【事例紹介】ペーパーレス化の成功に学ぶメリット・デメリットと進め方

ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減のためはもちろん、テレワークを推進する上でも欠かせません。東京都が2020年に行った調査では、実に80%以上の方が「テレワークの定着・拡大のためにはペーパーレス、はんこレスなど、社内決裁手続きの簡素化が必要」と回答しています。
しかし、ペーパーレス化を進めると今までの業務の進め方が変わることで混乱が起きたりします。そこでペーパーレス化の課題やメリットを実際の成功事例から紹介します。
これからペーパーレスを実現したいという方のために、参考になる事例をご紹介しますので、ぜひ各企業の取り組み・事例を参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは？調査結果からわかる課題

ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化して紙の利用を減らし、業務効率化やコスト削減、環境保護を図る取り組みのことです。紙の申請書を用いた社内申請を行い、申請書の印刷や押印、保管などに時間がかかっている企業や自治体も多いのではないでしょうか。会議の議事録を印刷し、回覧するといった形式をとっている企業もまだまだあります。
また、お客様との契約の際には契約書を印刷し、収入印紙の購入・押印、郵送など手間だけでなくコストもかかってしまいます。

DXをすすめ、ペーパーレス化を実現のためにワークフローシステム、電子契約サービス、経費精算・勤怠管理システムなど、ペーパーレス化を支援するさまざまなサービスやツールが提供されています。

ペーパーロジック株式会社の調査結果によると、2023年に約6割の会社がペーパーレス化の推進を行なったと回答しており、多くの企業で経費削減やリモート業務への移行といった背景のもとペーパーレス化が進められています。
また、多くの企業がのペーパーレス化の実状として「紙により無駄なコストがかかっている」「セキュリティ上紛失や情報漏洩のリスクがある」「テレワーク実施が最適にできていない」といった課題を感じており、今後よりペーパーレス化に取り組む企業が増えてくることが伺えます。

ペーパーレス化のメリット・ デメリット

多くの企業が取り組んでいるペーパーレス化ですが実はメリットばかりではなく、デメリットもあります。
ペーパーレス化のメリット・デメリットをしっかりと理解し、自社にあった運営をする必要があります。

ペーパーレス化のメリット

• コスト削減
  紙代、印刷代、文書の郵送代、印紙の費用などのコストを削減することができます。また、書類の対応にまつわる人件費や、書類保管のための倉庫代など紙で行っている業務に関するコストを削減することが可能です。

• 業務効率化
  契約書案を作成し、社内稟議のために印刷し回覧しているといった業務などの場合はワークフローシステムの導入により承認までの業務フローが効率化できます。また、郵送のための印刷や封入作業なども簡素化できるため手間が削減できます。

• 柔軟な働き方の促進
  会社全体ではリモートワークを取り入れているが、紙の請求書が届くため経理部門はオフィスに出社している、社内申請の確認・押印のため管理職は出社する必要がある、FAXで発注書が届くため事務職は工場に出勤する必要があるといった製造業の企業もまだまだ多いのではないでしょうか。紙での申請や業務を電子化に置き換えることで、紙のために出社する必要がなくなりますので働く場所を選ばず、柔軟な働き方の実現にもつながります。

• コンプライアンス強化
  紙の文書を大量に保管する必要がなくなり、紛失や情報漏洩のリスクが低減されるといった効果も期待できます。また、契約に関する業務を「電子契約」に置き換えれば、先方の承認状況なども管理画面から確認できるので、契約書管理のガバナンス強化にも役立ちます。

私自身、紙の書類が次々と電子化されたおかげで出社が減りました。
「部長が外出続きで承認してくれない」という事態もなくなり、業務のスピードが上がったことを実感しています。
「紙の現物がないと仕事ができない」というケースが減ることは、ペーパーレス化の最大のメリットと言えるでしょう。

このように様々なメリットがあるペーパーレス化ですが、実現に向けて難航することも少なくありません。なぜなら、ペーパーレス化にはデメリットやリスクがあるからです。

ペーパーレス化のデメリット

• 時間とコストがかかる
  ペーパーレス化のためには業務のDXが必要になり、システムの導入が必要になる場合があります。
  今までの紙を中心とした定型業務を洗い出し、新しい仕組みや方法を考える必要があります。また、企業によっては社内規定などを変更する必要があるなど準備に時間がかかることがあります。
  また、システムの導入など一時的に初期費用がかかることもありますので、予算含め慎重に検討する必要があるでしょう。

• ITに不慣れな社員がいると浸透しにくい
  申請業務をワークフローシステムに置き換えることや、電子契約システムの導入をするといった場合にはITツールの使い方を覚える必要があります。
  新しいシステムは操作性も高く、一度覚えれば簡単に使えるものが多いですが、PC操作に苦手意識がある方や従来の業務のやり方が気に入っている方が多い場合は、なかなか社内にペーパーレス化が浸透しない場合があります。
  

• 情報セキュリティが心配
  社内文書やお客様に関わる情報を保管するため、セキュリティが担保された文書管理システムやワークフローシステムを導入する必要があります。また、社内にサーバーを設置する場合は、サーバーの運用や保守といった課題もでてきます。
  紙の書類を倉庫に保管している場合も紛失や、場合によっては盗難といったリスクがありますがデジタル化した際も情報セキュリティには注意が必要です。
  

• 使い勝手の悪いシステムを選んでしまうと、かえって業務効率が悪化する
  ペーパーレス化のために新しいシステムを導入したが操作性が悪いといったことや、社内の業務と合っておらず形骸化してしまいペーパーレス化が進まないという可能性もあります。
  社内申請をワークフローシステムに置き換えたが、申請を出した際にメールで上長に依頼を別途行うことになり結果的に手間が増えてしまい、業務効率が悪くなってしまったということもあります。

   

ペーパーレス化を成功させるためには、このようなデメリット＝リスクを理解し、対策を立てることが重要です。
では、ペーパーレス化を進めるにあたり、どのような点を注意し進めていくと良いのでしょうか。後ほど導入の際のポイントやコツについてご紹介しますが、まずは他社がどのようにペーパレス化を推進したか事例をご紹介します。

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ペーパーレス化の成功事例4選

では、いったいどのようにペーパーレス化を進めればいいのでしょうか。
そこで、電子化した書類の種類に触れながら、導入前の課題と システム導入後の効果 を事例でご紹介いたします。
ペーパーレス化の参考になる4つの成功事例 です。

三菱UFJファクター株式会社の事例

三菱UFJファクター株式会社は、ワークフローシステムによって申請書のペーパーレス化を実現しました。承認までのスピードが上がり、ビジネスの推進速度も上がったそうです。

【導入前の課題】

• 以前導入していたワークフローシステムが使いづらく、利用を呼びかけられなかった

• 紙の文化が根強く残っていたため、きちんと使ってもらえるか心配だった

【導入後の効果】

• 直感的なUI/UX（ユーザーが利用しやすい操作感や画面 ）のおかげで 、社員にもスムーズに受け入れてもらえた

• 1週間かかっていた支社から本社への回付が、早ければ翌日には完了するようになった

導入前の課題がシステム導入後に解決され、効果が出ている事例です。より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

三菱UFJファクター株式会社のペーパーレス化事例

株式会社T-TOPの事例

株式会社T-TOPは、ワークフローシステムによって稟議書のペーパーレス化を実現しました。
業務効率化を実感できたため、今後は稟議書以外の書類もシステム化したいと考えているそうです。

【導入前の課題】

• テレワークをしたくても、稟議書を処理するために出社する必要があった

• 承認状況がどうなっているのか、申請者側で確認する術がなかった

【導入後の効果】

• 自宅にいても稟議申請ができるようになり、テレワークの推進に役立った

• カレンダーや掲示板などのアプリケーションが一体化されたツールを使うことで、業務の効率が大幅に上がった

導入前の課題が解決され、業務効率化を実現できている事例です。より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

株式会社T-TOPのペーパーレス化事例

株式会社カオナビの事例

株式会社カオナビは、電子契約サービスによって契約書のペーパーレス化を実現しました。まずは新規契約の書類から電子化を始め、運用が軌道に乗ってから既存顧客との継続契約も電子化したそうです。

【導入前の課題】

• お客様側がテレワークとなり、「契約書に捺印できない」という事態が発生した

• 事務担当者による契約書の確認や修正依頼に時間がかかっていた 

【導入後の効果】

• お客様から「契約に印鑑が不要なのは便利だ」と評価されている

• 契約書にまつわる事務作業の工数が大幅に削減された

契約書捺印の時間がかかっていた導入前の課題が、工数削減につながっている事例です。より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

株式会社カオナビのペーパーレス化事例

弊社テラスカイの事例

テラスカイ社では、画面開発ツールと帳票作成サービスの組み合わせで請求書のペーパーレス化を実現しました。セキュリティを担保しながら、請求書の発行業務を大幅に効率化することができました。

【導入前の課題】

• テレワーク中心となったため、請求書の印刷・郵送が困難になった

• 請求書をPDF化してメールする運用では効率が悪く、ミスを防ぐための確認工数や担当者の心理的負担が大きかった

【導入後の効果】

• 作業時間を1/5に短縮できた

• パスワードを自動で生成・付与してくれるため、セキュリティ面も安心

請求書のペーパーレス化とセキュリティの担保の双方を実現できている事例です。より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

株式会社テラスカイのペーパーレス化事例

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事例から学ぶペーパーレス化の進め方と方法

自社の要件にあったシステムの導入によりペーパーレス化を推進し、業務効率化やテレワークの定着を実現している成功事例をご紹介してきまし た。
ここまでの成功事例からペーパーレス化の進め方のポイントが見えてきます。そこで事例から学ぶ、ペーパーレス化の進め方と方法をお伝えします。

経営陣にも必要性を理解してもらうこと

「ペーパーレス化が必要」と分かってはいても、今までのやり方を変える必要があること、コストがかかることから抵抗感を持つ経営陣も少なくありません。
数字で説得するためにも、ペーパーレス化によって、どのぐらいのコストが削減できるのかを算出してみることをおすすめします。
その際、紙代、印刷代、郵送代といった目に見えるコストだけではなく、「必要なデータを探すためにかかっている人件費」なども考慮に入れると良いでしょう。

段階的に取り組むこと

初めから全ての書類をペーパーレス化しようとすると、推進側も現場も負担が大きくなります。
ペーパーレス化したい書類を洗い出して、特定の書類から着手するのがおすすめです。「郵送が必要なものから」「発行枚数、処理枚数が多いものから」など、優先順位を決めてできるところから対応しましょう。

直感的で使いやすいシステムを選ぶこと

仮に機能的な要件を満たしていたとしても、使いづらいシステムは社員に浸透せず、使われないまま形骸化してしまいます。
ITに不慣れな社員が多い企業こそ、直感的に使えるかを重視しましょう。ペーパーレス化の進め方の理想は「マニュアルがなくても基本的な使い方が分かること」です。

事例から学ぶ、ペーパーレス化の進め方と方法をご紹介してきました。
もっと具体的なペーパーレス化の方法を最後にご説明いたします。

まずは紙で運用している書類の洗い出しから

「ペーパーレス化の成功事例に学ぶメリット・デメリットと進め方」と題して、ご紹介してまいりました。この数年で社員の働き方は大きく変わり、企業は働き方の変革を求められています。

「今まではペーパーレス化が認められなかったが、今回は無事に推進できた」という企業も少なくありません。時代の流れにのって、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

ファーストステップとしては、「紙で運用している書類の洗い出し」「使いやすいシステムの情報収集」がおすすめです。
そして実体験から、すぐに導入することができコストメリットが大きい「契約業務の電子化」がおすすめです。契約書の内容確認〜社内承認までをワークフローで行うことで業務効率も上がり、印刷が不要なため印紙のコストも削減できます。さらに、先方の承認状況も管理画面から確認できるため、ガバナンスの強化にも繋がるので、ぜひ電子契約について検討を進めてみてはいかがでしょうか。

テラスカイ社では、ペーパーレス化に役立つツールを取りそろえています。その中でも、クラウド型グループウェア「mitoco」のワークフローや電子契約サービスの「クラウドサイン for Salesforce」は、比較的短期間で導入しやすく、セキュリティ面も安心のツールです。 詳しく知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせをください。

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