だけでなく、従業員全体での意識向上が必要です。

資産の保全

内部統制の強化は、企業の資産を保全するために重要です。これは、企業の物的資産や金融資産、知的財産を適切に管理し、不正取引や横領などから守るためです。

資産の評価、確認、保管、使用に関するルールを決定し、実行することなどが有効でしょう。また、資産の取り扱いに関する記録を正確に保ち、定期的な監査を行います。これにより、無駄な使用や損失を防ぎ、資産の最適な活用を促進します。

資産の保全を目的とした内部統制は、企業の持続的な成長と発展に不可欠であり、信頼性の高い経営を実現する基盤となります。

次の章では内部統制を整備するメリットについてお伝えします。

内部統制を整備するメリット

内部統制を整備するとどのようないいことがあるのでしょうか。以下に整備するメリットについてまとめます。

• 業務フローの可視化・効率化（電子化・DX）

• 財務の健全性を明示できる

• 不正リスクやコンプライアンス違反を防止

• モチベーション低下の防止

それぞれ見ていきましょう。

業務フローの可視化・効率化（電子化・DX）

内部統制を整備する過程で、企業の業務フローや承認プロセスを明確にする必要があります。業務が可視化されることで効率的な運営が可能となります。具体的には、承認プロセスの可視化により各部門の役割や責任が明確になるため、業務の重複や漏れが防止され、スムーズな連携が促進されます。

また、承認プロセスの標準化や最適化のためにデジタルツールの導入や業務のDXを進めることで、無駄な作業が削減されるため、生産性の向上にもつながります。さらに、業務の可視化により、問題点や改善点を迅速に把握できるようになり、継続的な改善活動が推進されます。

財務の健全性を明示できる

適切に内部統制を整備することで、企業の財務状況を正確かつ透明に示すことが可能となります。具体的には、財務データの正確性や信頼性が向上し、外部からの信頼も得られやすくなります。不正な会計処理や情報の隠蔽を防止できるため、投資家や株主に対して健全な財務状況を示すことができます。結果として、資金調達の面でも有利になり、企業の持続的な成長を支える基盤が整います。

不正リスクやコンプライアンス違反を防止

内部統制を整備することで、不正リスクやコンプライアンス違反を未然に防止することができます。具体的には、厳格な監視体制やチェック機能が導入されることで、不正行為の発生を早期に発見し、対応することが可能となります。
また、法令遵守のための規程やガイドラインが整備されることで、従業員がコンプライアンスを意識しながら業務を遂行する環境が構築されます。結果として、法令違反のリスクが減り、企業の信頼性やブランド価値の向上にも寄与します。

モチベーション低下の防止

内部統制を整備することで、従業員のモチベーション低下を防止することができます。具体的には、公平で透明な評価制度や報酬体系が確立されるため、従業員の不満や不信感が軽減されます。

また、業務フローや承認プロセスの明確化により、各自の役割や貢献が可視化されることで、自己効力感が高まり、働きがいが向上します。さらに、定期的な研修やフィードバックを通じて、従業員のスキルアップやキャリア成長を支援する環境が整うため、長期的なモチベーション維持に寄与します。

次の章では内部統制の6つの基本要素についてお伝えします。

内部統制の6つの基本要素

内部統制の6つの基本構成要素は以下の通りです。

1. 統制環境

2. 統制活動

3. リスクの評価と対応

4. 情報と伝達

5. モニタリング

6. ITへの対応 

それぞれ見ていきましょう。

①統制環境

統制環境は、内部統制の基本要素の1つで、組織の倫理観や価値観、従業員の行動規範の基盤です。企業全体で「不正を行わないようにしよう」という雰囲気や風土とも言えます。
リーダーシップ、組織構造、人事制度、組織文化などが影響し、これらが適切に機能することで、組織の業績向上に寄与します。統制環境が不十分だと、従業員が不適切な行動をとるリスクが高まり、組織全体の業績に悪影響を及ぼします。
統制環境は組織の基盤であり、内部統制を機能させるために欠かせません。全員が統制環境の重要性を理解し、維持・強化に努めることが求められます。

②統制活動

統制活動とは、企業活動が適切に行われ、経営者の命令や指示が適切に実行されることを確保するための方針や手続きを指します。具体的には、権限や職責の付与、職務の分掌などが含まれます。
例えば、取引の承認、取引の記録、 資産の管理に関する職責をそれぞれ別の者に担当させることにより、関係者間で相互チェックの機能を持たせ、適切に運用をする仕組みを作ります。

③リスクの評価と対応

リスクの評価と対応は、リスクを特定し、発生確率と影響度を評価し、対応策を策定するプロセスです。これにより、リスクが発生した際に適切に対応することができ、企業の信頼にもつながります。

リスク管理プロセスは以下の通りです。

リスク対応策には、リスクを評価した上で必要性と照らし合わせ継続する（受容）、方法を変えリスクを避けて通る（回避）、発注数を減らす・発注先を複数にしリスクの発生確率や影響を減らす（低減）、保険加入を行いリスク発注時に補償を得る（転移）などが含まれます。

④情報と伝達

情報と伝達は、必要な情報が正しく処理され関係者間で適切に伝えられていることを指します。
組織内の効率的な情報共有と意思決定を促進する要素です。適切な情報伝達は、組織の目標達成を促進し、リスク管理を強化します。

情報と伝達のポイントは以下の通りです。

ワークフローシステムやITツールの活用は、情報の正確性を保ち、情報の伝達スピードを加速します。
ITを活用したリアルタイムの情報共有は、迅速な対応を可能にし、リスクを未然に防ぎます。情報の管理や伝達手段は組織の成長とともに適切に更新する必要があります。

⑤モニタリング

モニタリングは、内部統制が適切に機能しているかを評価し、改善を行うプロセスです。
定期的に内部統制の運用状況を監視し、問題があれば改善策を策定し、その実施を確認します。
業務フローに組み込まれており、日常的に行われている「日常的モニタリング」と、取締役会や監査委員会といった第三者による「独立的評価」の視点からモニタリングを行います。

モニタリングは、組織全体での情報共有やコミュニケーションの向上にも貢献します。部門間で同じ情報を共有し、問題や改善点を共有することで、効果的な内部統制を実現できます。定期的な自己評価や内部監査、経営者によるレビューを通じて、内部統制の目標に対する効果を評価し、必要に応じて改善を行います。

⑥ITへの対応

ITへの対応は、内部統制の目的達成と整備のためにITを適切に運用することを指します。企業はデジタル技術の急速な進化と共に、業務プロセスのIT化を進めています。ITの導入・活用は情報の適切な伝達や、業務効率の向上といった点で内部統制に有効ですが、これにはセキュリティリスクも伴います。

データの適切な保護や管理に関するルールを情報セキュリティポリシーとして策定することや、データ・ファイルへのアクセス権限を必要に応じて制御すること、業務に関するデータをセキュアに保存し定期的にバックアップを行うことなどを適切に運用することで、内部統制を推進することができます。

上記のようにITを活用した内部統制は、業務運営の効率化、透明性と追跡可能性の向上に寄与します。
代表的な例としてワークフローシステムの導入があります。ワークフローシステムを活用することで、承認フローの確立、作業の進捗確認、記録の保管などを支援します。

次の章ではワークフローシステムが内部統制に有効な理由をお伝えします。

ワークフローシステムが内部統制に有効・効果的な理由

ワークフローシステムは内部統制に有効です。以下に有効・効果的と言える理由についてまとめます。

• 承認プロセスの可視化と標準化

• 証跡管理による監査対応の容易化

• 電子化・DX化による適切な情報伝達

それぞれ見ていきましょう。

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承認プロセスの可視化と標準化

ワークフローシステムは申請業務プロセスを明確にし、標準化を推進するための強力なツールです。これにより、各申請の手順や責任が明確化され、全社員が同じ基準で申請・決裁を遂行できます。

可視化されたプロセスは、申請・承認における問題点の早期発見と改善を可能にし、生産性の向上にも寄与します。また、業務の引き継ぎがスムーズに行われるため、全体的な業務効率が向上します。標準化されたプロセスは品質のばらつきを減少させ、顧客満足度の向上にも繋がります。

証跡管理による監査対応の容易化

ワークフローシステムは、各申請業務プロセスの実行記録を自動的に保存し、証跡管理を強化します。これにより、いつ、誰が、どのような承認を行ったかが一目瞭然となり、内部監査や外部監査への対応が容易になります。

証跡が整備されていることで、コンプライアンスの遵守状況を簡単に確認でき、不正行為の早期発見や防止にも役立ちます。さらに、監査対応に要する時間やコストを削減できるため、企業のリソースを他の重要な業務に集中させることが可能です。

電子化・DX化による適切な情報伝達

ワークフローシステムの導入は、業務の電子化・DX化を促進し、情報伝達の効率化を実現します。従来の紙ベースの申請フローでは、情報が遅延したり、紛失したりするリスクがありますが、電子化により申請書の紛失による決裁漏れなどのミスを未然に防ぐことも可能です。

また、システム上でリアルタイムに情報共有ができるため、業務のスピードと正確性が向上します。適切な情報が迅速に関係者に伝わることで、意思決定の迅速化や、プロジェクトの進行管理がスムーズに行われるようになります。これにより、企業全体のビジネスのスピードが向上し、競争力が強化されます。

まとめ：ワークフローシステムの内部統制に関して

ワークフローシステムは、内部統制の強化に多大な効果をもたらします。具体的には、業務プロセスの可視化と標準化、承認フローの自動化、そしてリアルタイムのモニタリングが挙げられます。これにより、不正行為の予防や業務の効率化が実現され、企業全体の透明性が向上します。

ワークフローシステムは内部統制の強化において非常に有効かつ効果的な手段であると言えるでしょう。

ワークフローを導入して、内部統制を強化し、組織の健全な発展に貢献しましょう。

内部統制の整備は大変！ワークフローシステムなら「mitoco」を導入しよう

内部統制の整備は企業にとって重要ですが、手間がかかる作業です。ワークフローシステム「mitoco」を導入すれば、申請書や承認プロセスをデジタル化し、業務を効率化できます。

申請や承認の履歴がシステムに記録されるため、透明性と追跡性が向上し、不正防止やコンプライアンス強化に役立ちます。ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。内部統制の整備をスムーズに進めるために、「mitoco」の導入を検討してみてください。

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