【Excel利用者必見】Salesforce上でエクセルライクな操作を！

多くの企業が、顧客データの統合や営業活動の効率化、データに基づいた経営判断を目指し、Salesforceを導入しています。しかし、導入後もデータの分析やレポーティング、さらには現場でのデータ入力において、長年使い慣れたExcelを併用しているケースは少なくありません。

特に、商談の進捗や活動履歴といったデータメンテナンスを行う際、Salesforce特有の画面遷移の多さや、複数の項目をまとめて編集する操作性の違いから、「入力の面倒くささ」を感じ、データ入力が後回しになったり、別ファイルとしてExcelで商談に関する詳細情報が保管されているなどの場合もあります。

本記事では、このような課題を解決するため、ExcelとSalesforceを連携する方法や、Salesforceの画面上でExcelのような直感的で効率的なデータ入力を実現する方法・ツールを具体的にご紹介します。

Salesforceのデータ活用

Salesforceプラットフォーム上には、企業のビジネス活動における極めて重要なデータが一元的に蓄積されます 。具体的には、リード獲得から商談の進捗に至るまでの営業活動やセールスに関するデータ 、顧客との接点やキャンペーンの効果を測るマーケティングデータ 、そして顧客からの問い合わせや対応履歴といったカスタマーサポートデータなど多岐にわたります。
Salesforceはこれらのデータを活用するための高機能なレポートやダッシュボード機能といった便利なツールを備えており 、リアルタイムに現状を把握し、データの可視化を容易に行うことが可能です。

しかしながら、Salesforce導入後も、データ活用が思うように進まないという課題に直面する企業は少なくありません。その主な要因は以下の通りです。

• データ入力の負担増と形骸化
  長らくExcelで管理されてきた商談情報や顧客情報などをSalesforceに移行・入力する際、Salesforce特有の操作感や画面遷移の多さから、現場の従業員に入力の手間として認識されてしまうことがあります。その結果、データの蓄積が進まず、Salesforceが「使われないシステム」として形骸化してしまうリスクを招きます。
  顧客管理データベースとして、従来から使われていたExcelが残り続ける場合もあります。
  

• 導入目的の浸透不足
  Salesforce導入の目的や、データがどのように活用され、それが自分たちの業務にどう還元されるのかという理解が現場に十分に浸透していない場合、データ入力の優先度が下がり、モチベーションの低下につながります。
  

• 高度なデータ分析への依存
  Salesforceのレポート機能は優れていますが、複雑な比較分析や高度な予実管理、昨対比（昨年対比）のデータ抽出といった要件に対して、標準のレポート機能だけでは対応が難しいケースがあります。そのため、多くの企業では、Salesforceからデータをエクスポートし、Excelやスプレッドシートで再加工したり、ピボットテーブルを用いて分析したりする二重作業が多く残ってしまっています。
  

これらの課題は、SalesforceとExcelの利用における「断絶」が引き起こすものであり、データ活用を進める上でのボトルネックとなっています。

実際に私もマーケティング担当として、キャンペーンや商談のリードソースの分析や報告を行う際には、基礎データをSalesforceのレポートで作成しExcelにエクスポートした後に、マスタの読み替えや不要なデータの削除を行い分析を進めることが多く、Salesforceだけでは完結しないのも実情です。

Excel(エクセル)を活用する業務

では実際にSalesforceだけでは完結せずに、Excelやスプレッドシートを用いて行う業務の一例をご紹介します。
営業の担当者やマーケティング部門、管理職のみなさんも思い当たる作業があるのではないでしょうか。

商談の一括メンテナンス

Salesforceの商談オブジェクトは、顧客とのフェーズや金額、次のアクションなど、常に最新の情報に保つ必要があります。しかし、リストビューのインライン編集では限界があり、複数の商談レコードをまとめて更新する操作が直感的ではありません。

例えば、営業担当者が月末に以下の作業を行う場合を考えてみましょう。

このように、Salesforceの「レコードごとの詳細画面遷移」を繰り返す作業は、手間と時間がかかり、それが原因で「後でまとめてやろう」となりがちです。
結果、Excelにデータをエクスポートし、慣れたシート上でまとめて編集してから再度Salesforceに戻す、という非効率なプロセスが生まれています。

キャンペーンの分析

マーケティング部門が実施したWebセミナーやメールマガジンなどのキャンペーン効果を分析する際も、Excelが手放せないケースが多く見られます。

Salesforceのキャンペーンレポート機能は強力ですが、異なる期間のキャンペーンの成果を横並びで比較したり、オブジェクトの項目を読み替えて集計したりする場合、柔軟性に欠けることがあります。

例えば、「今期のWebセミナーAと、前四半期のWebセミナーBのリード単価（CPL）を比較し、さらに商談化率を分析する」といった要件は、Salesforceのレポートやダッシュボードだけで完結するのは難しい場合があります。そのため、Salesforceから複数のキャンペーンデータを抽出し、さらに商談のデータをエクスポートし、Excel上でVLOOKUP関数やピボットテーブルを駆使してデータを結合・加工する作業が発生してしまいます。

予実管理などの昨年比確認

マネジメント層にとって必須となるのが、予実管理や昨年対比（YoY）の分析です。これは、現在の営業成績が計画に対してどう推移しているか、昨年と比較して成長しているかを正確に把握するために重要です。

Salesforceの標準レポートでも実績値の集計は可能ですが、「今年の特定期間の実績」と「昨年の同じ期間の実績」を並べて比較したり、　Excelや外部システムで管理されている「予算データ」と「実績データ」を同一のグラフやテーブルに表示し、その差異を計算するといった複雑な時系列分析は得意ではありません。

多くの管理職は、Salesforceのデータ（実績）と、Excelや会計システムで管理されているデータ（予算、昨年実績）をExcelに集約し、独自の計算式やフォーマットを用いて管理表を作成しています。

これらの業務は、多くのBtoB企業で見られる「SalesforceとExcelのハイブリッド運用」の実態です。

SalesforceとExcelの連携方法

多くの企業において、Salesforceは顧客情報や商談データの「基盤」として機能する一方で、前述の通り集計や分析、あるいは日々の大量データ入力の現場では、長年使い慣れた「SalesforceとExcelのハイブリッド運用」が残っています。

しかし、SalesforceとExcelのデータ形式や操作方法には大きな隔たりがあります。このギャップを埋め、効率的なデータ運用を実現するためには、適切な連携方法を選択することが重要です。ここでは代表的な二つのアプローチを比較します。

データローダーやデータインポートウィザードを使用して取り込み

これは、Salesforceが標準で提供するデータ連携の仕組みを利用する方法です。データインポートウィザードはWeb UIから、データローダーはデスクトップアプリケーション（無償）から利用できます。
一度SalesforceからエクスポートしてデータをExcelで編集し、再度SalesforceにCSVとしてアップロードする方法になります。

メリット

• コストフリーで利用可能（Salesforce標準機能または無償ツール）

• 大量データ（数万～数十万件）の一括処理に強い

デメリット

• リアルタイム性に欠ける（手動操作が必須）

• CSVファイルへの変換とマッピング作業の手間が発

半期に一度の過去商談のメンテナンスや、セミナーの出欠席やアンケートをキャンペーンメンバーの状況として更新する際など、定型・大量のデータを一括で更新・取り込みする際には便利な方法です。

CDataのExcel Add-In for Salesforceの利用

CData社が提供する「Excel Add-In for Salesforce」は、日常的にExcelを利用するユーザーにとって、Salesforceデータへのアクセスを劇的に簡略化するソリューションです。

このアドインを利用することで、ユーザーはExcelの画面上にSalesforceのオブジェクトを直接テーブルとして呼び出し、まるでローカルのデータであるかのように、リアルタイムで閲覧・編集・書き戻しを行うことが可能になります。

日常のデータ集計や、特定レコードの簡単な更新を、使い慣れたExcelの機能（フィルタ、ソート、関数など）で完結させたい場合に、非常に強力な選択肢となります。

SkyVidualEditorを使えばSalesforce上でExcelライクに

前述した「データローダーやデータインポートウィザード」や「CData Excel Add-In」を利用した方法は、データを一度Salesforceから外部に取り出す、あるいはExcelとSalesforceのデータベースを直接接続することで、Excelの操作性を実現するアプローチでした。

しかし、Salesforceのプラットフォーム上から移動することなく、Excelのような操作感でデータを編集・管理したいというニーズも高まっています。それを実現するソリューションの一つが、株式会社テラスカイが提供する「SkyVisualEditor」です。

SkyVisualEditorは、Salesforceの標準画面では実現が難しい、複雑でユーザーフレンドリーなカスタム画面をノーコードで開発できるツールです。
Salesforceの入力画面を見積書などのテンプレートを用いて帳票形式にすることや、用途別にレコード入力画面をタブで分けるなど簡単に業務に即した画面を開発できます。
この開発機能の一つとして、一覧画面上でのテーブル形式の編集機能を提供しています。

こちらのフレキシブルデータテーブルを利用すれば、オブジェクトレコードの一覧をEXCELのようなレイアウトで表示できます。テーブル内でソートやセルの直接更新もできるため、大量のレコードを一覧にまとめて確認・メンテナンスする作業などに有効です。

Excelやスプレッドシートからコピー&ペーストでレコードの作成・更新もできるため、ExcelとSalesforceのハイブリッドでの業務もより便利になります。

まとめ ツールを活用し業務効率化

これまで見てきたように、SalesforceとExcelの連携にはいくつかの方法がありますが、どの方法を選択したとしても、企業におけるデータ活用の現場では、SalesforceとExcelのハイブリッド活用が不可避となります。

Salesforceは強固なデータベースとCRMの基盤を提供しますが、現場レベルでの詳細な分析や高度な集計、あるいは一時的なシミュレーションを行う場合、その柔軟性と操作性の高さから、最終的にExcelにデータをエクスポートして利用するケースは後を絶ちません。

この「SalesforceとExcelを行き来する」という非効率を解消し、業務効率を最大化するカギは、「Salesforce上でExcelの利便性をどこまで再現できるか」にあります。

データローダーやCData Add-Inが「データのパイプ役」であるのに対し、SkyVisualEditorは「操作性の改善」という点で、Salesforce上のデータ運用に決定的な変化をもたらします。

SkyVisualEditorのようなツールを活用すれば、Salesforceの画面上で、Excelのようにテーブル形式でデータを一括編集したり、Excelやスプレッドシートからセルをコピー＆ペーストしてそのままSalesforceのレコードを更新したりすることが可能になります。これにより、データの入力をスムーズにし、ユーザーのストレスを大きく軽減します。データをSalesforceに集約しつつ、慣れたExcelの操作感で作業できる環境は、データ入力の促進とデータの鮮度維持に直結し、結果としてSalesforceの利用定着率とデータ活用レベルの向上に貢献します。

SkyVisualEditorは、その操作性の高さを実際に体感していただくために、無料で30日間使えるトライアルを提供しています。Salesforce上でのデータ入力や編集作業に課題を感じているご担当者様は、この機会にぜひ、SalesforceとExcelの「良いとこ取り」を実現する操作感を試してみてはいかがでしょうか。