営業日報の作成が面倒くさい…効率化のポイントを解説

企業で働く人の多くが、自身の業務の報告や共有のために日報を作成しているのではないでしょうか。
特に営業部門においては日々の営業活動を部内・課内で共有し、チームで目標数値を達成するための営業日報を活用しています。
改めて、営業日報の目的やメリットをご紹介します。
そして実は、多くの人が日報の作成を面倒くさいと感じているのではないでしょうか。営業日報が負担に感じる理由と、効率化のポイントをお伝えします。

営業日報とは

営業日報は、営業担当者が日々の業務内容や所感などを記録するための重要なツールです。
訪問件数や商談内容、クライアントからのフィードバックや依頼を受けた事項など、その日の営業活動に関する詳細を営業日報としてまとめます。
日報はただの記録ではなく、営業パフォーマンスの改善や営業戦略の策定に役立つ情報源となります。また、営業部長やリーダーがチームの進捗状況を把握し、チームの営業活動を管理しながら、必要な支援や指導を提供するための基礎データとなります。
しかし、その必要性に反して、営業日報の作成はしばしば営業担当者にとって負担となることもあります。
その理由や解決策、営業日報の効果的な活用方法についても後述します。

営業日報の目的とは？

営業日報の目的は主に、営業活動の結果や経過を端的にまとめ、営業部内やチーム内で活動の情報を共有するためです。
また、新人教育の一環としてどのような活動を行ったかを日報に記載させ、OJTや教育担当者が日報をもとにフィードバックを行うといった活用もされます。

営業部門以外でも日報として、日々の業務や活動の内容を報告することがありますが、営業部門での日報は主にお客様に対しての活動内容が中心となるので、書き方や内容としてはどの顧客に対して、どのような活動(新規訪問・フォロー訪問・見積もり提出など)を行い、どのような反応が得られたかといった項目が中心となります。また、活動の報告とともに提案に使った、提案資料などを共有することもあります。
また、営業担当者・管理者(マネージャー)に分け、以下のような目的もあります。

営業担当者における目的

営業担当者自身が自分の営業活動を振り返ることを目的として営業日報を活用します。
営業日報にはその日の訪問先や商談内容、結果などを詳細に記録します。これにより、成功した営業のポイントや失敗から学べること、改善すべき点などを自己分析することができます。また、次回の商談に向けてのアクションプランを立てるための情報となります。
また、お客様からの要望「来週までに見積もりが欲しい」「提案の方向性を変え、今週中に再度提案を行ってほしい」といった内容を記載することで、自身が行うべきタスクの管理にもつながるといったメリットがあります。

マネージャーにおける目的

マネージャーや上司が営業担当者の活動を把握し、適切な指導や支援を行うといった目的があります。
営業日報を通じて、担当者の営業スキルやクライアントとの関わり方、時間管理能力などを評価し、必要な教育やトレーニングを提供することが可能となります。また、各営業担当者の状況を理解することで、営業チーム全体の強みや弱点、問題点を把握し、戦略的な意思決定を行うための重要な情報源となります。
営業部門においては売り上げなどの目標数値を達成することが重要となりますが、営業日報を確認することで、どの商談が進捗していて受注角度が高そうかといった予実管理をする上でのひとつのツールでもあります。

営業日報のメリット

前述のように営業担当者の振り返りや次回営業活動へのタスク管理、上司がチームを管理しマネジメントする上で使われる営業日報ですが、個人のスキルアップから組織全体の営業力強化まで、多方面にわたるメリットを提供します。
お客様への訪問などの営業活動以外に報告のための営業日報の作成は、時間もかかり面倒だと感じる方も多いかと思いますが、メリットを理解することで意欲的に取り組めるようになります。
以下にメリットの一例を紹介します。

営業力を均質化できる

まず、営業力を均質化できることが挙げられます。営業日報により、営業担当者の活動内容や成果が可視化されます。これにより、営業部門全体の営業手法やスキルの水準を均一に保つことが可能となります。商談の成約率が高い営業担当者のトークスクリプトや、提案資料連プレートなどの共有にもつながります。
営業担当ごとの活動量もリーム内で共有できるので、リソースの配分も管理できチームでの営業力アップにつながります。

個人に合わせた指導やアドバイスが行える

また、営業日報はマネージャーにとって、担当者の個々の強みや課題を把握し、それに合わせた必要な指導やアドバイスを行うための重要なツールです。
初回訪問から提案・見積もりまでに時間がかかる営業担当には過去の資料の共有や、近しい案件の見積もりの共有といったサポートが可能です。また、新規訪問が苦手な担当者には一緒に同行し、ヒアリングの精度を改善するための指導を行うといったことにもつながります。

営業部門の課題改善に役立つ

さらに、営業日報は営業部門全体の課題改善に役立ちます。営業日報を通じて、営業プロセスや顧客対応、商品の強みや弱みなど、様々な視点からのフィードバックが得られます。お客様からの声や、商談が成立しなかった際の敗退理由などを営業日報にまとめておくことで、振り返りができます。
この情報を活用することで、営業部門の改善点を明確にし、具体的な改善策を立案できます。
また、サービスや製品の機能や価格で受注できないといった課題も明確になり、営業部門だけに留まらず全社的な業務改善につながるといった可能性もあります。

営業日報作成が負担に感じる理由

営業日報の必要性やメリットはわかっているが、実際に毎日営業日報を作成するのは正直面倒だと感じている営業担当者も多いのではないでしょうか。
営業活動として毎日多くのお客様先へ訪問し、オフィスに戻るのは夕方以降となってしまいます。さらに帰社後はお客様へのフォローや資料の送付など多くのタスクがあり、営業日報に記入している時間がないといった状況が現実かと思います。
以下のような理由から、なかなか営業日報の作成・共有が進まないといったことが多くあります。

記入が大変

営業日報の作成が負担に感じる一つの大きな要因は、「記入が大変」という点にあります。
営業担当者は一日の大半を外回りやクライアントとの会議など、フィールドでの活動に費やします。そのため、営業日報を詳細に書き記すことは、時間的にも精神的にも大きな負担となり得ます。特に、営業活動の結果やクライアントからのフィードバックなどを具体的に記入することを求められると、その作業は非常に困難に感じられるでしょう。また、一日の終わりになると、多くの営業担当者は疲れているため、営業日報の作成に必要な集中力やエネルギーを持ち合わせていないこともあります。さらに、日報のテンプレートが複雑であったり、フリーコメントでの記入項目が多いと感じると、その負担感は増大します。

日報が使われていない

日報が使われていないと感じる点も営業日報作成が負担に感じられる一因です。
営業担当者は営業日報を書く時間と労力を使い作成しますが、その結果が具体的なフィードバックや改善のアクションに結びつかない場合、その作業は無意味、あるいは単なる形式的なものに感じられます。これは特に、マネージャーが日報を定期的にチェックしない、または日報の内容に基づいて所感をコメントするなど具体的なアクションを取らない場合に顕著です。
その結果、営業日報の運用が形骸化してしまい、営業担当者は日報作成の意義を感じられないため、日報の品質が低下する可能性があります。また、営業日報が適切に活用されないと、営業担当者とマネージャーの間でコミュニケーションの障壁が生じ、組織全体の生産性やパフォーマンスに影響を与える可能性があります。そのため、営業日報の適切な活用とフィードバックは、日報作成の負担軽減と営業パフォーマンス向上のために重要な要素となります。

目的が共有されていない

営業日報作成が負担と感じる理由の一つに、その目的が明確に共有されていないといった場合があります。営業日報の目的が曖昧であると、営業担当者には何を書いていいのか、またどの程度詳しく書けばよいのかがわからないため、日報作成の負担感が増す傾向にあります。また、営業日報作成の目的や重要性が明確に伝わっていないと、営業担当者は営業日報の価値を理解できず、日報作成に対するモチベーションが低下します。

この問題は、マネージャー側からの目的の説明不足が原因であることが多いです。営業日報の目的を具体的に説明し、それが営業活動をどのようにサポートするのかを明確にすることで、営業担当者は日報作成に対する意識改革が可能となります。また、日報の目的が共有されていない状況は、営業担当者が日報をただ義務として捉え、形骸化する可能性があります。

そのため、営業日報の目的を明確に共有し、それがどのように営業活動に寄与するのかを理解させることで、営業担当者の日報作成に対する意識や認識を改善し、日報作成の負担感を軽減することが可能となります。目的のためにどの程度の粒度で各項目を記入する必要があるかを、例文などを用いて説明することも有効でしょう。

営業日報の定着化のポイント

営業日報の定着化は、管理者と営業担当者双方のコミュニケーションと理解に依存します。まず、その重要性と目的を全員が理解していることが重要です。具体的には、営業日報がどのように営業の成果向上に寄与するのか、また、個々の営業担当者にとってどのようなメリットがあるのかを示すことが求められます。
また、営業日報の作成の負担を軽減するために以下のような工夫も効果的です。

営業日報のフォーマット・ひな形の見直し

日報の定着化には、営業日報のフォーマットの見直しが重要です。従来のフォーマットが書き込む内容が多すぎる、または項目の必要性が低いと感じられる場合、それは営業員にとっての負担となり、日報の継続的な記入を妨げます。フォーマットの見直しは、この問題を解決する一助となります。
エクセルで営業日報を作成しているといった企業も多いと思いますが、日付などを記入する際にテキストで入力するフォーマットになっていないでしょうか？毎回テキストで入力するのは大変なため日付はカレンダーから選択し記入するといった見直しをしましょう。また、訪問の目的などある程度の選択肢が限られているものは、選択項目としてプルダウンで入力できるようにしましょう。機械的に選択していくとある程度必要項目が埋まるようなフォーマットにすると、営業日報作成時の負担が軽減します。チーム内で日報をまとめる際にも、書き方が統一されデータの入力規則が揃っていると分析もしやすく、使いやすい営業日報となります。

不要な項目の洗い出し

営業日報の定着化において重要なポイントの一つが、不要な項目の洗い出しです。日報作成の負担を軽減するためには、日報の内容を見直し、本当に必要な情報だけを残すことが必要です。
例えば、過度に詳細な活動記録や、すべての顧客とのやりとりなど、日報作成に時間を取られがちな項目は必要でしょうか？営業の現状や課題、改善点を具体的に把握するために必要な情報は何でしょうか？営業担当者とマネージャーの視点を交えて、日報に記載すべき項目を再定義することが、日報作成の効率化につながります。この洗い出し作業は、営業日報が営業力の均質化や個別指導、部門課題の改善に役立つツールとなるための基礎作業とも言えます。不要な項目を排除し、必要な情報だけを簡潔に記録することで、日報作成の負担を軽減し、同時に日報の質も向上させることが可能となります。

ツールの活用

営業日報の定着化における重要なポイントの一つがツールの活用です。これまで手書きやExcelでの作成が主流だった営業日報ですが、最近では多くの企業がCRMやSFAといった営業支援ツールを活用するようになってきました。これらのツールは、営業活動の履歴を記録し、それを基にレポートや営業日報を作成する機能を備えています。また、クラウドで使えるシステムであればスマートフォンやタブレットからも入力できるため、外出先からでもすぐに日報を作成することが可能です。訪問や出張など外出が多い営業マンには、クラウドで使えるツールがおすすめです。
ツールを活用することで、営業担当者が日報作成にかける時間を大幅に削減できます。その結果、営業活動に集中できる時間が増え、結果的に営業成績の向上につながる可能性があります。また、ツールによる自動化は記入漏れや誤記の防止にも繋がります。

しかし、単にツールを導入するだけでは営業日報の定着化は難しいかもしれません。ツールの使い方を理解し、積極的に活用するための研修やサポート体制が必要です。また、ツールが提供する情報をどのように活用するか、具体的な活用例を示すことで、営業担当者の理解とモチベーションを高めることも重要です。ツールの活用は営業日報の定着化だけでなく、営業全体の効率化や結果の向上にも寄与します。

営業日報の効率化にはグループウェア「mitoco」がおすすめ

前述のように、営業日報の定着化や効果的な活用にはシステムやソフトの導入、SFAやCRMといったツールの活用が最適です。実際に営業管理のためのSFAとしてSalesforceなどを導入している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、ツールを導入していてもなかなか営業活動の報告が入力されないといった企業も多くあります。いくらスマートフォンやタブレットなどのアプリで入力ができても、訪問終了後に顧客情報を検索し、商談を紐付け、詳細を記入するといった作業が面倒なことには変わりありません。

グループウェア「mitoco」はカレンダーやワークフロー、ToDo管理などの機能を有したグループウェアです。月額1ユーザー/¥1,000と安価に利用できるので、比較的導入がしやすいツールです。
なぜmitocoが営業日報の定着化・効率化におすすめかというと、まずクラウドで利用できるため場所を選ばずに入力ができます。そしてSalesforceプラットフォームを稼働環境としているため、Salesforceの取引先などのデータベースの情報をカレンダー登録時に紐付けすることができます。
さらにカレンダーの入力項目として営業日報に必要な項目を追加することができ、訪問を終えた際にカレンダーから訪問目的や、提案したサービス、お客様からのフィードバックなどを入力するだけで営業日報の入力が終了します。
レポート機能を使い、活動の履歴を出力できるので改めてExcelなどで日報を作成せずとも、下記のような営業日報の出力が可能です。

ｍitocoカレンダーの予定から活動日報を作成する方法

営業日報ようにExcelへの二重入力などの必要がなく、スケジュール管理など日々の業務の延長で営業日報の作成を効率化することができます。
グループウェアmitocoとmitocoモバイルアプリで営業日報作成を効率化してはいかがですか。