SalesforceとAppExchangeを活用し経費精算を効率化！

Salesforceを導入している企業において、営業活動の管理は効率的に行われている一方で、営業日報や経費精算といった付随業務に手間取っていませんか ？特に、Salesforceカレンダーに訪問予定などを入力していても、社内グループウェアとの二重入力が発生したり 、その予定を基にした交通費を経費精算システムに転記したりする作業は、多くの時間を費やし、ミスの原因にもなりかねません 。

こうした課題を解決し、経費精算業務の大幅な効率化を実現するのが、AppExchangeで提供されているコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」と、その拡張アプリ「mitoco Work 経費」です 。これらの製品はSalesforceプラットフォーム上で動作するため、データのシームレスな連携を可能にします 。二重入力や転記の手間を解消し、Salesforceで経費精算を効率化する方法をご紹介します 。

経費精算システムの導入メリットを解説

経費精算は、企業活動において発生する多岐にわたる費用を管理する上で欠かせない業務です。しかし、従来の紙ベースやExcelでの運用は、申請者、承認者、経理担当者それぞれにとって大きな負担となっていました。経費精算システムを導入することで、こうした課題を解決し、企業全体の生産性向上につながる様々なメリットがあります

経費精算の効率化・ミス削減

経費精算システムを導入する最大のメリットの一つは、申請者側の工数削減と入力ミスの防止です。

• 申請業務の簡素化
  交通費精算においては、システム連携により、経路検索サービスの結果を取り込み、自動で正確な運賃を計算できます 。また、領収書をモバイルで撮影してアップロードするだけで、紙の原本保管が不要となる電子帳簿保存法に対応した運用も可能になります。
  

• 入力ミスの防止
  経路検索やAI-OCRによる領収書読み取り機能の活用により、運賃や金額の手入力が不要になり、計算ミスや転記ミスのリスクを大幅に軽減できます。
  

• 一括精算
  毎日の交通費や複数の領収書情報をまとめて一括で精算申請できる機能により、月末などの繁忙期における申請業務の時間を大幅に短縮できます 。

管理者の確認負担の軽減

経費申請の承認を行う管理者や経理部門においても、システム化は大きなメリットをもたらします。

• 承認状況の可視化
  承認待ちの申請が一目で分かる画面で表示されるため、承認漏れを防止できます。
  

• モバイルでの承認
  外出先や移動中でもモバイルアプリから申請内容の確認・承認ができるため、場所や時間にとらわれず迅速に承認作業を進められ、申請の滞留を防ぎます。
  

• 自動チェック機能
  経路検索サービスとの金額差異など申請内容の不備チェックや、規定額を超える経費に対するアラート表示など、システムが自動で確認をサポートするため、管理者の確認作業の負担を軽減します 。

組織のガバナンス強化

経費精算のシステム化は、不正防止やコンプライアンス遵守にも寄与し、組織のガバナンスを強化します。

• 不正利用の防止
  経費の事前申請・事後精算の承認や、承認ルートの分岐設定機能（ワークフロー機能による）により、申請の妥当性を確認できます。
   

• ルールの徹底
  役職や金額など、複雑な条件分岐を持つ承認ルートをシステム上で実現することで、日本の商習慣にも合わせた厳格な社内ルールの適用を徹底できます。
  

• 証憑の電子保管
  電子帳簿保存法の要件に対応した形で領収書などの証憑を電子的に保管し、タイムスタンプの付与により改ざんリスクを排除することで、コンプライアンス体制を強化します。
  

• 経費状況の可視化
  経費レポート機能により、部門別や取引先別の経費消化状況をグラフィカルに可視化し、経費の無駄を特定したり、営業活動との相関関係を分析したりするなど、経営層や管理部門の次のアクションを考察する材料を提供します。

Salesforceをもっと活用している企業を一挙にご紹介 mitoco導入事例集　　

Salesforce(セールスフォース)上で利用できるグループウェアと経費精算システム

Salesforce上で利用できるグループウェア・経費精算システムとして、AppExchangeで提供している「mitoco」とオプション製品である「mitoco Work 経費」についてご紹介をします。
前述のSalesforceカレンダーとグループウェアの二重入力や、経費精算システムへの転記負担などをどのように解決し、業務効率化が可能か具体的にご紹介いたします。

Salesforceとカレンダーの連携で交通費精算の工数を大幅に削減減

営業担当者にとって、顧客訪問のための移動は日常的な業務の一部です。訪問前には、多くの方が経路検索サービスを利用して最適な移動手段や所要時間を調べます。しかし、これがそのまま経費精算に直結しないため、月末や移動後に再度経路を調べ直し、運賃をシステムに入力するという二重の手間が発生しています。これは非常に非効率であり、申請忘れやミスの原因ともなります。

この課題を解決するのが、Salesforceとシームレスに連携するグループウェア「mitoco」のカレンダー機能です。

mitocoカレンダーは、Salesforceのスケジュールと同期しながら、予定登録画面で「駅すぱあと」と連携した交通経路の検索を可能にします。お客様との訪問予定を登録する際に、出発地と目的地を入力するだけで、正確な交通経路と運賃を検索し、その運賃情報をそのままスケジュールに登録できます。これにより、訪問のための情報収集と経費の記録を同時に完了させることができます。

そして、経費精算アプリ「mitoco Work 経費」と連携させることで、月末の経費申請時には、mitocoカレンダーのスケジュール登録時に入力した交通費情報が、そのまま経費申請のデータとして利用可能になります。
申請者は、過去のスケジュールを一覧から確認し、チェックを入れるだけで簡単に申請データを作成できます。再度経路検索を行う必要がないため、申請にかかるプロセスを大幅に削減できる上、営業活動と経費精算が直結することで、日々の移動費の申請漏れを確実に防ぐことができます。

Salesforceを日常の活動管理の中心に置きながら、経費精算というバックオフィス業務を効率化することで、営業担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が実現します。

あらゆる申請・承認を一元管理。Salesforceと経費精算システムを使い分ける必要ナシ

多くの企業では、営業部門が利用するSFA/CRM（Salesforce）とは別に、経費精算専用のシステムを導入しています。この結果、営業に関連する稟議や申請はSalesforceのワークフローで行い、経費申請は別の経費精算システムで行うというように、業務の種類によって利用するワークフローが分断されてしまいます。

申請者にとっては、システムを何度も切り替えてログインする手間が発生するだけでなく、承認者にとっても、通知がバラバラのシステムから届くため、承認漏れや承認の遅延につながる大きな原因となります。コミュニケーションプラットフォームであるmitocoは、Salesforceのプラットフォーム上に構築されており、この「ワークフローの分断」という課題を一掃します。

• 申請・承認のワンプラットフォーム化
  mitocoのワークフロー機能を利用することで、日々の営業活動に関する稟議や社内業務に関する申請はもちろん、経費申請に関するワークフローも、すべて同じプラットフォーム（Salesforce）上に一元化できます。
  

• 承認業務の効率化
  承認者は、Salesforceの画面、またはmitocoのモバイルアプリから、経費精算やその他の稟議など、種類の異なる申請をまとめて確認できます。これにより、システムの見落としが減り、承認作業がスムーズになるため、承認スピードの向上に直結します。

複数のシステムを使い分ける必要がなくなることで、従業員は迷うことなく申請・承認作業を進められ、システム管理部門にとっても、管理対象を一つに集約できるという大きなメリットが生まれます。

取引先情報を中心に、経費を集計・分析できる

経費精算システムを導入する大きな目的の一つは、単なる精算業務の効率化に留まらず、経費データを経営分析や営業活動の評価に活用することです。

mitoco Work 経費では、経費申請時にSalesforceの取引先や取引先責任者といった既存の顧客情報と経費データを紐づけて管理できます 。これにより、これまでバラバラに管理されていた「誰が」「いつ」「誰に対して」「いくら」使ったのかという経費情報が、顧客情報と一体化されます。
この統合されたデータは、Salesforceの強力なレポート・ダッシュボード機能を用いて、様々な角度から可視化・分析することが可能になります 。

このように、mitoco Work 経費は、単なる経費精算の効率化だけでなく、経費データを経営資産として活用するための基盤を提供し、営業活動とコストの相関関係を明確にすることで、データに基づいた経営判断やコスト管理の最適化を強力にサポートします 。

Salesforce上で業務を統合することで社員も管理者も業務がスムーズに 

ワークフローに限らず、使うシステムが多数あると社員の負担が増すリスクがあります。
カレンダーはこれ、メールはこれ、経費精算はこれ…となると大変ですし、システムを管理する側も手間が増えますよね。つまり、バラバラのシステムを使うととても不便だということです。 

mitocoは「あれこれやらず、これだけmitoco」を目指しています。
スケジュール登録・社員同士でのコミュニケーション・ワークフロー・経費精算といった業務をワンプラットフォームで行うことができるので、社員も管理者も業務がスムーズになるはずです。 

まとめ Salesforceに経費精算やワークフローを統合すればより便利に！

本記事では、Salesforce上で動作するグループウェア「mitoco」と経費精算アプリ「mitoco Work 経費」を活用することで、企業の経費精算業務が効率化され、組織全体の生産性向上に貢献する仕組みを解説しました 。 多くの企業が抱える「二重入力」や「転記の手間」 、「申請・承認のワークフローの分断」 といった課題は、Salesforceという優れた基盤を活かしきれていないことに起因します。しかし、mitocoとmitoco Work 経費を導入することで、Salesforceを中心とした真のワンプラットフォーム化が実現します 。

Salesforceプラットフォームをバックオフィス業務にまで拡張することができ 、経費精算や社内申請といった間接業務の負担を軽減 、従業員一人ひとりがコア業務に集中できる環境を整備することは、競争力の高い組織をつくる上で不可欠です。

Salesforceのポテンシャルを最大限に引き出し、業務効率化とガバナンス強化 を同時に実現するソリューション、mitocoとmitoco Work 経費の導入を、ぜひご検討ください。