【Salesforce活用術】遅延・ミスを撲滅するワークフローシステム化完全ガイド

企業活動の効率化は、多くの企業にとって避けて通れない永遠の課題です。中でも、申請・承認・決裁といった一連のワークフローは、組織のスピードと正確性に直結する重要なプロセスです。

紙やメール、部門ごとのバラバラなシステムでワークフローを運用していると、「承認が遅延している」「申請書類にミスが多い」といった問題が頻発し、業務の大きな支障となってしまいます。また営業管理のSalesforceとワークフローのシステムを別々に運用し、二重入力などが発生している企業も多いのはないでしょうか。

本記事では、このような非効率なワークフローに着目し、その整備がなぜ必要なのかを解説します。また、システム化を行う際、Salesforceというプラットフォーム上でワークフローを実装する有用性について掘り下げます。さらに、Salesforce標準機能から専用アプリまで、貴社に最適なSalesforceでのワークフロー実現方法を徹底解説します。Salesforceを利用中の方も、これから検討したいという方もぜひ最後まで読んでいただければと思います。

ワークフローが必要になる瞬間とは

「ワークフロー」とは、業務における一連の手順やプロセスを指します。特にITの世界では、申請・承認・決裁といったプロセスをシステム上で定義・実行する仕組みを指すことが多いです。

このワークフローをシステム化する必要が出てくるのは、以下のような瞬間です。

1. 業務の遅延や停滞が頻発している時

• 承認待ちの"行方不明"が発生：誰に承認を依頼したか、今どこで止まっているかがわからず、業務全体のスピードが低下している。

• 決裁に時間がかかりすぎる：複雑な階層、多数の承認者を必要とする決裁で、現場の業務が滞っている。

2. 人為的なミスや属人化が問題になっている時

• 申請書類の不備が多い：申請フォーマットが統一されていない、記入すべき情報が漏れている。それに伴う差し戻しで、担当者の負担になっている。

• 業務が特定の人に集中：承認ルートや手順の周知が徹底されておらず、特定の担当者が不在になると業務がストップしてしまう。

3. 内部統制やガバナンスを強化する必要がある時

• 監査証跡が不十分：申請・承認の履歴が紙やメールの中に埋もれており、「いつ」「誰が」「何を」承認したかという証跡の確認に時間がかかる。

• 権限が曖昧：誰がどこまでの決裁権限を持つかが明確に周知されておらず、誤った判断や不正のリスクがある。

4. 働き方改革・DX推進の機運が高まっている時

• ペーパーレス化が進まない：依然として「紙にハンコ」という文化が残り、柔軟な働き方の足かせになっている。

• データ活用ができない：申請・承認に関するデータがシステムに残らず、業務改善のための分析ができない。

ワークフローのシステム化は、これらの課題を解決するための強力な一手となるのです。それだけでなく、企業の生産性向上、コスト削減、そして法令遵守といったあらゆる側面に影響を与えます。

Salesforce上でワークフローを実装すると良い理由

ワークフローシステムは世の中に数多く存在しますが、 Salesforceというプラットフォーム上で実装することには、他のシステムにはない大きなメリットがあります。

1. Salesforce内の顧客や案件情報とワークフローデータの一元管理ができる

Salesforceは、営業活動（SFA/CRM）の中核となるプラットフォームです。例えば、「この顧客との取引申請」「この案件の見積承認」といったワークフローをSalesforce上で作成すれば、申請データと顧客・案件データが自動的に紐づきます。

2. 慣れ親しんだSalesforceのUI/UXのまま利用できる

UI/UXとは、システムにおける画面のデザインや操作感、それに伴うユーザーの体験そのもののことです。

本来、新たにシステムを導入した際は、ユーザーが馴染むための時間が必要となりますが、Salesforceを日常的に利用している企業がワークフローシステムをSalesforce上で導入した場合は、ユーザーは新たに学習する時間を設ける必要がほとんどありません。

3. システム化したワークフローの定着が促進される

SFA/CRMとワークフローシステムがバラバラの場合、情報の分断だけではなく、ユーザーは業務ごとにシステムの移動を余儀なくされ、負荷が発生してしまいます。同じSalesforceシステム上でログイン・利用できるようにすることで、スムーズに業務を遂行でき、定着化も期待できます。

4. Salesforceの強みである強固なセキュリティ

Salesforceは、非常に強いセキュリティを持つクラウドプラットフォームとして有名です。重要な決裁データを扱うワークフローだからこそ、Salesforceの万全なセキュリティ環境下で管理できるのは大きな安心材料といえます。

5. Salesforceの自動化機能（フロー）と組み合わせて強化

Salesforceのワークフローは、単なる申請・承認だけでなく、申請作成～承認後の処理まで自動化できます。

• 承認後のアクションを自動実行: 例えば、稟議が承認されたら関連レコードのステータスを項目自動更新したり、担当者に自動でタスクを作成したり、特定の関係者にメールを送信したりといった、複雑な業務プロセスを連動して自動化できます。

• 拡張性の高さ: Salesforceに標準搭載された高度な自動化ツールである「フロー」と組み合わせることで、さらに複雑で多岐にわたるビジネスロジックの実装が可能です。

Salesforce でのワークフローの実装方法

Salesforce上でワークフローを実装する方法は、主に「標準機能」を使うか、「専用のアプリケーション」を使うかの二つのアプローチがあります。

1. 承認プロセス（Salesforce標準ワークフロー）

「承認プロセス」とは、Salesforceの標準機能として用意されているワークフロー機能です。これは、レコードの承認・却下という一連の流れを定義するために使われます。

■Salesforce承認プロセスの主な機能

• 複数のステップからなる承認ルートの設定（例：直属の上司→部門長→役員）

• 承認ステップごとの承認者や承認条件の定義 ・承認/却下時に自動で実行するアクションの設定

• 申請において承認者を固定にしたり、代理承認者を立てることも可能

■導入するメリット

• Salesforceの標準機能のため、追加コストがかからない

• シンプルな承認ルートであれば迅速に構築可能

■課題点

• 複雑な日本の商習慣には対応しづらい: 多人数での合議、申請の回覧、差し戻しなど、日本の企業に多い細かな要件への対応が難しい場合があります。

• 認定アドミニストレーターレベルの知識が必須: 要件にもよりますがプロセスの作成にはSalesforce管理者～エンジニアレベルの知識を要します。

• 承認プロセス全体を管理するUIがない: 承認プロセスはオブジェクトごとに作成するため、組織全体の承認プロセスを一覧で確認・管理する手段が基本的にはありません。

■このような企業におすすめ

• 承認ルートがシンプル：「直属の上司による承認」など、承認経路や承認者が固定・単純である場合。

• コストをかけたくない：Salesforceの標準機能のため追加で費用をかけずに始められます。

• 申請の種類が少ない：数種類の申請業務であれば管理負荷もそこまでかけずに実装できます。

2. Salesforce上で動くワークフロー専用システムを使う ―mitoco 申請―

Salesforceの標準機能だけでは要件を満たしきれない場合や、システム化したい申請業務の数が多い場合はAppExchangeでの拡張アプリの検討を進めましょう。

AppExchangeとはSalesforceで利用できる拡張機能のマーケットプレイスのことで、世界の様々なSalesforceパートナー企業が便利なアプリケーションを提供しています。AppExchangeにあるアプリケーションで、ワークフロー業務のシステム化にオススメなのが「mitoco 申請」です。

「mitoco 申請」とは、テラスカイが提供する、Salesforceを基盤としたグループウェアツール「mitoco」の中に含まれるワークフロー専用のアプリケーションです。主に欧米企業の利用を前提として設計されたSalesforceの承認プロセスとは異なり、日本の商習慣に多くみられる「条件に基づいた承認ルートの変更」や「柔軟な回覧・合議」といった複雑な要件にも対応することができます。

■mitoco 申請の主な機能

Salesforceの承認プロセスに含まれる基本的な機能は網羅されています。

• 複数のステップからなる承認ルートの設定

• 承認ステップごとの承認者や承認条件の定義 ・承認/却下時に自動で実行するアクション

• 標準オブジェクト(取引先・取引先責任者・商談など)やカスタムオブジェクトのレコード情報を元にした申請

★mitoco 申請独自の機能 (承認プロセスとの比較)

承認プロセスと比較して、mitoco 申請の強みとなる独自の機能は以下です。

• 申請の回覧

• 複数人での合議 (過半数以上の承認で次のステップに進む)

• 任意の承認者まで差し戻し

• 申請者による承認者ルートのマニュアル設定

• 承認者のスキップ：承認者が長期不在などの場合などに有効

• 一括承認：承認者は自身が承認するレコードを専用画面でまとめて承認・否認することができます

• 兼務：一人のユーザーが複数部門の役職を兼務して承認行為を行うことができます

• 申請可能な期間の指定：リリース日時の指定や期間限定で利用する申請業務などに有効

その他にも、ユーザーの申請・承認用のポータル画面や専用の設定管理画面など使い勝手の面でもスムーズな業務遂行をサポートする機能が豊富です。

■導入するメリット

• 日本の商習慣向けの機能が豊富にあるため、希望した要件に柔軟に対応ができる

• 組織の変動に対して事前に準備・対応することができるため、メンテナンス業務の改善につながる

• UIが整った専用アプリのため、現場のユーザーへの定着化の促進や、負荷軽減が期待できる

• 構築や管理のしやすさも考慮されているため、簡単に構築ができる

■このような企業におすすめ

• 承認プロセスでは対応できない要件があり困っている：上述のような回覧やスキップなどの要件が必須の場合はmitoco 申請をご検討ください。

• 人事異動が多くシステム対応に追われている： 人事の変化に伴うフローの対応が必要になった場合も、リリース設定を事前に準備できるので余裕を持って対応ができます。

• 申請業務の種類が多く管理負荷が高い：部門ごとに独自の申請業務が複数あるなど申請の種類が多岐にわたる場合は、専用の管理画面があるmitoco 申請が有効です。

• 承認業務が特定の人物に集中してしまっている：月末に承認業務が集中する、一人が大量の承認を行うなどが発生している場合も、mitoco 申請はまとめて承認ができるため改善が期待できます。

「mitoco 申請」の導入方法は？

選べる２種類のトライアル

mitoco申請はご検討フェーズに合わせて複数のトライアルをご用意しています。

■かんたんトライアル

かんたんトライアルとは、構築済みの専用組織をご利用いただける検証方法です。構築済みの申請フローをそのままお試しいただけるうえ、ご自身で新たなフローを作成して簡易的に動作チェックをすることもできます。

■しっかりトライアル

しっかりトライアルとは、現在Salesforceをご利用中の場合に利用できる、少し時間をかけた検証ができるプランです。Sandbox環境を用意いただき、そちらにmitoco 申請をインストールして構築を進め、実際の環境を想定して検証をしていただくことができます。

専門のエンジニアのアサイン＆設定支援も可能です

「mitoco 申請に関していろいろ質問したい！」「こんなフローは組める？」といった方は、担当営業をアサインの上、導入に向けたご相談を承ります。また、エンジニアをアサインし、有償での導入支援を行うことも可能です。導入から要件の実現まで、徹底的にご支援します。

ワークフローの最適化は、DXの第一歩としてオススメ

ワークフローのシステム化とは、単に紙をなくす「ペーパーレス化」だけで完結はしません。

重要なポイントは、「ビジネスプロセスの明確化」「業務スピードの向上」「厳格な内部統制の実現」という、企業経営の根幹に関わることそのものです。

まとめ：ワークフロー導入の３つのキーポイント

いつ必要になるか：業務遅延、人為的ミス、監査リスク、ペーパーレスの壁に直面した時。

なぜSalesforceか：顧客・案件データとのシームレスな連携、強力な自動化（フロー）との統合が最大の強み。

どのように実装するか：

　①シンプルなフロー　Salesforce標準の「承認プロセス」からスタート。必要に応じてフローで自動化をする。

　②業務にマッチしたフロー　「mitoco 申請」のような日本の商習慣に特化した専用アプリの導入を検討。

貴社が抱える業務のボトルネックを解消し、よりスピーディーで正確なビジネス運営を実現するために、この機会にまずはSalesforce上でのワークフロー最適化を検討してみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステムの導入についてもっと知りたい方は以下の資料もご参考ください。