クラウドサインとは？電子契約とSalesforceの連携メリット

働き方が変わっていく昨今、契約の流れは複雑になっており、各企業の契約業務の手間が増えています。そこで注目されているのが電子契約サービス「クラウドサイン（CloudSign）」です。
クラウドで電子契約ができる便利なサービスということですが、クラウドサインのメリットやデメリットはあるのでしょうか？
また、クラウドサインとSalesforceを連携することでより便利に利用することができます。
Salesforceを利用中の企業はもちろんですが、これから導入を検討している方も手軽にSalesforceの顧客管理機能を利用できるグループウェアmitocoとクラウドサインの連携についてご紹介します。

クラウドサインの活用を妨げる「二重管理」とは一体、どんなものなのでしょうか？
契約業務のよくある課題を、クラウドサインとSalesforce連携で効率化するポイントをお伝えします。

クラウドサインとは？契約の流れもわかりやすく解説

クラウドサインとは、弁護士ドットコム社が提供している電子契約サービスです。
会社と会社（取引先同士）がパソコンやスマホを介して契約書を結び、電子契約の作成や電子署名を管理できるクラウドサービスのことです。クラウドサインを利用することで取引先同士が在宅勤務や遠隔地にいても、安全に契約プロセスを実行できます。電子帳簿保存法の対応にも有効な手段と言えるでしょう。

アナログな一般的な契約の流れを、取引先A社とB社の例でご紹介しましょう。契約締結をしたいA社は双方で合意が取れた紙の契約書を印刷し、社内決裁をとり、収入印紙を貼ったうえで押印し、B社に郵送します。B社は受領後に押印してまたA社に郵送し、最後はA社が受け取り、ファイリングしキャビネットに保管します。

つまり、紙の契約書を締結するために取引先A社はB社に対し、契約書の印刷→社内稟議→押印→郵送→合意・受領→ファイリング・保管というアナログな契約の流れを繰り返します。みなさんもご存じの通りこれは大変な作業であり、時間や印紙代・郵送費といったコストがかかるものでもあります。契約に関係する営業担当や顧客、管理部門の多くの人が効率化したいと考えていることでしょう。

クラウドサインであればパソコンやスマホで契約書を作成して電子的に相手に送り、相手が電子署名をしたら契約書が成立し双方で保存することで契約締結ができます。クラウドサインは紙と印鑑をクラウドに置き換え、さらに印紙代といったコストも削減でき、契約作業をクラウド上で完結させるサービスなのです。

電子契約のメリット・デメリットを知ってみよう

ではここでクラウドサインのメリットとデメリットを具体的に整理してみましょう。

電子契約のメリット

• 印紙代や郵送費などのコストが削減できる
  年間に多くの契約を結ぶ会社では、契約書の印刷や郵送のコストに思ったより費用がかかっているのではないでしょうか。クラウドサインなどのシステムで電子化することで、コスト削減が見込めます。
  

• 契約書印刷や保管の手間が省ける
  契約書を印刷し、製本する作業は結構面倒な作業でもあります。さらに、受領した契約書の保管を疎かにし紛失してしまうといったミスも防ぐことができます。
  

• 契約の締結がスピーディーにできる
  クラウドサインであれば、ボタンひとつで先方に送信することができます。さらに、承認の状況なども確認することができるのでリマインドなども簡単にでき、契約業務のスピードをあげることが可能です。
  

• 契約書の紛失防止からセキュリティリスクが低く、信頼性も向上する
  クラウドサインであれば管理画面から契約状況がすぐにわかるので、契約書の紛失や契約漏れを防ぐことができます。企業のガバナンスの向上にも繋がります。

電子契約のデメリット

• 取引先側の同意や協力が必要になる
  契約を結ぶ取引先にアカウントを作成してもらう必要があり、導入当初に先方の協力が必要になる場合があります。
  

• 契約者双方にITスキルが求められる
  クラウドサインなどは複雑なシステムではありませんが、ITに不慣れな方などは導入時に戸惑う可能性があります。社内でマニュアルを作成するなどのフォローを行うことでスムーズに導入・浸透ができます。
  

• デジタル保管が認められていないケースがある（地域別の自治体、企業の社内規定など）
  不動産関連の一部の契約など電子化が認められていないものや、企業のよっては社内規定で紙での締結・保管が必須となっている場合があります。事前に社内規定などを確認しておきましょう。

クラウドサインのメリットを活用できれば、とても便利です。しかし、デメリットに記載されているような相手側の合意や環境確認、社内規定の変更が必要な場合もありますので注意しましょう。

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クラウドサインの使い方に対する３つの課題

クラウドサインの使い方として、電子署名・タイムスタンプ機能や承認権限カスタマイズ機能がとても便利です。自動保存できる契約書管理機能やAPI連携により、外部のクラウドサービスとも連携が可能ですので、様々な使い方が実現できます。

このようにクラウドサインは契約業務を効率化できる便利なサービスなのですが、使い方に対する課題がひとつ存在します。それはクラウドサインだけでは契約の締結に関する業務を完結できないケースがあり、複数のシステムでの二重管理になってしまうことです。

代表的な1つ目の課題点がワークフローシステムとの二重管理です。

クラウドサインにも承認権限カスタマイズ機能がありますが、一般的な会社には社内稟議用のワークフローシステムが存在します。例としてクラウドサインと社内ワークフローシステムを併用したケースでご説明しましょう。

契約締結のため契約内容の申請・承認業務を全社で利用しているワークフローシステムで行います。そして、クラウドサインで社内承認後の契約書をアップロードし、宛先や確認内容を設定の後、取引先に送信します。その後、取引先同士で契約書の確認・合意を行い保存します。
このようにクラウドサインと社内ワークフローシステムを併用していると、社内決裁が取れた契約書なのか、社内承認前の契約書なのかわかりづらくなることが1つ目の問題点と言えます。ワークフローシステムとクラウドサインの二重管理になっていることが原因と言えるのではないでしょうか。

2つ目の課題点が顧客ごとの契約ステータス管理との二重管理です。

取引先である顧客との契約はひとつではありません。例えば、1社に対して機密保持契約書（NDA）や取引基本契約書、使用許諾契約書、または合意締結証明書を発行しなければならないケースも多くあります。

法務や営業事務の部門では、顧客別に契約締結が完了しているどうか管理するために、Excelで契約管理台帳を別途作成し、郵送で契約書受理を確認したのちにExcelのステータスを変更するなど個別に管理している場合が多くあります。
しかし、クラウドサインとExcelで二重管理をしているとステータスの更新漏れや、契約未定結のまま納品をしてしまうなどの問題が発生します。
Excelでの契約ステータス管理とクラウドサインが二重管理になってしまのが2つ目の問題点なのです。

そして3つ目の課題点が、取引先担当者などの情報とクラウドサインの送付先情報の二重管理です。

別のSFA・CRMといった顧客管理システムやExcelでの顧客リストなどを利用し、取引先情報の管理を行なっている場合があります。
その場合、クラウドサインで契約書を送付する際に都度、送付先の担当者情報や会社名・部署名などを別システムやExcelのマスターから転記する作業が必要になりますが、送付先の会社名が古いままであったり、担当者が変更になったにも関わらず以前の担当者宛に送付してしまい契約に時間がかかってしまうなどの問題が発生します。

このようなワークフローシステムやエクセル契約管理台帳のクラウドサイン二重管理を解決するソリューションはないのでしょうか？

コミュニケーションプラットフォーム 「mitoco 」基本ガイドブック

CRM連携「クラウドサイン for Salesforce」

クラウドサインと他の情報との二重管理を解決する1つ目の方法をご紹介します。まずは、「クラウドサイン for Salesforce」です。図1をご覧ください。クラウドサイン for Salesforceは弁護士ドットコム社が提供するクラウドサインの機能を、Salesforceプラットフォーム上で活用できるアプリケーションです。

例えば、Salesforceの取引先情報やお客様情報・商談情報とクラウドサインが連携するので、Salesforceの取引先画面から契約状況が把握できたり、顧客管理画面からワンストップで契約書を送付できたりします。また、Salesforceの項目を契約書のテンプレートに設定し、差し込むこともできるため転記の作業も不要となります。つまり、Salesforceの顧客管理と商談管理がシームレスにクラウドサインと連携でき、Salesforce顧客管理画面から契約書の作成・送信〜契約締結までの作業が完了できます。電子契約とSalesforceの取引先の情報を一元化し、ひとつのプラットフォームで管理できるのは便利ですね。

クラウドサイン for Salesforceの料金は50,000円/月額から利用することができます。ユーザー数や送信件数によっても変動しますので、詳しくは下記参照URLをご覧ください。

Salesforceプラットフォームで稼働するグループウェア「mitoco」

クラウドサインとワークフローの二重管理を解決する2つ目の方法をご紹介します。次は、Salesforceプラットフォーム上で利用できるグループウェア「mitoco（ミトコ）」のワークフロー機能との連携です。mitocoにはスケジュールや掲示板といったグループウェア機能だけでなく、承認フローを自在に設定できるワークフロー機能があります。

Salesforceプラットフォーム上で動くアプリケーションですので、Salesforceの顧客管理やクラウドサイン for Salesforceの電子契約業務とシームレスな連携が可能です。

mitocoのワークフローで契約書類の社内申請を行い、下の画像のようにSalesforceの画面から契約書の申請・承認状況が把握できます。

また、ワークフローで社内承認が済んだ書類のみ送付ができるよう制御することもできるため、承認後の書類の差し替えや変更などを制限し、ヒューマンエラーの防止や社内のガバナンス強化にも役立てることが可能です。

下の画像にあるようにSalesforceの画面からお客様との契約状況が把握でき、締結された書類の確認が可能です。
Salesforceの画面上でワークフローと電子契約だけでなく、取引先情報も一元化できることでクラウドサインの二重管理を解消できます。 

mitocoの料金は1ユーザー1,000円/月額(5ライセンス以上)から提供されています。無料トライアルもございますので、ぜひ一度mitocoのワークフローをお試しください。

まとめ Salesforce連携で電子契約をもっと便利に

「クラウドサイン（CloudSign）とは？メリットや問題点・解決方法をご紹介」と題して、ご紹介してまいりました。一般的な契約の流れやクラウドサインのメリット・デメリットがご理解いただけたと思います。

クラウドサインを活用していると、自社で利用しているワークフローやエクセル契約管理台帳と「二重管理」に陥ってしまう問題点がありました。クラウドサイン for Salesforceやグループウェア「mitoco」を利用すれば、この問題が解決できます。

クラウドサイン for Salesforce やmitocoは、Salesforceプラットフォーム上で統合されていますので、利用するアプリケーションとデータを一元化し連携できます。テラスカイ社が提供する「クラウドサイン for Salesforce」と「mitoco 」のもっと詳しい資料があります。下記よりぜひダウンロードください。

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