業務効率化の進め方　部署別の事例やツールをご紹介

労働力人口が減っていく中でも企業は利益を出す必要があります。その中で求められているのは「業務効率化」ですが、部署や業務ごとにどのように進めていけば良いのでしょうか。今までの業務を大幅に変えずともツールやシステムを利用することで、組織での業務効率化を実現できます。
企業の中では部署や部門別にさまざまな業務や特色があります。
この記事では、ツールを用いた部署別の業務効率化の実例やツールの活用例をご紹介します。部署別に業務改善のポイントを解説します。

組織における業務効率化とは？生産性向上との違い

業務効率化とは、企業が組織や個人で仕事を進める作業やタスクの無駄や非効率な問題点・課題を発見し、業務改善をすることです。
例えば、組織で取り組む業務効率化の種類には、業務効率化ツールの導入や社内ワーキンググループでの業務改善活動なども業務効率化です。
個人で取り組む業務効率化の種類には、スケジュール管理や計画・実績管理の改善、メールやPC操作の工夫などがあります。
例えば、メールを打つ際に簡単な内容であればChatGPTなどの生成AIを利用して文章を作成する、エクセルのVBAを学び入力の効率を上げる、無料で使えるスケジュールツールを使い移動中にモバイルでスケジュール調整を行うといったことも、すぐに個人でできる業務効率化と言えるでしょう。 

業務効率化と近い意味の言葉で、生産性向上があります。業務効率化と生産性向上の違いにはどのような意味があるのでしょうか？
生産性向上とは、投資（労働、資本、エネルギー等）に対する結果（製品、サービス等）の比率を高めること、つまり同じ投資でより多くの成果を生産する、あるいはより少ない投資で同じ成果を得ることを指します。

業務効率化は、特定の業務遂行にかかる時間やリソースを削減する、つまり同じ成果をより少ない投資で得ることを目指します。
この点で、生産性向上と業務効率化は類似していますが、視点が微妙に異なります。
生産性向上は「全体」を見る視点であり、企業全体の資源投入と出力のバランスを考えるのに対して、業務効率化は「部分」を見る視点であり、特定の業務やプロセスの改善を目指します。

また、業務効率化の取り組みは全ての業務に適用可能であり、部署や職種ごとに適した業務効率化の方法があります。
営業部門ではCRMツールの活用、情報システム部門ではデータ連携ツールやRPAなどの業務自動化ツールの導入、管理部門や総務部門ではドキュメント管理ツールの活用など、部門ごとに最適なツールを選択することで業務効率化を実現します。

こうした業務効率化の取り組みは、組織全体の業務改善や生産性向上につながり、企業の競争力を高めます。
また、働き方改革の推進や、仕事の満足度向上にもつながるため、働く側からも歓迎される動きです。
小さな取り組みで大きなビジネスの成果や社員の満足度につながることもあるので、ぜひこの機会に自部署の業務効率化を考えてみましょう。

ツールを活用した業務効率化のアイデアと事例を紹介

企業・組織で業務効率化に取り組む場合には、業務の進め方や必要有無を改めて定義し業務フロー全体を最適化するものや、今まで紙などで行っていたアナログな業務手順をデジタルツールに置き換えることで簡略化することで業務効率化が実現できます。

DXを推進している企業も多いと思いますが、デジタルツール活用は広範囲な業務効率化に貢献してくれるので、大きな効果が期待できます。
またツールを活用し業務をデジタル化することで、紙の印刷費やリモートワークの実現、人的ミスの削減など業務効率化以外のメリットも期待することができます。

ツールを活用した業務効率化を進める方法として、スケジュール管理ツールやワークフローなどの社内情報を整理するツール、またはデータ連携ツールやRPA(Robotic Process Automation)を用いて業務を自動化し、人の手作業による事務作業を減らす手法があります。

テラスカイが提供するサービスで、バラバラに管理されている情報の管理やワークフローツールによる申請業務のデジタル化が実現できる、「mitoco（ミトコ）」というツールがあります。カレンダーや掲示板といったグループウェアツールだけでなく、チャットツールやワークフローといった業務効率化に利用できるツールがひとつのプラットフォームにまとまっているため、価格を抑えて導入ができ、さまざまな業務をデジタル化することができます。
Salesforceプラットフォームで稼働するシステムで、多様な組織の課題解決や業務効率化を実現した実績を持っています。

グループウェア、mitocoの各種ツールを一例として、部署ごとに業務効率化を達成した具体例を紹介します。

画面イメージや機能がわかる コミュニケーションプラットフォーム「mitoco 」基本ガイドブック

部署別：営業部門の成功事例

営業部門は顧客と接点を持つ仕事のため、顧客情報の把握やスケジュール調整、社内に申請し承認をもらう業務など、さまざまな作業をこなさなければなりません。また商談の進め方や製品知識など複雑な内容が多いため、担当者のスキルや経験に依存してしまうといった特性もあるので、まだ業務効率化できる作業が残されていることも多くあります。
以下にツールを用いた業務効率化の一例をご紹介します。

顧客情報を一元管理し、データベースとして活用

名刺や個々人のExcelで管理してきた顧客情報をSFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)といったツールに集約し、顧客に関する情報をチームで一元化し、活用することで情報共有が進み、業務効率化がはかれます。
名刺をなくして焦ることや、誰かが退職するたびに担当顧客の連絡先やこれまでの経緯がわからなくなるといったトラブルもなくなります。

mitocoのように顧客管理機能がついたグループウェアツールを利用すれば、名刺情報だけではなく、お客様の会社情報、お客様とのやりとり、活動予定や過去のスケジュールなど、お客様に関するあらゆる情報を1つのツールに集約し、簡単に確認することができ、営業活動の業務効率化が可能です。
CRMにデータを集約すれば、お客様の購買履歴やHPの閲覧情報なども管理することができ、営業活動やマーケティングに関する部署の情報交換や施策実施に直結し、売上アップにも繋げることができます。

日程候補を自動でリストアップしてくれるカレンダーで、日程調整の効率化

Googleカレンダーなどフリーのツールを利用しても、スケジュール管理は効率化できますが、ビジネスで利用する際は専用のカレンダーツールがおすすめです。
例えばmitocoのカレンダーツールには、複数人の予定が空いている日時を自動で提案してくれる「空き時間検索」という日程調整機能があります。会議の参加者を指定し、候補となる日程を入力するだけで日程調整が可能です。
上司に同行してほしい案件も都合のよい日時がすぐにわかるため、日程を調整する手間を減らすことができます。
会議の参加者が多くなると複数人のカレンダーを見比べ、会議室の予定と照らし合わせるなどの作業に時間がかかってしまうため、外出の多い営業部署ではなかなか大変な作業となりますが、カレンダーツールの機能で効率化ができます。

モバイルアプリを利用すれば外出先からの日程調整・予定登録もスムーズです。予定に顧客情報を関連づけて登録すれば、必要最低限の日報データが自動作成されレポートと出力するだけで日報として利用することができます。また、「担当別の新規訪問件数」「既存顧客と新規顧客の割合」といった集計・分析もできるようになります。

ワークフローで、見積書・稟議申請の業務効率化

営業部門では、見積書の承認や、契約書のレビューなど多くの確認・承認作業があります。割引率の違いに応じて承認者が変更になるといった複雑な承認プロセスもありますので、印刷した書面で社内回覧を行なっている企業も多いのではないでしょうか。

紙やメールで回している申請書をワークフローツールでシステム化することで、次のような効果が見込めます。

• 記入漏れによる手戻りがなくなる
  システムでの入力となるため、必須入力箇所が入力されていない場合はアラートを出すといったこともでき記入漏れなどのミスを軽減することができます。

• モバイルアプリで承認ができるので、決裁者が外出続きでも承認が進む
  すぐにお客様に提出したい見積書を申請したが、上長が出張中で会社に不在のため承認に時間がかかってしまうといったことも多いのではないでしょうか。モバイルで利用できるワークフローツールであれば外出先でも確認・承認ができ、申請業務のスピードが上がり業務効率化ができます。

• 「どこで止まっているか」が可視化できるので、急ぎの場合も催促がしやすい
  紙の書類で申請を行なっている場合、現在の承認状況が見えません。ワークフローツールであればだれが承認し、だれが未承認かといったことも可視化されるので、催促もしやすくなります。

ワークフローなどのツールというと、複雑な設定やプログラミングが必要と考えるかといるかと思いますが、mitocoなどのワークフローツールではプログラミングの知識は必要ありません。ノーコーディングで、柔軟な承認プロセスの設定が可能です。決裁スピードが上がることで、お客様に対してスピーディーに提案ができますね。

その他にも、「作業の抜け漏れをなくすタスク管理ツール」「提案書の属人化を防ぐ文書管理ツール」など、mitocoには営業部門の業務効率化をサポートするツールが備わっています。
モバイルアプリも提供しており、外出先からもサクサクと操作が可能です！

Salesforceをもっと活用している企業12社を一挙にご紹介mitoco導入事例集

部署別：情報システム部門の成功事例

情報システム部門は社内のシステムを安定して稼働させ、社員に便利に活用してもらうことや事業の根幹となる基幹システムの安定稼働を目指す仕事です。よって、社員からの社内システムの設定やPC操作に関する問い合わせなど、たくさんの作業依頼がきます。
情報システム部門の業務は依頼作業が多いため、非効率な業務になっているようですが、グループウェアツールを活用した業務効率化の事例を紹介いたします。

作業依頼はワークフローに集約し社内問い合わせの業務改善

業務システムのアカウントの払い出しやメーリングリストへの追加依頼など、社員からの作業依頼はワークフローなどのツールを利用しシステム化をすることができます。
作業依頼にツールを導入することで、以下のような業務効率化が可能です。

• 未対応の依頼を一覧化でき、対応漏れを防げる
  ツールを集約せずにメールや内線などさまざまな方法で作業依頼が来てしまうと、どれを対応したのか、またどの作業を次にしなければならないかがわからなくなり対応漏れが発生してしまいます。ワークフローツールに集約することで、各依頼の状況がわかり管理がしやすくなります。

• 作業者と作業内容が自動的に記録される
  過去の対応履歴などを確認することができるので、次回対応時のノウハウとして活用できます。

• 依頼者の入力漏れによる手戻りがなくなる
  こちらも営業部門の申請業務のワークフローツール利用と同様ですが、システムで入力時に必須項目などの設定ができるため入力漏れといった人的ミスを削減することができます。

ワークフローは、回覧設定や承認ルートの分岐、合議制のフローなどで柔軟な承認プロセスが設定できるという特長があります。
ワークフローツールによって設定できる承認プロセスは異なりますが、並列承認や金額項目による条件分岐などが設定できるため、現状の会社の承認フローを変更せずにデジタル化することも可能です。

社内からの問い合わせ対応は、チャットツールで業務効率化

情報システム部門には日々多くの設定依頼や、PC・社用スマートフォンの使い方に関する問い合わせなどが発生します。
メールや口頭でバラバラに届く問い合わせは、Slackなどのオープンなやりとりができるグループチャットツールに移行することで一元管理できます。

mitocoのトーク（チャット機能）は、「ルーム」と「トピック」の2階層で構成されています。全社員がアクセスできる社内問い合わせ用の「ルーム」を作成し、問い合わせの内容ごとに「トピック」を作って質問を受け付けることで、問い合わせをカテゴリ化して効率よく対応することができます。

左側に並んでいるのがルームの一覧。メイン画面に映っているのが、トピックの一覧です
問い合わせのジャンルや内容によって、会話を集約することができるので過去のやり取りなどをすぐに遡ることができます。また、やり取りを他の社員が見ることもできるため、よくある質問などは自力で解決法を見つけられるので問い合わせ対応の業務効率化に繋がります。

また、最近ではAIを搭載したチャットボットを利用し、社内からの問い合わせを自動化している企業も増えてきています。全ての問い合わせ対応が自動化できるわけではありませんが、よく聞かれる質問などはチャットボットのAIで対応できるため、社内問い合わせが多い企業にはおすすめです。

掲示板ツールで、”読んでもらえる”情報共有を

「全社宛にお知らせメールを配信しても読んでもらえない」という悩みを抱える情報システム担当者は多いのではないでしょうか。セキュリティに関するアップデートや重要な内容などが読み飛ばされてしまうといったリスクもあります。
そこで全社員が読める掲示板機能を使えば、大量の業務メールに埋もれる心配はなくなります。

掲示板ツールならば、対象者や内容に合わせてアクセス権限を変えることができ、色分けなどもされるので情報の見落としを減らすことができます。
投稿するとリアルタイムで従業員に通知が届くだけではなく、未読ユーザーが一覧化されるので、より確実な情報共有ができるようになります。
一度全社向けに発信した内容を再度質問されるなども減り、情報システム部門での業務の効率化に役立ちます。

部署別：管理部門・総務部門の成功事例

管理部門・総務部門は組織を円滑に動かすための社内規定作成と社員に向けた発信や、申請・承認業務の最終確認、様々な集計・レポート作成など社員を支えることが仕事です。
社員からの質問・問合せや作業依頼が多くあります。
管理部門・総務部門のグループウェアを活用した業務効率化の事例を紹介いたします。

各種申請はワークフローを利用し、手戻りを発生させない仕組みを作る

管理部門・総務部門には毎日、たくさんの紙やExcelで申請書が届きます。
申請内容を確認し、「科目が違う」「用途の欄が空白のまま」といった理由で、申請者への差し戻しが日々発生しています。細かい確認ですが大きな手間となっています。
そこで経費精算、休暇申請などの社内申請をワークフローツールでシステム化することによって、業務効率を上げることができます。
申請者に確認すべき事項がある場合も、申請書を申請者に戻す必要や電話等で不備の内容を伝える必要はなく、ワークフローの画面内でコメントを入力しやりとりをすれば業務効率化につながります。

また、紙の申請書をペーパーレス化することによって、倉庫に保管する手間や、過去の申請書を探す手間も削減できます。外部の倉庫を借りている会社にとってはコストカットにもつながり、メリットがたくさんあります。

社内規定や契約書のひな形は文書管理ツールで共有

管理部門・総務部門は、社内規定や契約書のひな形など書類のバージョンアップを日々行っていますが、最新のドキュメントが現場に共有されていないといったこともあります。最新の契約書ひな形を使用せずに、古い契約書を使用してしまうといったリスクにもつながります。
そこでおすすめなのが、文書管理ツール（ファイル共有）です。

Googleドライブなどの無料ツールでもファイル共有は可能ですが、ビジネスで使われる契約書などは機密情報も多くセキュリティの心配もあります。
専用の文書管理ツールを利用すれば、強固なセキュリティ環境でドキュメントの共有が可能です。さらに、掲載しているドキュメントのバージョン管理が可能で、前のデータは残したまま最新版のみを表示することができます。
更新された日時なども把握することができるので、常に新しいドキュメントの共有が可能です。
クラウド上で資料やファイルを管理するため、場所を問わずに検索や共有もでき、社内サーバーを確認するための出社も必要なくなります。

レポート機能などの集計ツールで業務効率化

経費を部署別にまとめたり、倉庫の申請書を一枚一枚チェックしたり、集計業務に工数を取られているのが、管理部門・総務部門です。mitocoのレポート機能を使えば、登録したデータをリアルタイムで集計できます。

たとえば経費申請をワークフロー上で行うようにすれば、部門別、カテゴリ別などで支出金額を集計することが可能です。

mitocoシリーズに「mitoco Work 経費」があります。ワークフローで経費精算を処理するよりも、さらに便利に経費の処理ができます。mitocoカレンダーに登録しているスケジュールから交通費を精算でき、従業員側の工数削減も可能です。

その他にも、大人数の予定を調整するのに便利な「空き時間検索機能」がついたカレンダーツール、健康診断など全社向けのお知らせに適した掲示板などのツールをご利用いただけます。

部署や職種の特性にあった各種ツールを活用しよう

「業務効率化の進め方　部署別の事例やツールをご紹介」と題して、ご紹介してまいりました。ご紹介したように、mitocoには業務効率化に役立つさまざまなアプリケーションが搭載されています。

安心して利用できる堅牢なセキュリティで構築されたクラウドサービスで、いつ・どこでも効率よく仕事ができる環境づくりをサポートできます。これからテレワークを取り入れたい、あるいは、より出社回数を減らしたいという企業にもぴったりです。

またmitoco は、Salesforceプラットフォームと連携ができる点も特長です。特定の部署だけSalesforce（セールスフォース）を使っている場合は、全社的にmitocoを導入することで、Salesforceのライセンスを追加購入せずとも取引先、取引先責任者などの情報を全社員で共有できるようになります。

ぜひ業務効率化を実現したいみなさんに、コミュニケーションプラットフォーム「mitoco」をもっと詳しく知っていただきたいです。

当サイトでは業務改善やSalesforceの定着促進を検討している方、Salesforce上で動くクラウドERP・会計システムに興味がある方へ、様々なダウンロード資料をご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、ご活用ください。