Salesforceで帳票活用！入力効率がアップするツールをご紹介

多くの企業で導入されているSalesforceですが、帳票の作成や出力業務に課題を抱えていませんか？

日本の商習慣では、現在も慣習的な独自の出力フォーマットが必要とされ、ExcelやWordでの帳票管理が根付いている企業が少なくありません。ExcelやWord自体は柔軟に利用でき、データの入力やPDFの出力のどちらにおいても非常に便利なツールです。しかし、そもそもローカルでの利用を前提としたツールであるため、それがDX（デジタルトランスフォーメーション）を阻む一因にもなっています。

これらの課題を解決するには、Salesforceと帳票作成ツールを連携させ、入力から出力までを一貫させる仕組み作りが不可欠です。本記事では、Salesforceのデータを最大限に活用し、現場の業務効率を劇的に向上させるための帳票活用のポイントを詳しくご紹介します。

Salesforceの活用を阻む帳票の問題と効率化のポイント

改めて「帳票」とは、ビジネスのあらゆる場面で必要とされる文書やレポートを指します。例えば、顧客に提示する見積書や請求書、社内で利用する申請書などがこれに該当します。前述の通り、多くの企業では未だにExcelやWordで帳票を作成し、PDFで出力する運用が根付いていますが、具体的にどのような点が問題なのかを解説します。

「二重入力」と「慣れ」の問題

ExcelやWordを利用することで発生する代表的な問題が「二重入力」です。例えば、Salesforceで商談や売上を管理し、商品名や金額を正確に入力しているにもかかわらず、提出用の見積書を作るために同じ情報をExcelへ転記し、印刷やPDF出力を行っているケースが多く見られます。

また、帳票業務をデジタル化しようとSalesforceを導入したものの、従来の紙の帳票と画面レイアウトが大きく異なったために入力ミスが多発するという課題もあります。出力したあとにミスに気づいて修正を行い、再度出力し直すといった「出戻り」が発生してしまい、結局、使い慣れた紙の運用に戻ってしまったという失敗談も耳にします。

帳票活用を成功させ、Salesforceを定着させる2つのポイント

1. Salesforce内のデータを直接活用する

   オブジェクトに登録された金額、選択項目、取引先担当者名などが、そのまま自動で帳票に出力される仕組みが理想的です。二重入力の手間をなくすことで、データの一元管理もより確実なものになります。

2. 出力される帳票フォーマットを極力変更しない

   長年使用しているデザインやフォーマットがある場合、それに近いレイアウトで入力・出力できるようにします。システムが変わったうえに出力フォーマットまで変わってしまうと、運用面だけでなく視覚的にも現場の負担が大きくなってしまいます。最終的に出力される見積書のフォーマットを変えないことで、現場の心理的なハードルも下がり、スムーズな導入が可能です。

Salesforceで帳票作成を完結させる方法

続いて、Salesforceのデータを直接活用しながら帳票を利用する方法を説明します。 前提として、Salesforceの標準機能には自由なレイアウトで帳票を出力する機能がありません。そのため、Salesforceで帳票業務を実現する場合は、以下の2パターンが一般的です。

VisualforceやApexを用いた個別開発

Salesforceの開発言語であるVisualforceやApexを利用して、帳票ページを個別に開発する方法です。コーディングを用いるため、複数のオブジェクトからデータを取得して特定のフォーマットで出力するなど、特有のニーズにマッチした柔軟な帳票を実現できます。 しかし、自社で開発を行う場合は高度な知識やスキルが必要となり、非常にハードルが高くなります。また、外部ベンダーに開発を委託した場合は、工数に応じた初期コストや保守によるランニングコストがかかってしまいます。

画面カスタマイズツールの利用

コーディングの知識がない場合や、費用を抑えつつシステム化を進めたいという方には、AppExchangeにあるSalesforce特化型の外部ツールの利用がおすすめです。 AppExchangeとは、Salesforceで利用できる拡張機能のマーケットプレイスのことで、世界中のパートナー企業が便利なアプリケーションを提供しています。

例えば、ウイングアーク１ｓｔ株式会社の「SVF Cloud for Salesforce」は、帳票ツールの定番であるSVFをSalesforceに対応させたソリューションで、自由度の高い帳票作成が可能です。また、株式会社オプロの「帳票DX for Salesforce」も、任意のレイアウトで帳票の作成・出力ができるサービスとして知られています。

Salesforceの画面開発ツール「SkyVisualEditor」

そして、今回一番おすすめしたいツールが、株式会社テラスカイが提供する「SkyVisualEditor」です。SkyVisualEditorは、Salesforceの入力・参照画面をマウス操作のみで開発できるサービスで、その機能の一つとしてPDF帳票の出力が可能です。

上述の「SVF Cloud」や「帳票DX」が帳票出力に特化しているのに対し、SkyVisualEditorは「入力部分の課題」も解決しながら、帳票の要件も満たせる唯一のサービスです。入力画面そのものをカスタマイズできる特性を活かし、従来の帳票に近いレイアウトで入力画面を設計したり、帳票画像を背景にしてレイアウトそのままに入力・出力したりできます。これにより、「導入したけれど使い方がわからない」「どの項目が帳票に出力されるのか直感的に判断できない」といった、定着を阻む要因を排除できます。

続いて、社内帳票で特に利用頻度の高い「見積書の出力」を例に、SkyVisualEditorの特長を説明します。

既存の帳票デザインをそのまま入力画面にできる

一般的な帳票システムでPDFを出力する場合、データ入力自体はSalesforceの標準画面で行います。そのため、入力した項目が帳票のどの部分に反映されるかは、出力するまで確認できません。 慣れれば問題ありませんが、営業メンバーの入れ替わりが激しい組織や、ITリテラシーに不安がある現場では、教育工数がかさんでしまうことがあります。

その点、SkyVisualEditorは画面開発ができるため、入力画面自体を実際の帳票デザインに合わせて作成できます。そのため、利用者は「どこに何を入力すれば、どのように帳票に出力されるか」を一目で理解できます。

上記の映像は、商談レコードから見積レコードを専用画面で作成し、帳票を出力するデモです。使い慣れた帳票デザインのまま入力を進められるほか、子オブジェクトである商品明細もマスターから一括で取り込めるため、この画面だけで業務を完結できます（※Salesforceの標準機能では、通常、子レコードは親レコードの登録後に1件ずつ作成する必要があります）。

また、入力画面のカスタマイズだけでなく、もちろんSalesforceの標準画面で作成したデータを元に、帳票だけを出力することも可能です。

フォーマットの作成が簡単にできる

SkyVisualEditorは、帳票のレイアウトや画面を作成する際、「スタジオ」と呼ばれる専用アプリケーションを使用します。このスタジオは、基本的にマウス操作（ドラッグ＆ドロップ）のみでレイアウト構築ができるため、普段システム開発を行わない方でも安心して利用いただけます。

上の映像は、スタジオで実際に帳票レイアウトを作成している様子です。Salesforceに保存した帳票画像を背景にセットし、表示したい項目を一覧から配置するだけで完了です。作成したレイアウトはVisualforceページとして保存されるため、オブジェクトのボタンに割り当てるだけですぐにPDF出力機能を利用できます。

費用対効果を出しやすい

SkyVisualEditorは、一般的な帳票ツールに多い「従量課金制（出力枚数に応じた課金）」ではなく、利用ユーザー単位の課金体系を採用しています。そのため、帳票を何回出力しても追加費用は発生しません。 また、ライセンス費用も1ユーザー月額2,000円（税抜）と安価に始められるので、コストを抑えて帳票開発をしたい方に最適です。

内製化に適したサービスであるため、外部委託による個別開発コストや長期的な保守費用と比較して、大幅なコスト削減が期待できます。

まとめ

SkyVisualEditorを活用することで、「データを直接利用する」「既存のフォーマットを変えない」という帳票システム化の要点を押さえつつ、現場の定着に不可欠な「入力のしやすさ」までサポートできます。マウス操作で簡単に設定できるため、内製化によってコストを抑えながらスピーディーに業務改善を進められるのが大きな魅力です。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお試しください。