社内情報共有の基本とおすすめのツール、改善事例もご紹介

テレワークが当たり前になってきた昨今、仕事を進めるうえでメールでのコミュニケーションが非常に多くなってきています。しかし膨大の数のメールやタスク管理ツールによるメッセージにより、社内情報共有がうまくできずに悩まれている方も多いのではないでしょうか。
社内情報共有をしっかりと行い、業務効率化や売上アップにつなげていきたいものです。そのためにさまざまなツールを活用している増えてきています。
そこで情報共有の課題とメリット、情報共有を始める方法、おすすめの社内情報共有ツールをご紹介いたします。

社内の情報共有はなぜ重要？

社内の情報共有は、部署やチームの垣根を越えたスムーズな連携を生み出し、業務の効率を高めるために不可欠です。ナレッジやノウハウが属人化してしまうと、担当者の不在や退職によって情報が断絶され、全社的なパフォーマンスの低下を招くリスクがあります。また、情報が整理されずにメールや資料の中に埋もれてしまえば、必要な知識へアクセスする時間も増え、無駄な手間が発生するかもしれません。

一方で、正しく整備された仕組みを通じて社内共有が実現されると、リアルタイムでのスケジュール調整や文書の確認、マニュアルの共有も円滑になります。業が重視するところです。

こうした共有の文化が根づくことで、コミュニケーションの活性化や信頼関係の構築にもつながり、結果としてビジネスの成長力を高める「カギ」となります。情報共有は単なる業務効率化の手段に留まらず、企業文化を形成し、チームの力を最大限に発揮させるための基盤と言えるでしょう。

社内の情報共有における課題とは？

自社の社内情報共有の問題をしっかりと分析し、整理することで以下のような課題が浮き彫りになります。

課題①：業務の属人化

業務の進め方や注意すべき点などが共有されていない企業・部署では「業務の属人化」が発生しています。
例えば営業部門の場合「商談の進め方やトーク内容が人によって異なり、受注率にムラが出る」「過去の提案書があることを知らずに、顧客向けの提案書を一から作ってしまう」などノウハウが引き継がれないといった課題があります。また、「営業担当者の退職と同時に名刺が捨てられてしまい、お客様情報が引き継がれない」というのも、営業部門のよくある課題です。

課題②：生産性の悪化

チームで顧客の案件やプロジェクトに対応している場合、適切な情報共有ができていなければ進捗状況が分からなくなります。また、「このタスクはだれがボールを持っているのか分からず、進捗の確認ができない」といった課題も起こり、タスクが消化されないということもあります。
他にも、「各メンバーのスケジュールが共有されていないため、会議の日程がなかなか決められない」といったように、社内情報共有不足によって調整や確認の手間が発生することもあるでしょう。

課題③：部門間の連携不足

例えば、お客様からクレームが入った場合、営業担当が顧客とどのようなやりとりをしたかを共有できていないと、サポート部門のスタッフは適切な対応やフォローができません。
また、「新商品が発売されるのに、Web担当者に伝わっておらず自社サイトへのリリース掲載が遅れた」「営業部は新規開拓が得意な人を採用してほしいのに、求める人材像が伝わっておらず人事部はルート営業に強い人を採用してしまった」といったように、部門間でうまく連携できずに課題が起こることがあります。

一つひとつは大きな問題にならない場合が多いですが、長期的な視点で考えるとお客様との関係悪化や、組織の成長のためのノウハウが蓄積されないといった状況になりビジネスの発展を阻害してしまう恐れがあります。 必要なタイミングで情報やデータ共有が行うことができれば、より効率的に業務を進めることができます。

社内の情報共有化を進めるメリット3選

社内情報共有が煩雑であると、さまざまな問題や課題が発生します。
では、社内情報共有を整理・効率化することで、どのようなメリットがあるか見てみましょう。

メリット①：業務の標準化やスピードアップ

業務に関する知識やノウハウを「業務マニュアル」「業務フロー」にまとめて共有すれば、属人化が減り、業務の標準化が進みます。また、社内Wikiを作成して手順を共有している企業もあります。
「初回訪問時の商談の進め方」のようなマニュアルがあれば、配属されたばかりの営業や新入社員でも一定レベルの商談ができるようになり、商談の受注率も改善されるでしょう。
また、顧客管理システムで顧客情報を共有すれば、顧客から問い合わせがあった場合も担当者以外でもスピーディーに対応できるようになり、お客様との信頼感にもつながります。

メリット②：人的コスト削減

提案書のデータを所定のフォルダやファイル共有サービスで共有するようにすれば、資料を探す手間が省けたり、資料の作成時間を短縮することができます。また、週報や日報などで業務の状況を共有すれば、情報共有のための会議を削減することもできるでしょう。
会議資料などをフォルダや掲示板で共有することで、会議での審議内容や結果を問い合わせる時間も省略することができます。社内のドキュメントには外部には公開できない社外秘の情報も含まれるため、ファイル共有を行う際はセキュリティ管理ができるツールを利用しましょう。
情報共有は、業務にかかる手間や負担といった人的コストの削減にも有効です。

メリット③：売上アップ

 売上成績のよい営業マンの提案資料やノウハウを共有できれば、営業部門全体のレベルアップが見込めます。また、営業部門がヒアリングしてきた顧客が持っている課題感やニーズといった情報を、開発部門やマーケティングと共有することで、新しい商品のアイデアが生まれる可能性もあります。このように、情報共有によって製品・サービスのブラッシュアップができ競争力につながます。結果的に売上アップにつなげることもできるでしょう。

社内情報共有を始める方法とノウハウ

情報共有にはいくつかメリットがありますが、社内情報共有を進めるにはどうすればよいのでしょうか。
部門によって共有が必要な情報は異なりますが、ここでは営業部門を例に説明します。

社内情報共有の目的の明確化

社内情報共有の目的を明確にしないまま進めてしまうと、情報の属人化や無駄な共有が発生しやすくなります。目的の種類を以下の表で整理しましたのでご覧ください。

要点としては、社内情報共有の目的は業務効率化や属人化防止、トラブル対応力向上など多岐にわたります。目的を明確にすることで、共有すべき情報や仕組みの方向性が定まり、全社的なメリットを享受しやすくなります。社内情報共有の目的は、企業の課題や目標に合わせて複数設定しても良いでしょう

共有する情報の洗い出しと優先順位づけ

社内情報共有を効果的に進めるためには、まず「どの情報を共有すべきか」を洗い出し、優先順位をつけることが必要です。業務フローや部署ごとに必要な情報をリストアップし、スケジュールや顧客情報、マニュアル、ノウハウ、トラブル事例など、ビジネス上不可欠な情報を中心に選定しましょう。

情報の優先順位を明確にすることで、不要な情報の共有による混乱を防ぎ、効率的な社内共有が実現します。

情報共有する手法・ツールの比較と選定

社内情報共有する内容が決まったら、どのような手法やツールを用いて共有するか検討しましょう。
例えば、「営業部員が顧客情報をリアルタイムに把握できるようにしたい」ということであれば、顧客管理システムを導入する必要があります。もしくは、「窓口業務のマニュアルの共有」といった目的であれば、印刷したマニュアルを特定のキャビネットに保管し周知するといったアナログな方法の方が使い勝手が良いといった場合もありますので、目的と照らし合わせ、デジタルが良いのか、アナログな手法の方が業務フローに沿っているのかといった点や、適切な手法・ツールを比較・検討しましょう。

ツールの選定方法に関しては、後程詳細に解説します。

情報共有のルールの作成

導入するツールが決まったら、運用ルールを決める必要があります。
例えば、顧客管理システムであれば「名刺をもらったら2日以内に入力する」「失注顧客の情報も入力する」といったようなルールを設けることで社内情報共有のメリットを最大限に発揮することができます。また、ビジネスチャットを活用する場合は「社外とのコミュニケーションはメールで行い、社内のみビジネスチャットを使う」「目的に沿ったトークチャンネルを作る」などのルールが考えられます。
ツールが増えたため結果的に業務が煩雑になり、情報が埋もれてしまったということがないようにツールをうまく活用できるようなルールを作成しましょう。

さらに、社内情報共有ツールは個人情報や機密情報を扱うケースが多いため、しっかりとセキュリティ対策がなされているものを選ぶことが重要です。
あわせて、「パスワードは定期的に更新する」「私物のスマートフォンやタブレットでアクセスしない」といったように、セキュリティに関する注意事項を社員に伝えると効果的です。
「情報共有のために早急にツールを導入したのはいいが、セキュリティ対策がきちんとできていなかった」という事態は避けるようにしましょう。情報漏洩などにつながり企業の信頼を失ってしまうことになりますので、共有する情報にあったセキュリティを担保する必要があります。

社内の情報共有化の際の失敗や注意点

社内情報共有の仕組み化を進める際には、ツール導入後の運用定着やセキュリティ対策の不備が失敗要因になり得ます。具体的な失敗事例と対策ポイントを解説します。

ツール導入後の運用が定着しない

情報共有ツールを導入したものの、部署やチームによって使い方が異なり、社内で共有のルールが浸透せず形骸化してしまうケースは少なくありません。特にナレッジや文書の管理方法が明確でなかった場合、「どこに何があるかわからない」という状態に陥りやすく、結局はメールや個人のエクセルに頼る運用へ逆戻りすることも。

ツールの機能性に頼るだけでなく、導入時から目的や手順を共有し、段階的に活用を定着させる仕組み作りが不可欠です。また、システム上の操作方法だけでなく、活用するメリットや考え方を周知する取り組みも効果的です。属人的な運用にならないよう、全社でのナレッジマネジメント体制の構築が求められます。

無料ツールを選んでセキュリティ課題が発生

コストを抑えるために無料の情報共有ツールを導入した結果、社内情報が外部に漏れるなどのセキュリティ課題が発生したという事例もあります。Googleや他のクラウドサービスを活用する際、無料プランではアクセス権限やログ管理といったセキュリティ機能が制限されていることが多く、知らぬ間に内部資料やマニュアルが外部にシェアされるリスクも高まります。

特に、機密性の高い業務資料やナレッジを社内共有する際は、情報の扱いにルールを設け、企業としてリスクマネジメントを徹底する必要があります。サービスの比較検討の際は「無料だから」と飛びつかず、業務の性質に合った仕組みかどうかを慎重に確認することが大切です。

次章では、導入後に後悔しないためのツール導入の方法を紹介します。

情報共有に役立つシステムやツールと選び方

社内情報共有ツールを選ぶ際は「自社の課題解決に直結する機能」と「現場の運用実態に合った操作性」の両面から検証する必要があります。主要な選定基準を以下の表で整理しました。

表で整理した各選定基準は、社内情報共有を成功させるための土台とも言える要素です。

操作性やセキュリティ、検索機能といった基本的な要件に加え、部署間での情報整理やマニュアルの管理、ナレッジの蓄積といった点も見落とせません。さらに、Googleなどの既存システムとの親和性や、スマートデバイスからのリアルタイム対応性も、現代のビジネス環境では不可欠な視点です。導入コストだけに捉われず、機能のバランスと社内文化へのフィット感を見極めましょう。

社内情報共有の仕組みは、目的と課題に合ったツール選定がポイントです。

次章では、数ある社内情報共有ツールの中で、当記事がおすすめするツールをご紹介します。

おすすめの社内情報共有ツール「mitoco」

社内情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、複数のツールを導入すると、ひとつひとつのツールは安価でも、想定以上に月額費用がかかってしまいます。

そこで、おすすめの社内情報共有ツールをご紹介します。テラスカイが提供する「mitoco（ミトコ）」です。顧客管理・カレンダー・トーク（チャット）・文書管理・掲示板・ワークフローといった機能があるため、mitocoひとつで社内の社内情報共有やコミュニケーションの活性化ができます。
また、mitocoはSalesforceプラットフォーム上で使えるグループウェアなのでSalesforceを利用している企業はすぐに導入ができ、またSalesforceを導入していない企業は月額1ユーザー800円/月〜と安価にSalesforceの顧客管理機能を始められることができるので安価かつ、セキュアに社内情報共有ツールを導入ですることができます。

他にも、mitocoには以下のような特長があります。

mitocoの特長

• クラウドで利用できるツールなので、テレワークでも使える

• モバイルにも対応しているので、業種・職種を問わず利用できる

• スケジュールでは関係者の予定を自動で調整してくれるなど機能が充実している

   

無料で試してみることができるトライアルもありますので、使い勝手を簡単に確認できます。
mitocoを使った社内情報共有の事例を紹介します。

3分でわかる！Salesforceの活用を促進するグループウェア mitoco のご紹介

社内情報共有をツールで改善した事例をご紹介

多くの企業がツールを導入し、社内の情報共有を進めています。カレンダーツールや掲示板など、ツールごとに適した使用方法がありますので、事例を参考に検討してみてはいかがでしょうか。

寿マナック株式会社様（製造）×カレンダーツール

以前はExcelで営業活動の振り返りと今週の活動予定をまとめ、メールでの社内情報共有がメインであったが、過去の情報の参照に時間がかかってしまう点や、成果を上げている営業のやり方を参考にしたくても、誰のどんな行動が顧客から評価されたのかがわかりづらいといった課題があった同社。
mitocoのカレンダーを活用し顧客情報と紐づけて管理することで行動管理や振り返りのができるようになり、部署全員の活動の共有を実現しました。
また、掲示板を活用し商談に関する内容や、お客様からの声を共有することで営業部のノウハウの共有などに活用しています。

営業の行動管理の効率化に向けてmitocoを導入、寿マナックが「デジタル営業」へ踏み出した一歩 

医療法人社団 こころとからだの元氣プラザ様（医療）× ビジネスチャットツール

従来はオンプレミスのグループウェアを利用していたが、スケジュールやメールを社外から利用できないことや、システム管理者自身、保守やバージョンアップごとの作業負荷を課題と感じていた同社。
Salesforceの強固なセキュリティ上で動くアプリケーションであることがポイントとなり、mitocoの導入を決めました。
従来はメールと電話で職員間のコミュニケーションを行っていましたが、ビジネスチャットである「トーク」を利用して、オープンな形での社内情報共有を進めています。直接会話に参加していないメンバーでもルーム内の情報を参照できる。問題が発生した際に、トークの履歴を参照すれば背景や解決までの流れも理解することができるので、社内情報共有が進んでいます。

「mitoco」があれば、 社内コミュニケーションが活性化し、テレワーク中でも問題解決スピードは落ちない

株式会社池下設計様（建設・不動産）× 掲示板

全国に数多くの拠点を持ち、建設現場や建設会社のプロジェクト室が勤務先となるケースが多い同社では社内情報共有や社員同士のコミュニケーションが不足しやすいという課題がありました。
文書管理やワークフローシステムや、チャット、カレンダー共有などを以前より活用していましたが、全社員が日常的に利用するシステムとしてmitocoを導入しました。日々勤怠管理で使用していたSalesforce上で社内情報共有ができることも導入のポイントでした。
社内提案制度をmitoco掲示板、トーク機能など使い実施することで業務改善を実現しました。

全国展開する池下設計の情報共有とコミュニケーションの課題を解決した「mitoco」の実力

まとめ〜mitocoなら無料トライアルも可能〜

「社内情報共有の基本とおすすめのツール、改善事例もご紹介」と題して、社内情報共有の課題やメリット、活用できるツールなどをご紹介してまいりました。
社内情報共有がうまくできれば、業務の効率化や売上アップなど、さまざまな効果を期待できます。
社内情報共有がスムーズにできるようにするために、目的や手法を明確にし、必要に応じてツールを活用していきましょう。

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