Salesforce承認プロセスの活用で社内のワークフローを効率化できる

序章

お客様や仕入先との取引や物品の購入、残業や休暇取得など、上司に稟議書や申請書などを提出し承認を得るワークフローが、皆様の会社にもあるのではないでしょうか？Salesforceには、稟議書や申請書などの社内のワークフローを効率化できる「承認プロセス」という機能があります。そこでSalesforce承認プロセスを活用する方法と、社内のワークフローを効率化するコツをご紹介いたします。

承認プロセスとは？

一般的に日本では、稟議や申請で上司の承認や許可を得ることをワークフローと呼びます。Salesforceで言う承認プロセスとは、この申請・承認業務のワークフローのことです。そしてSalesforceで言うワークフローとは、処理の自動化のことです。Salesforceでは承認プロセスとワークフローがわかりづらく、よく間違えて混乱されるケースがありますので、注意しましょう。

Salesforceの承認プロセスは、稟議書や申請書などの社内ワークフローを自動化するために、以下のような機能を提供しています

• 承認するための条件やルートに沿って、稟議書や申請書を承認者に通知する

• 提出された稟議書や申請書を承認、却下、差し戻す

• 承認の状況をレポートする

Salesforceの承認プロセスの機能は便利なように感じますが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

承認プロセスを活用するメリット

ではSalesforceの承認プロセスを使って、社内のワークフローを自動化するメリットをご紹介していきましょう。まず、紙を使ったワークフローでは、一般的に以下のようなステップで申請、承認業務が行われます。

1. 申請者が、WordやExcelなどで申請内容を記載し、申請書としてプリンターで印刷する

2. 申請者が印刷した申請書に捺印する

3. 申請書を上司に提出する

4. 上司は申請内容を確認し、承認する場合は次の承認者に提出する、却下する場合は申請者に戻す

5. 次の承認者は、申請内容を確認し、承認する場合は次の承認者に提出する、却下する場合は前の承認者に戻す

6. 最終承認者は、申請内容を確認し、承認する場合は申請を所管する部門に提出する、却下する場合は前の承認者に戻す

紙で申請・承認業務を行うステップには、以下のような課題があります。

• せっかくWordやExcelで申請内容がデジタルで作成されたにも関わらず、プリンタで印刷するため情報がアナログ化しデータが活用できない

• 手元に申請書と印鑑がないと申請・承認ができないため、申請・承認できる時間と場所が限定される

• 申請書の提出、承認者間の回付は人が行う必要があり手間がかかる

Salesforceの承認プロセスを使い、社内のワークフローを自動化すると、上記の課題が解決し、以下のようなメリットが生まれます。

• 申請書に記載したデータを活用し、以降の業務を効率化できる(残業申請や休暇申請データの給与連携、経費精算申請データの仕訳連携、銀行振込連携など)

• 紙や印鑑が不要になり時間、場所によらず申請・承認ができる。申請書を提出、回付する手間がなくなる、申請から承認完了までの時間が短縮される

• 申請・承認の状況をリアルタイムで確認できる

かなり多くの社員が係る社内の稟議や申請ですので、これらが課題解決し、自動化すると社内全体での業務効率化につながります。

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承認プロセスを使うための前準備

Salesforceの承認プロセスで、社内のワークフローの自動化をスムーズに実現するには、入念な前準備が欠かせません。ではそのための前準備を整理してみましょう。

社内の稟議や申請の洗い出し

まず、社内で行なっている稟議や申請をすべて洗い出します。稟議や申請の種類によって主管部門が異なる場合は、関係者で協力し合って整理してみましょう。対象となる稟議や申請が多い場合は、自動化する優先順位を決めておくと、スムーズに進めることができます。

申請や承認の条件、ルートの調査

稟議や申請は、申請する人の役職、申請する金額などで承認ルートが異なるケースが多くあります。洗い出した稟議や申請ごとに、承認ルートを決める条件(役職や金額など)と承認ルートをドキュメントにまとめます。承認ルートには却下した場合のルート、最終承認後のルートもまとめておきます。

申請、承認ルートの見直し

承認ルートや条件の調査が終わったら、申請の必要性、承認ルート、条件の適正化を行なってみましょう。不要な申請をなくし、承認ルートを簡略化できれば、さらに大きな業務効率化につながります。申請・承認ルートを見直したら、その内容をドキュメントに反映しておきます。

通知メールの内容の決定

Salesforceの承認プロセスでは、メールで承認者に通知されます。通知するタイトルや内容を決めましょう。特にタイトルは、承認者が見逃さないように目立つ工夫を行うことが大切です。

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承認プロセスの設定方法

Salesforceの承認プロセスは、以下の手順で行います。

• 申請する内容を保存するデータの器(オブジェクト)と申請項目(アイテム)の作成

• 通知するメール内容の設定

• 承認者の設定(必要に応じて申請内容による条件も設定)

• 承認状況を把握するレポートの作成

ではさらに具体的にSalesforceの承認プロセスの設定方法を解説していきます。

承認プロセスの初期設定

承認プロセスの設定は、ワークフローの複雑さによって2通りの機能が提供されています。

【ワークフローが1段とシンプルな場合】

ジャンプスタートウィザードを使って承認プロセスを設定します。
ジャンプスタートウィザードでは、以下の設定を一度に行えます。

• 申請項目による申請条件の設定

• 承認を通知するメール内容の設定

• 承認者の設定方法(申請者が指定、ユーザー項目、申請内容項目で指定、ユーザーのマネージャーを指定)

【ワークフローが複雑な場合】

ワークフローが複数ステップに渡るケースや、承認ルートを決める条件が各ステップで異なるケースなど、複雑な場合は標準ウィザードを使って承認プロセスを設定します。標準ウィザードでは以下の設定ができます。

• 次のステップへ進むための条件設定

• 承認者を自動設定するための項目設定(ユーザー、申請内容など)

• 申請中の申請内容の編集権限(システム管理者、特定のユーザー)

• 承認者に表示される申請内容の項目、承認履歴表示有無、承認者のアクセス許可の設定

複雑な承認プロセスの設定

さらに複雑なワークフローを実装する場合は、上記で設定した承認プロセスに個別の承認ステップを追加します。Salesforceの承認プロセスでは以下のような承認ステップを追加できます。

• 承認ステップに入るための条件の設定

• 承認ステップでの承認者の割り当て設定(ユーザーもしくはグループに割り当てる)

• 複数の承認者を割り当てた場合の承認方法の設定(すべての承認者、最初の承認者)

• 代理の承認者の設定

• 却下した場合の処理(すべての承認に対する却下、1つ前の承認ステップへ戻す)

Salesforceの承認プロセスでは、これまでにご紹介した設定に加えて、以下のような処理を追加することもできます。

• 特定のユーザへのToDoの割り当て

• 承認の関係者へのメール通知(承認が完了した旨を関係者全員にメール通知するなど)

• 申請内容のデータ更新

承認プロセスレポートの作成

Salesforceの承認プロセスでは、承認の状況を把握するレポートを作成できます。承認の状況は、プロセスインスタンス、プロセスインスタンスノードというオブジェクトに保存されています。

Salesforceのレポート機能を使うことで、以下のような状態を把握できるようになります。申請の主管部門の担当者は、このレポートを確認することで、滞留している承認を促すなどの対応ができます。

• 申請書の種類

• 申請日、申請者

• 最後に承認したユーザ

• 現在の承認ステップ

• 承認ステップでの承認者、状況、滞留時間

承認プロセスを使った申請と承認

Salesforceの承認プロセスを使った申請と承認は以下のように行います。

【申請する】

申請者はSalesforceの画面から申請データを作成します。WordやExcelなどで稟議書や申請書を作成している場合は、入力するツールが変わるだけですので比較的簡単に作成できます。
申請データを作成したら、承認プロセスを起動する「承認申請」をクリックして次の承認者に通知します。

【承認する】

承認者は、通知メールに記載の申請データへのリンクを開き、Salesforceの画面で承認します。さらに承認者が存在する場合は、設定された承認ステップに応じて条件と承認者が選択され通知されます。
最終承認が完了したら、関係者へのメール通知などの最終承認ステップで設定した処理が実行されます。また、却下した場合は承認プロセスで設定した却下時の処理が実行されます。

まとめ

「Salesforce承認プロセスの活用で社内のワークフローを効率化できる」と題してご紹介しました。Salesforceの承認プロセスによる、社内のワークフローを自動化するメリットや前準備、設定方法などについてご理解いただけたでしょうか？

メリットでもご紹介しました通り、多くの社員が毎日、利用するのが社内ワークフローです。自動化すると社内全体の業務効率が向上するだけでなく、組織の意思決定も早くなります。しかし、Salesforceの承認プロセスはSalesforceのオブジェクト（デ―タベース）に紐づいていなければならないという前提があります。また、複雑な承認を設定したり、組織変更時に承認プロセスを修正したりするのは、IT担当者でなければ難しい作業になります。

稟議や申請が多い、組織が大きい、承認プロセスが複雑などの場合は、ワークフローに特化したクラウドサービスを使うと、社内のワークフローの自動化実現のハードルがぐんと下がります。

Salesforceプラットフォームで活用できるクラウド型グループウェア「mitoco」では、申請書作成の簡略化、ビジュアルで分かりやすい承認プロセスの設定、承認状況を簡単に把握できて便利な機能が標準提供されています。
Salesforceで社内のワークフローを自動化する際には、クラウド型グループウェア「mitoco」を検討してみてはいかがでしょうか？

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