社内システム乱立による業務負荷増加。経理業務の効率化に向けたデータ連携の重要性とは？

序章

経理では業務効率化に向けてさまざまシステムが導入されていますが、思ったような効果が得られず、かえって負担が増加しているケースもあるのではないでしょうか。この負担増加はシステムごとの仕様の違いが原因であり、解消するためにはデータ連携が重要です。本記事では、システム乱立による負担増加の原因とデータ連携の重要性を解説します。

さまざまなシステムを取り扱う経理業務

企業の日々の金銭・取引の流れの記録・管理を行っている経理は、経営者や企業の利害関係者に対して、会社の状況を的確に報告するという重要な役割を担っています。
この重要な役割を果たすためには、経理に関わるデータの効率的な管理が必要であり、作業の負担削減や時間短縮に向けたさまざまなシステムが導入されています。

例えば、帳票や決裁書などの作成・管理といった会計業務を自動化する会計システムや、請求書の作成・管理を行う請求書発行システム、経費の申請・承認を行える経費精算システム、給与計算のための人事・勤怠システムなどが活用されています。

このようにさまざまなシステムを導入することで、対応する業務の効率化が行われている一方、システムの乱立による負担増加が起きているケースも多いのではないでしょうか。

そこで以降では、経理業務におけるシステム乱立の問題とその原因をご紹介します。

多様なシステム活用による煩雑化と3つの原因

昨今の経理部門では、必要なデータを管理するためのシステム乱立による、二重入力・確認などの手間が増え、業務が煩雑になっているケースが多いです。原因としては、以下3つが挙げられます。

• データ形式の違い

• システム連携方法の違い

• ID/PWの違い

原因①：データ形式の違い

1つ目は、システムで活用されるデータ形式の違いです。
経理では、主に会計システムに情報を集約することで、日々の業務を進めており、そのためには、業務システムから会計システムにデータを取り込む必要があります。

データの取り込みは、販売管理や購買管理などからデータを一旦出力してから行いますが、システムごとにデータ形式が異なるため、手作業による取り込み用データ形成などの手間が発生しています。例えば、CSVやテキスト、Excelなどの形式の統一、取り込みデータのヘッダー有無・データの並びなどの変換などが必要です。
この取り込みデータ形成の手間は活用するシステムが増えるほど増加するため、業務煩雑化の大きな原因となっています。

原因②：システム連携方法の違い

2つ目は、システム間の連携方法の違いです。
さまざまなシステムを導入した際に、業務を円滑に進めるためにはシステム間の連携が重要です。システム連携には、ファイル単位での連携や、CSV連携、MQ連携、API連携などの方法がありますが、連携方法は、システムの仕様や連携するデータ量・形式によって異なります。
この違いの中、業務に合わせて複数のシステムを導入・連携するためには、連携ツールやソリューションが必要であり、その導入・運用コストや運用管理の手間が発生します。

また運用においては、システムのバージョンアップや法改正などにより、システムに改修を加えるケースが発生しますが、システム連携方法が違う場合、対象システムだけではなく、その他のシステムの改修や連携ツールの調整が必要であり、かかるコストも大きくなります。

原因③：ID/PWの違い

3つ目は、システムごとのID/PWの違いです。
システムの活用における重要な要素として、セキュリティの確保があります。さまざまなシステムを導入する際には、セキュリティを確保するために、IDとPWをシステムそれぞれで管理するケースが一般的です。そのため、各システムを利用する際に都度ログインが必要であったり、多くのID/PWを管理したりと、手間が発生します。

ご紹介したようなシステム乱立による問題は業務の煩雑化だけではありません。以降では業務の煩雑化以外にも起こりうる問題をご紹介します。

データ連携不足による2つの問題

前章でご紹介したような、データ形式の違いやシステム連携の違いから、システム間でデータを繋ぐことに時間がかかり、データ連携不足が発生します。データ連携不足には以下のような問題が発生するため注意が必要です。

• 情報の更新頻度が下がる

• 経営判断に遅れが生じる

情報の更新頻度が下がる

1つ目は、情報の更新頻度低下の問題です。
企業で扱うデータは新陳代謝が早く、データの高い品質が求められます。新しいかつ品質の高いデータを形成するためには、常にデータの更新などが必要です。

しかし、各システム間のデータ連携に時間がかかるといった連携不足に陥っている場合、データの更新頻度も下がり、データの品質が低い状態となってしまいます。この品質低下はミスやトラブルの発生、後述する問題にも影響します。

経営判断に遅れが生じる

経理の目的として、経営者や企業の利害関係者に的確な会社の状況を報告することがあります。しかし、各システム間でのデータ連携が不足している場合、経営者が見たいデータの出力自体に時間がかかり、経営判断の遅れの原因になります。
さらに、情報の更新頻度が低く、データの品質が低い場合、適切な経営判断ができず、事業の損失にも大きく影響するでしょう。

さまざまなシステムを効果的に運用するための「データ連携基盤」

システム乱立による問題を解決するためには、データ連携基盤の導入が有効です。
データ連携基盤とは、複数のシステムを連携するための基盤となるソリューションであり、異なる形式のデータの効率的な収集・変換・管理や、連携方法の標準化などシステム乱立による問題を解決するための機能を備えています。

しかしデータ分析基盤の運用は、サーバーの知識やコーディングスキルなどが必要であり、難易度が高いです。そこで以降では、誰でも簡単に活用できるデータ連携サービスをご紹介します。

クラウド型データ連携サービス「mitoco X」

テラスカイでは、さまざまなシステムをノンプログラミングで繋ぐクラウド型連携サービス「mitoco X Powered by DataSpider Cloud」を提供しています。

SalesforceやAmazon S3、Amazon RDSなど豊富なクラウドサービスと連携でき、社内システムなどのセキュアな接続が求められるオンプレミス連携を合わせたハイブリットな対応もHTTPSプロトコルでセキュアな接続が可能な「Thunderbus」によりVPNを使わずに接続可能です。

また、数多くのアダプタやトリガーを組み合わせたデータ連携処理をノンプログラミングで作成でき企業内のデータベース、システム、ファイル、クラウドサービスをデータ連携させることで、業務の自動化やデータの統合管理を実現できます。導入から運用もテラスカイが定着までしっかりとサポートいたします。

特徴①：さまざまなトリガーによりデータを自動連携・更新

mitoco Xにおけるデータ連携・更新は作成したトリガー機能によってさまざまなタイミングにて自動で行うことが可能です。具体的には以下のようなトリガーが作成できます。

• スケジュールトリガー
  日次、週次、月次、年次でスクリプトを起動

• インターバルトリガー
  一定間隔でスクリプトを起動（最小単位1秒）（起動する期間の指定も可能）

• HTTPトリガー
  ブラウザ画面のボタンクリック時にスクリプトを起動

• ファイルトリガー
  ファイルキャッシュ領域にファイルが配置されたときに起動

特徴②：見たいデータを迅速に展開できる

データ連携サービスであるmitoco Xによってさまざまなデータを連携し、情報を一元管理できたとしても、データを経営判断に役立つ形で可視化できなければ、意味がありません。
そこでSalesforceプラットフォーム上で動く会計システムである「mitoco 会計」と連携することで、経営判断に必要な情報を素早く抽出することができます。
mitoco 会計ではSalesforceの情報とレポート機能を活用できるので集約している個々のデータをそのまま表示するのではなく、見たい情報に応じたデータを抽出・加工し、経営判断に役立つグラフやレポートなどに素早くビジュアル化（可視化）することが可能です。

ご紹介したように、企業における重要な役割を果たす経理は、データの効率的な管理が重要であり、その管理を実現するためには、さまざまなシステムの活用が重要です。
一方でシステムにはそれぞれデータの形式や連携の違いがあり、手間も発生するため、業務を効率化するためにも、データ連携基盤の導入を検討してはいかがでしょうか。

データ連携サービスmitoco Xでの業務改善事例は以下をクリックしご覧いただけます。