タスク管理とは？エクセルでのToDo管理方法、おすすめツールも解説

仕事をしていると忙しくて、ついついこのようなことは起きないでしょうか？

• 頭の中でやるべきことを整理していたはずなのに、いつの間にか漏れてしまった

• 目の前の業務に追われて、重要な仕事になかなか手が付けられない

そんなお悩みを解決できる方法が、「タスク管理」かもしれません。本記事ではタスク管理/ToDo管理のメリットやコツ、エクセル（Excel）での管理方法、チームでタスク管理を行うためのやり方やおすすめツールなど、タスク管理について幅広く解説いたします。

タスク管理（ToDo管理）とは？

タスクとは、仕事を作業単位で細かく区切ったものを意味します。
タスク管理とは、やるべき仕事をタスクとしてエクセルやGoogleスプレッドシートなどのツールに書き起こしてリスト化し整理、業務効率化を図る方法のことです。
やるべきタスクをToDoリストとして管理することから、ToDo管理とも呼ばれています。
日々業務が増えていくなかで、各タスクの優先順位を付け、確実にToDoをこなしていくことができれば仕事を進めるスピードも上がります。

ビジネスを進めるために必須の管理

ビジネスには日々、数多くの仕事や作業が存在します。忙しさもありますので、タスクの優先順位をつけてこなしていかなければなりません。つまり、タスク管理を個人でもチームでもしっかりと実行しなければ、生産性向上は実現できないのです。タスクを管理することが上手い人は、仕事の進め方も的確でスピードもあります。また、そういった人がプロジェクトをマネジメントするとチーム全体でのタスク管理もうまくいき、良いチームとなるでしょう。
タスク管理には次のようなメリットがあります。

タスク管理のメリット

1. 仕事内容が見える化できる

   複数の仕事を並行して進めていると、自分や各個人がどんな仕事をどのくらいこなしているのかが分からなくなることはありませんか？タスク管理をし可視化することによって、仕事の全容や進捗状況が見えるようになります。プロジェクトなど複数人で進める仕事の際は、全体像と個人ごとの進捗が見えることでボトルネックになる点も把握することができます。

    

2. 優先順位を決めて効率的に仕事ができる

   タスクの重要度と期日をしっかりと整理していないと、ついつい目の前にあるタスクを優先してしまいがちです。結果として、重要な仕事が後回しになってしまうことも…。タスク管理を行うことで「いま本当にやるべき仕事」が明らかになります。

    

3. 「誰がボールを持っているか分からない」というタスクがなくなる

   チームで仕事をしていて、「あれ、このタスクは誰がボールを持っているんだっけ？」となることはありませんか。各タスクの担当者を明確にすることで、いわゆる”お見合い状態”を防止できます。このタスクは今だれが担当しているかなど、個人ごとの状況が明確になると声掛けやサポートにもつながります。

自分のタスクだけでなく、タスク依頼も管理できるmitoco　

タスク管理はエクセルやGoogleスプレッドシートでもできる？やり方をご紹介

個人のタスクだけであれば、エクセルやGoogleスプレッドシートでも問題なくToDo管理ができます。ここで、私の体験談を紹介させてください。

前職で、毎日20時を過ぎても仕事が終わらなかった時期がありました。それもそのはず、「未対応のメールを受信フォルダに残してToDoリスト代わりにする」という、かなりずさんなタスク管理をしていたのです…。 
未対応のメールやSlackなどのメッセージを未読のままにしてタスクとしている方や、付箋や手帳に書き出してPCに貼るといったやり方をしている方も結構多いのではないでしょうか。手書きだと自分が書いたメモなのに、後から読み返すとなんのことかわからなくなってしまうことも…

見かねた上司からのアドバイスで、エクセルを使ったタスク管理を始めました。

（上司にもらったテンプレート。この表を1週間分並べていました）

続けていくうちに、タスクの優先順位を正しく見極められていなかったことに気が付きました。
重要なものや期日が近いものからではなく、「手を付けやすい仕事」から着手していたのです。 

それからは、タスクの重要度・緊急度を見極めながらタスク管理を進めるようになり、結果ほぼ定時で帰れるようになったのです。
手帳やノートでタスク管理をしているという方も多いかと思いますが、ぜひ上記のテンプレートも参考にしてみてください。
日報をつけている方も、上記のように作業時間の見積もりや差異を書き出すと、自身の仕事の癖がわかるかもしれません。

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上手い人に学ぶコツ5選

簡単なタスク管理であれば、無料で使えるサービスやExcelで今日から始めることができます。

私が実践してみて分かった、タスク管理のコツを5つご紹介します。
簡単なコツですので、ぜひみなさんも実践してみてください。

個人がやるべきことを漏れなく書き出す

最初にやるべき仕事を洗い出し、漏れなくリスト化します。頭の中では分かっているつもりでも、実際に手を動かして書き出すと、忘れていたタスクが出てくることがありますよ。慣れないうちは時間を取りタスクの整理を行いましょう。

仕事を細分化して、タスクに落とし込む

例えば「テレアポをする」という仕事ならば、「リストを作る」「トークスクリプトを作る」「実際に電話する」「改善点を見つける」などのタスクに細分化できます。抽象的なタスクは着手しづらいので、できるだけ具体化すると良いでしょう。

各タスクの期日を決める

仕事の納期から逆算して、各タスクの期日を決めていきます。誰かにお願いする作業は、作業者が対応する時間も計算し、余裕を持ってスケジュールを組んでおきましょう。
他のメンバーや部署に依頼をする際には、優先的に依頼することで双方に余裕がうまれます。

各タスクの作業時間を見積もり、スケジュールに組み込む

タスクを実行するのに必要な時間を見積もります。次に作業時間と期日を考慮して、各タスクを行う「実施日」を決めていきます。エクセルやgoogleのスプレッドシートで表やリスト化するとタスク管理がしやすくなります。

退勤前に翌日のタスクを整理し、優先順位を決めておく

ここまでで、「翌日やるべきタスク一覧」ができあがりました。
重要度・緊急度を考慮して、タスクの優先順位も決めてしまいましょう。そうすれば、翌日は決まった順番にタスクをこなすだけです！
退勤後に自宅で仕事のことを考えてしまうという方も多いかと思いますが、しっかりタスク管理表を作り、翌日にやるべきことが明確になっていると不安やストレスも緩和できます。

さらに踏み込んだ管理をしたい方は、「タスクを遂行するのにかかった時間」も記録してみましょう。見積もりを大幅に超えているタスクは、効率化の余地があるかもしれません。
上記のタスク管理のコツを意識すると、なんとなく進めていた業務の効率化や自身の作業スピードを知ることができ、業務効率化がはかれます。

タスク管理ツールで共有するメリット

プロジェクト全体でタスク管理を行う場合は、タスク管理ツールの利用をおすすめします。
手帳や付箋、ホワイトボードなどに書き出す方法でも簡単なタスク管理は可能ですが、仕事を進める上ではチームでタスクを効率的に管理する必要があります。また、情報共有として自身のタスクの状況をわかるようにしておくことも重要です。
Trelloのように無料で利用開始できるプロジェクト管理・タスク管理ツールなどもありますので、スモールスタートとして組織でツールによるタスク管理を始めてみてもよいでしょう。

タスク管理ツールを導入するメリット

1. プロジェクトの進捗状況をチーム全体で共有できる

   複数人のタスクをひとつのエクセルで管理しようとすると、入力の方法や粒度などがどうしても煩雑になりがちです。タスク管理ツールを使うことによって、プロジェクトの進捗状況や遅れているタスク、メンバーの仕事量などをチームで共有できます。

    

2. スケジュールが視覚的に分かる

   例えばカレンダー上に「本日が締め切りのタスク」を表示させてくれるツールであれば、その日のスケジュールとタスクを同じ画面でチェックできて便利です。ガントチャートでプロジェクトの状況を横断的に視覚化してくれるツールもありますよ。

    

3. 通知機能で抜け漏れを防止できる

   エクセルでチームのタスク管理を行うと、「エクセルを見ていませんでした」というメンバーが出てくるかもしれません。タスク管理ツールで共有すれば、タスクが割り当てられた時や期限を過ぎた時に通知が届くので、抜け漏れを防止できます。

アプリも活用できる、おすすめのタスク管理ツール

チームでタスク管理ツールを導入する場合は、シンプルで使いやすいものを選ぶと良いでしょう。スマートフォン利用も増えてきましたので、モバイルでもアプリが活用できるタスク管理ツールがいいですね。

そこでおすすめしたいのが、Salesforceプラットフォームで活用できるクラウド型グループウェア「mitoco（ミトコ）」のToDo（タスク管理機能）です。 

タスク管理に便利なカレンダー機能も兼ね備えているので、同じ画面でスケジュールと自分のタスクを確認できる点もポイントです。もちろん、他の人にタスクを割り当てることも可能です。

自分にタスクが割り当てられた時や、タスク内容に変更があった時はプッシュ通知がされるため、タスクの見落としがなくなります。個人でのタスク管理だけでなくチームでのプロジェクト管理にも使えて、とても便利ですよね。

mitocoはグループウェアなのでToDo（タスク管理）だけでなく、様々な機能と連携します。スケジュール確認のためのカレンダー、申請・承認業務のワークフロー、情報共有のための掲示板、コミュニケーション向上のためのトーク（チャット）、ドキュメントや申請書などをまとめる文書管理（ファイル共有）などのツールを使えます。

これらの便利な機能をモバイルアプリでも利用できますので、外出時やリモートワークでもスマホで効率的にタスク管理やToDoの確認ができます。Salesforce上で動くグループウェアですので、様々なSalesforceアプリとの連携も可能です。詳しい内容はぜひ、mitocoのHPをご覧ください。

まとめ チームで管理する方法ならばツール利用がおすすめ

「タスク管理とは？エクセルでのToDo管理方法、おすすめツールも解説」と題して、ご紹介してまいりました。タスク管理の概要やメリットがご理解いただけたと思います。

個人のタスク管理ならエクセルでも問題なくできますが、チーム単位で効率よく仕事を進めたい場合は、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
ご紹介しましたSalesforceプラットフォームで活用できるクラウド型グループウェア「mitoco」について、もっと詳しく知ってみませんか？
「mitoco」を活用すれば、効率的なタスク管理だけでなくグループウェアのカレンダーから簡単に活動日報が作れるなど業務効率化も実現できます。 

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