Salesforceの定着化 管理者が向き合うべき3つのハードルとその解決策

Salesforceの管理者が定着化に悩むケースがあります。Salesforce定着化は機能面や操作面も大事ですが、もっと違う視点で向き合うべき問題があります。「入力しない」「管理者（マネージャー）が見ない」「システムがバラバラで使いづらい」、このような問題点にスポットを当て、Salesforceを導入したが入力・活用が定着しない際の、3つのハードル点と解決先をご紹介していきます。
「機能と操作が大事だ！」と思っている管理者のみなさんは、少し考え方を変えてはいかがですか？Salesforceの定着化と活用方法を一緒に考えてみましょう。

Salesforceの定着化 管理者が向き合う3つの課題とその解決策

多くのSalesforce管理者の悩み「定着化」とは？

Salesforceは世界で最も利用されているCRM/SFAのクラウドサービスです。社内の様々な情報をどんどんSalesforceへ集約し、業務プロセスを自動化していくことで、よりスムーズに業務を進めていくことができるため、ビジネスユーザーから強い支持を得ています。
また、SalesforceはCRM/SFAの他にも、コールセンター、フィールドサービス、ポータルサイト、開発プラットフォームなど、様々な業務で活用できる多くのサービスが提供されています。

Salesforceの管理者の多くが感じる課題のひとつが、Salesforceの定着化です。
Salesforceの社内活用やデータ入力が定着しないといったことは、複数の企業に共通して見られる課題もあるようです。
もちろん、各企業や業界独自の問題もありますが、Salesforceの基本を抑えることで定着化につながります。

特にSalesforceを導入したばかりの企業の管理者は、運用や現場への定着に様々な課題や不安を抱えています。今回のブログでは、これらの課題から3つを上げ、その解決策をご紹介していきます。

Salesforce管理者が向き合う3つのハードル

• 「ユーザーが入力しない」利用者やなかなかSalesforceに入力をしない

• 「マネージャーが見ない」マネジメント層がログインせず、営業活動のPDCAを回せない

• 「システムがバラバラで使いづらい」社内システムが多く、Salesforceの利用優先度がさがってしまう。

   

ユーザーが入力しない

営業担当が日々の活動を入力してくれないのは、Salesforceの運用を始めたばかりの企業によくある悩みです。Salesforceの運用が軌道に乗らない企業が抱える課題の、最も多い原因が「ユーザーが入力しないこと」と言えるでしょう。

Salesforceは、訪問の履歴や営業の商談の進捗などの情報が入力されていかないと、導入当初に意図していたレポートを出力することができず、その機能を十分に発揮できません。かといって必須入力の項目を増やすと、今度は入力自体が面倒になってしまいます。
導入当初に、理想像から多くの入力項目やルールを設定したが、現場の社員が入力してくれないといった問題はどうすれば解決できるのでしょう？

【解決策】目的を何度も現場に落とし込み、きちんと入力するメリットを示す

Salesforceを利用開始時の社内説明会ではきちんと伝えていたのに、なぜか現場が協力してくれない。入力してくれない理由を改めてヒアリングしてみると、「何のために営業管理をしたいのか、理由が分からない」と言われてしまうケースは、意外とよくあることです。もちろん、「3年以内に売上を◯%上げる計画」「データに基づいた新しい営業スタイルを確立する」などの目的・理由は事前に伝えていますが、入力するメリットが現場側でイメージできていないと、活用どころではありません。

「なぜSalesforceを活用するのか」という目的を常にリマインドし、現場の営業へ浸透させていきましょう。
営業側の協力体制構築を推進するには、一般的には経営層などからのトップダウンで始まることが多いですが、もし社内にSalesforceの導入目的に共感するマネジメント層が複数いる場合は、ボトムアップのアプローチも有効です。導入の目的や効果について、トップ層（社長、事業部長など）にしっかりと説明し、何度も現場に落とし込んでいきましょう。

またSalesforceの管理者の立場でできることとして、入力の手間を減らすための項目の見直しや、自動登録などのオートメーション機能を活用をしていきましょう。貴重な営業担当の活動時間を奪わないように、日報用にスマートフォンからも入力しやすい画面を作ったり、外出先からは必要最小限の項目を入力させたりするなど、業務フローの検討も必要です。

ツールで入力定着化を解決：グループウェア「mitoco」

Salesforceへのデータ入力のメリットや、目的を説明しても実際にはなかなか入力されないのが実情です。組織文化として、Salesforce活用が根付くまでには時間もかかります。

その際にツールでSalesforce活用をサポートする方法もあります。グループウェア「mitoco」はSalesforce上で利用できるグループウェアです。mitocoには見やすいカレンダーやワークフローといった機能が揃っており、勤怠管理機能も追加することで、毎日朝オフィスに着いたらSalesforceを開くという習慣づけができます。
さらに、カレンダーでお客様への訪問予定を入力する際に「取引先」などを選択することで、自動的に取引先に紐づく活動情報が蓄積されます。

mitocoのIDがあれば、Salesforceのライセンスを持っていない部署とも「取引先」「取引先責任者」、カレンダーといった情報を共有できるので全社の情報共有基盤として利用することができます。

Salesforceで社内業務を進めることで、毎日データを入力する仕組み作りができます。

画面イメージや機能がわかる コミュニケーションプラットフォーム「mitoco 」基本ガイドブック

管理者（マネージャー）が見ない、使えない、使わない

Salesforceは導入しただけでは効果がありません。部下がせっかくSalesforceにデータを登録しているのに、マネージャーは自分の仕事に精一杯でSalesforceを見ないどころか、操作方法も覚えないというケースはないでしょうか？マネージャーがSalesforceを見ない、使えない、使わないという悪いサイクルに陥ってしまうと、活用どころではありません。

マネージャーがSalesforceを見ないと、Salesforceを介した部下とのコミュニケーションが後回しになってしまいます。これでは部下も、何のために Salesforceを使っているのか分からなります。どうすれば解決できるのでしょう？

【解決策】Salesforceの部下のデータをしっかり見て、指示を出せるようにする

業務改善や売上アップの成果を上げるには、メンバーから集まった商談データを分析して、仮説をたてて、ネクストアクションをきちんと指示出しする必要があります。大切なポイントは、マネージャーが商談や活動のデータをきちんと見て、レスポンスを返すサイクルを作ることです。

ITに苦手意識があるマネージャーもいるでしょう。Salesforce専門のメンターやサポートチームを配置し、質問や問題が生じた際に迅速に対応できる体制を作っておくのも良いことです。また、先んじて効果を出している他の営業マネージャーを成功事例として称え、社内に広報活動していくことも大切です。成功者のフィードバックを収集し、お互いが教え合う協力体制をつくりつつ、システムやプロセスの改善を進めることで、ハードルを下げることができます。

ITが苦手なマネージャーに対しては、シンプルな活用方法から慣れてもらうことを提案することも良いでしょう。例えば、タスク管理もその解決策のひとつです。クラウド型グループウェア「mitoco（ミトコ）」のタスク管理機能は、Salesforceから複数のメンバーへ同時にタスクを作成し、メンバーへ依頼したタスクの進捗状況がひと目で確認できるので、マネージャーにとっては使いやすい機能です。

ツールでデータ活用をサポート：「mitoco AI」

Salesforceはレポートやダッシュボードなどで蓄積されたデータを簡単に可視化できるシステムですが、見たいデータやダッシュボードを作成するには知識が必要です。
部門長やマネージャーは他の業務でも忙しく、なかなかデータ分析のための時間が取れないのが実情ではないでしょうか？

その際にSalesforce上のデータの分析やレポーティングをサポートしてくれるツールがあると非常に便利です。BIツールなどで複雑な分析を行うことも可能ですが、BIツールでは定点・定期での分析に限られてしまうことも。

そんな時におすすめのツールがmitoco AIです。
mitoco AIは、自然言語のチャット形式で問い合わせるだけで、Salesforce上のオブジェクトやデータをAIが取得・分析してくれるツールです。
「今月の営業部の受注商談を表示して」「今月の受注製品をグラフで表示して」など問いかけるだけで、AIが瞬時に回答します。さらに、オブジェクトに関するデータだけでなく企画書やマニュアル、提案書といったドキュメントをRAG機能に読み込ませることで、資料にそった回答を行うことも可能です。

せっかくSalesforceに蓄積したデータの有効活用や分析の定着化には、AIソリューションが有効です。

Salesforceをもっと活用している企業12社を一挙にご紹介 mitoco導入事例集

システムがバラバラで使いづらい

Salesforceは営業が主体的に導入を進めることが多いシステムですが、全社員が使用するグループウェアは、情シスや総務が主体で検討されがちです。その結果、Salesforceとは別のシステムを導入することがよくあります。営業側はSalesforce内で業務を完結させたいのに、全社で使っているグループウェアが中心に運用されることが多いため、Salesforceが孤立してしまうケースがあります。

また、グループウェアではSalesforceのように「取引先や商談に、営業の活動を紐づける登録」ができないため、営業の行動分析に支障が出るケースもあるようです。かといって、営業管理機能を使わない社員に対して、Salesforceライセンスを導入するにはコスト面での課題が大きくなってしまいます。どうすれば解決できるのでしょう？

【解決策】　Salesforceと連携できるグループウェアで定着化

クラウド型グループウェア「mitoco」は、Salesforceプラットフォーム上で稼働するグループウェアです。Salesforceと標準で連携しており、カレンダーの共有や承認ワークフロー、取引先や取引先責任者の参照など、ひとつのプラットフォームで全社の業務を進めて、コミュニケーションを取ることができます。Salesforceのライセンスを持っていない社員でも、1ライセンス1,000円のmitocoライセンスだけで利用できるので、社内に展開しやすいことも特徴です。

更にはアプリを追加することで、契約管理、勤怠管理、販売管理などの機能を追加していくことも可能です。

まとめ 定着化は目的とメリットの共有から

「Salesforceの定着化 管理者が向き合うべき3つのハードルとその解決策」と題して、ご紹介してまいりました。Salesforceを導入した最初の段階で陥りやすい、3つの問題点と解決策がご理解いただけたかと思います。

Salesforceユーザーは"入力する人"と"見る人"の双方にメリットがあってこそ、その先に活用と導入目的の達成が待っています。これこそSalesforceの管理者が向き合うべき問題であり、Salesforceの定着化で重要な部分なのです。

Salesforceの定着化にお悩みの方は、クラウド型グループウェア「mitoco」をご検討いただけますと幸いです。セールスフォース定着化についてご説明しているわかりやすい資料をご用意しました。ぜひダウンロードして、ご覧ください。

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