スケジュール管理の上手い人から学ぶ！予定管理のコツとおすすめのツールとは？

仕事を進めるうえでスケジュール管理は必要不可欠です。日程や期限がうまくスケジュール管理ができていないと、会議のダブルブッキングや抜け漏れといったトラブルが起きてしまうこともあります。 できるだけ効率よく、そして漏れなく、業務を進めたいですよね。

そこで 、スケジュール管理の上手い人から学ぶ、業務を進める上でのタスク管理のやり方やコツ、関係者への共有方法をご紹介します。また、紙や手帳ではなくデジタルを活用したスケジュール管理ツールの導入メリットをご紹介いたします。

ビジネスにおけるスケジュール管理の重要性とは

ビジネスにおけるスケジュール管理は、限られた時間の中で成果を出すための基本です。

とくに業務が複数にまたがる場合や、チームで動くプロジェクトでは、予定の把握と調整ができていないと、生産性の低下やチームメンバーに迷惑をかけてしまいます。

例えば、会議の設定などは関係者との調整も必要となるため、社内でのスケジュール管理・共有も仕事を進めるうえで大切なポイントとなります。

スケジュール管理は、仕事を進めるうえで、自分だけでなくチーム全体のパフォーマンス向上にもつながる点で、欠かせない能力といえます。

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スケジュール管理が上手い人の特徴2選

スケジュール管理が上手い人は、単に効率的に業務をこなすだけでなく、日々の予定を的確に把握し、それを軸に行動する力を持っています。予定の管理を軸にした思考と行動が、日常業務のスムーズな進行や周囲との調整力に直結しています。ここでは、そうしたスケジュール管理力に長けた人に共通する特徴を掘り下げていきます。

先を見通す力がある

予定の管理が得意な人は、単に今日や明日だけを見るのではなく、数日先、数週間先の動きを自然に予測し、計画に反映させています。

たとえば、来週に控えた会議の準備が必要な場合でも、直前ではなく余裕をもって予定に組み込むことができます。これにより、予定が詰まりすぎることを避けられ、万が一の変更にも柔軟に対応できる土台を持っているのです。先回りして行動できる力は、予定の変更やトラブルに強いスケジュールの組み立てを可能にします。

自己管理能力が高い

スケジュール管理に優れた人は、自分自身のコンディションや特性をよく理解しています。集中できる時間帯や休憩が必要なタイミングを見極め、現実的かつ実行可能な予定を立てるのが上手です。無理な詰め込みを避け、日々の予定に余白を持たせることで、結果的に安定したパフォーマンスを維持できます。

こうした自己理解に基づく予定の設計は、継続的なスケジュール実行力につながり、周囲からの信頼にも直結するでしょう。

上述した特徴を最初からすべて備えている必要はありません。スケジュール管理が苦手だと感じている方でも、日々の予定の扱い方を少しずつ工夫することで、確実に改善していくことが可能です。次章で紹介するのは、誰でも今日から実践できるスケジュール管理のコツです。これらを意識するだけでも、予定の管理がぐっとラクになります。

スケジュール管理が上手くなる6つのコツとは

スケジュール管理の精度を高めるには、日々の予定をいかに無理なく、かつ実行可能な形で組み立てられるかが鍵になります。時間を効率的に使うというよりも、予定そのものをどう扱うかに注目することで、管理のしやすさや継続性が大きく変わってきます。

ここでは、以下6つのスケジュール管理のポイントを紹介します。

• 予定を詰め込みすぎない

• 1日の始まり と終わりにスケジュールを確認する

• 集中して作業したい時間をブロックする

• スケジュールが決まった時に、付随する作業はまとめて実行する

• 通知をうまく使いこなす

カレンダーは1つに集約、デジタルツールで管理

仕事の予定を詰め込みすぎない

スケジュールが上手くいかない原因のひとつに、予定を詰め込みすぎてしまうことがあります。

 予定はあくまで「実行可能な範囲」で組むべきであり、見通しの甘さから次々と予定を入れてしまうと、結果的に実行できない時間が積み重なっていきます。予定には余白を設けることで、突発的な調整や思わぬ遅延にも柔軟に対応できるスケジュールが作れます。

また、会議が予定の時間内に終わらず、次の会議も長引いてしまい結局、終日自身の仕事の作業時間が取れないこともあったりするため、バッファ（余白）を持たせたスケジュール管理をおすすめします。

1日の始まりと終わりにスケジュールを確認する

予定を確実に管理するには、毎日それを確認する習慣が欠かせません。

朝の段階でその日の予定を把握しておくと、行動の軸がブレにくくなり、時間の使い方に迷いが生じにくくなります。また、1日の終わりに予定を見直しておくと、翌日以降の準備や調整がスムーズに進みます。予定の管理は一度立てて終わりではなく、日々の確認と更新があってこそ意味を持ちます。

集中して作業したい時間をブロックする

予定の中に「何をしないか」を意識的に設けることも、管理の精度を高めるうえで効果的です。たとえば、集中したい時間帯を予定の中であらかじめ確保しておくと、他の会議や予定が入りにくくなり、自分のペースで作業ができます。

例えば「どうしてもこの日の午前中に作業したい」というタスクがある場合は、午前中のスケジュールをブロックしておくと良いでしょう。

方法として、Googleカレンダーなどで、チームメンバーに自身のカレンダー／スケジュールを共有して、チーム内で見える化しておくことがおすすめです。

スケジュールが決まった時に、付随する作業はまとめて実行する

スケジュール管理には予定の登録、会議室の確保、関係者への共有・連絡など、数多くの作業が発生します。 これらの作業は、会議が決まった時にまとめて片付けてしまうことをおすすめします。

後回しにしていると作業が漏れる可能性があり 、思い出しながら作業をするのも効率的ではありません。特に、忙しい方は次から次へと会議や訪問アポイントなどが設定されるので後回しにしていると忘れてしまうことが多くなります。忙しい方こそ、予定が決まった時にまとめて作業することをおすすめします。早めにスケジュールを登録することで社内への共有にもなりますね。

また、議題の収集や資料の提出依頼など、会議が近づいてからでないと実施できない作業は、ToDo管理ツールなどに登録して、対応漏れを防ぎましょう。

通知をうまく使いこなす

予定の管理において、リマインドの設定は実行率を高める有効な手段です。ただし、通知が多すぎると逆に煩わしくなるため、重要な予定だけに絞って通知を設定するのがコツです。自分が必要なタイミングで予定を思い出せるように設計することで、忘れを防ぎ、予定通りの行動をしやすくなります。

仕事で活用されるグループウェアなどのスケジュール管理ツールでは、あらかじめ決まった時刻に会議や予定のリマインドをしてくれる機能がついているツールも多くあります。「開始時刻の何分前に通知するか」を選べるツールが多いので、会議によって通知する時間を使い分けると良いでしょう。
ついつい作業に集中していたり、会議が長引いているなどの状況もありますので各ツールのリマインド機能を活用しましょう。

設定方法の一例を以下の表でご紹介します。

カレンダーは1つに集約、デジタルツールで管理

予定を複数の手帳やアプリに分散させてしまうと、管理ミスの原因になります。スケジュールはひとつのカレンダーにまとめ、できればデジタルで一元管理することで、見落としや重複を防げます。

また、手帳や付箋、Excel（エクセル）のような方法もありますが、よりチームで生産性を上げるためにはデジタルツールの導入をおすすめします。以下が、デジタルツールを導入するメリットです。

上述して、Googleカレンダーのようなクラウド型のツールもおすすめですが、ほかにもスケジュール管理のためのおすすめのツールは数多くあります。

次章では、おすすめのスケジュール管理ツールの選び方を紹介します。

スケジュール管理ツールの選び方

社員が頻繁に使うスケジュール管理ツールは、操作性の良し悪しで導入効果が大きく変わります。一度導入すると簡単にツールを切り替えることはできませんので、以下のポイントを参考にして、自社に合うツールを選びましょう。

最近では無料で使えるGoogleカレンダーなどのツールもあります。また、機能が制限されるが無料で導入できるカレンダーツールなどもあります。

社員が頻繁に使うスケジュール管理ツールは、操作性の良し悪しで導入効果が大きく変わります。
一度導入すると簡単にツールを切り替えることはできませんので、以下のポイントを参考にして、自社に合うツールを選びましょう。

使い勝手が良いこと

スケジュール管理ツールを社員に定着させるためには、ストレスなく使えることが必須条件です。見やすいレイアウトか、直感的に操作できるかといった点はもちろん、頻繁に使う動作については「クリック数や画面の遷移が多くないか」という点もチェックすると良いでしょう。
カレンダーの表示形式もツールごとに異なり、月表示・週表示、関係者の予定を同じカレンダーに表示できるかなどさまざまなものがあります。

また、スマートフォンでの操作性も重要です。日々お客様との商談がある営業部門では特に、外出先でスケジュール管理をすることも多いはずです。外出先で予定の作成・確認がスムーズにできないと、かえって効率が悪くなるかもしれません。ぜひ、スマートフォンで使えるスケジュール管理ツールを選びましょう。

他のツールやアプリとの二重管理にならないこと

「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客管理システム）」といった全社で使っているシステムに訪問予定は必ず入力する必要があるが、営業事務の社員は別のスケジュール管理ツールを使っているため、両方に同じ予定を入れなくてはいけないと悩む企業は少なくありません。

二重入力が手間で入力をやめてしまう社員が増え、スケジュール管理ツールとしての機能を果たさなくなる…というケースもあります。 よって、既存のシステムと連携できるスケジュール管理ツールを選ぶことで使い勝手だけでなくSFAやCRMの機能をフル活用することにも繋がります。

予定に顧客情報や商談情報をひもづけると、「しばらく訪問していない顧客は誰か」「成約率はどのくらいか」といった行動分析もできます。現時点でSFA・CRM（顧客関係管理システム）を利用していない場合は、その機能を併せ持つスケジュール管理ツールがおすすめです。

アプリで使えるおすすめのツール

使い勝手が良く、モバイルアプリで活用でき、SalesforceといったSFAやCRMのツールと二重管理にならない、おすすめのスケジュール管理ツールをご紹介します。

それは、クラウド型グループウェア「mitoco（ミトコ）」です。mitoco には、直感的で分かりやすいと評判のスケジュール管理ツール（ カレンダー）が搭載されています。

mitocoのカレンダーでは複数の関係者のスケジュール管理・確認だけでなく、会議室や設備といったリソースの空き状況もカレンダーで確認ができ、会議や外出の予定などの調整が楽になります。

また、他のスケジュール管理ツールにはない機能として「空き時間検索機能」があります。これは会議の参加者、会議の所要時間、候補の曜日・時間帯を設定すると自動でスケジュール候補を検索してくれる機能です。さらにそこからボタンひとつで関係者全員・会議室のスケジュールに入力することができますので、苦労していた会議のスケジュール管理の効率化ができる便利な機能もあります。

mitocoのカレンダーをお使いのお客様からは、このような声を多数いただいています。

【mitoco カレンダー機能を使うお客様の声】

·       UIが分かりやすく、使い勝手が良い

·       モバイルアプリが使いやすく、外出先でもスムーズに予定の登録、編集ができる

·       「空き時間調整機能」のおかげで、複数人での会議調整がはかどるようになった

金融業や保険業など、大手の企業で利用されているSalesforce上で構築されたクラウドサービスなので、セキュリティ面も安心です。

また、まだSFAやCRMといった顧客管理システムを導入しておらず、スケジュール管理ツールを新たに導入したいといった方にもおすすめです。mitocoには標準で顧客管理機能が付属していますので、スケジュールだけでなくどこの取引先に訪問する予定かなどの情報を紐づけて管理することができます。

この機能を有効活用すれば、営業担当が個人的にExcelなどで管理していた取引先や取引先の担当者の情報もデータベースに保管し、社内で共有することができます。いままではお客様から電話があり、事務社員が電話を受け「アポイントを変更したいと」と言われた際に困ってしまうことが多かった会社も、mitocoを見るだけでいつ・だれが・なんの商談で訪問する件かなどがすぐにわかりますので、社内のスケジュール管理と情報共有が進みますね。

みなさんも、モバイルアプリでも使える おすすめのスケジュール管理ツール「mitoco」を ぜひ一度、 体感してみませんか？

まとめ

「スケジュール管理の上手い人から学んでみよう！おすすめのツールや選び方も解説」と題して、ご紹介してまいりました。スケジュール管理のコツや、スケジュール管理ツールを使うメリット、おすすめのツールについてご理解いただけたと思います。

スケジュール管理が苦手な人は 、スケジュール管理が上手い人のやり方をぜひマネしてみましょう。
紙や手帳でのスケジュール管理には限界があり 、情報共有面での効率も悪いです。デジタルを活用し、モバイルアプリで使えるスケジュール管理ツールを導入することで、スケジュール管理だけでなく社内の情報共有も一気に進みます。

ぜひ使い勝手の良いツールを活用して、日々のスケジュール管理を効率化してみてください。