行動管理とは？営業にメリットのあるアプリやツールがわかる！   

序章

「毎日お客様先に訪問しているが、売上が上がらない」
「遅くまで残業しているが、結果がついてこない」

あなたのチームに、このような営業メンバーはいませんか。 

もしかしたら、努力すべき点が間違っているかもしれません。そんな時に役立つのが、営業の行動管理（活動管理）です。そこで営業の行動管理のメリット、失敗しないための始め方と、行動管理ツール、エクセル・SFA・アプリ・Salesforce連携を一挙にご紹介いたします。

行動管理とは？

行動管理とは、「目標管理」「案件管理」「モチベーション管理」にならぶ、営業の管理手法です。
メンバーが日々行っている行動を数値化することで、各メンバーの営業スタイルを客観的に見て、ボトルネックを発見できます。
営業社員を管理する指標は企業の営業プロセスにより異なりますが、一般的に挙げられるのは次のような項目です。

営業社員を管理する指標

• コール数

• アポイント数

• アポイント獲得率（アポイント数÷コール数）

• 新規訪問数

• 新規訪問率（新規訪問数÷アポイント数）

• 商談数

• 商談化率

• 受注件数

このような     項目について目標値（KPI）を設定し、目標と実績がずれていないかをウォッチしていきます。ただ計測して終わりではなく、各メンバーの数値に応じて課題を導き出し、改善をすることが重要です。

営業の行動管理のメリット

ではなぜ、営業の行動管理を行うのでしょうか？その理由は、データに基づいて効率的に営業活動を改善するためです。

「結果が出ない」という漠然とした状況では改善案を出しづらいです。しかし、定量的なデータに基づいて課題を抽出できれば、「電話の内容を見直すべき」「初回訪問の提案内容を見直すべき」など、各メンバーに適した指導ができるようになります。 

たとえば、訪問件数を新規顧客と既存顧客に分けた場合の例です。「うちの会社は、全体の3割が新規訪問のルール。自分のチームメンバーはもちろん徹底できている」と思っていても、実際に数字で確認すると実は新規訪問が2割以下だった…というケースがあります。

この場合は、「新規訪問用のリストが足りないこと」「既存顧客の対応を優先してしまい、新規開拓に時間が割けていないこと」などがボトルネックとして考えられます。

あるいは、メンバーの作業時間を「お客様とやり取りをしている時間」「準備の時間」「事務作業の時間」に分けた場合の例です。いつも遅くまで残業しているメンバーが、実は資料作成と事務作業に時間をかけすぎていた…！ということが分かるかもしれません。 

この場合は、優秀なメンバーから資料作成のノウハウを共有してもらう、事務作業のやり方を見直すといった対策を講じることができます 。

このように、メンバーの行動とそのプロセスを細かく分析することで「頑張っているけれども、なぜか売上が上がらない」という状況を打破できます。 

また、各プロセスの目標値を掲げることで、わかりやすい指針ができ、営業活動の標準化     が図れる点もポイントです。

画面イメージや機能がわかる コミュニケーションプラットフォーム「mitoco 」基本ガイドブック

失敗しないための、行動管理の始め方

ここまで、営業の行動管理とは何か、どのようなメリットがあるのかをご説明しました。ただ、やみくもに行動管理を始めてしまうと、メンバーが腹落ちせず協力してくれない、管理のための負担が大きすぎて続かない…といった恐れがあります。

そこで、仕事で失敗しないための行動管理の始め方をご紹介します。

 仕事で失敗しないための行動管理の始め方

1.メンバーに必要性を理解してもらう

いきなり「みなさんの行動を管理します」と伝えてしまうと、メンバーの反発を買うでしょう。特に成果を出しているメンバーは「結果は出しているんだから好きにやらせてくれ」と思うかもしれません。

• 日々の行動を監視するわけではないこと

• 効率よく営業活動を改善するために必要な施策であること

などを伝えて、行動管理の必要性を理解してもらうことが重要です

2.指標を定義する

次に、どのような項目で管理するかを決めます。失敗しないために、最初のうちは指標を3～5つに絞ることをおすすめします。 
指標が増えればより細かい管理ができますが、その分メンバーの負担やマネジャーの確認作業も増えてしまうからです。
指標を決めたら、各指標の目標値（KPI）を設定しておきましょう。 

3.やってみる

どのような活動をしたか、日々の業務を分類し記録していきます。ここで大事なのが、「メンバーの入力負担をできるだけ軽減すること」です。 行動管理は続けていくことで効果を発揮するので、メンバー自身が運用しやすいツールを選びましょう。
おすすめのツールも後ほどご紹介します。    

4.分析する

行動管理は、ただ行動を数値化しただけでは意味がありません。その数字をもとに、「何がボトルネックになっているのか」を分析して初めて意味があります。KPIと実績を比較して、乖離しているところを見つけましょう。 

5.対策を打つ

何がボトルネックになっているか分かったら、あとは対策を打つのみです！ひとつのボトルネックに対して、複数の対策が考えられます。 たとえば、アポイント獲得率が指標よりも大きく低い場合の例です。電話のターゲットリストが合っていない可能性と、電話の内容に問題がある可能性があります。 

それぞれの場合で、対応策は異なりますよね。仮説をいくつか立て、ひとつひとつ実行していきましょう。

イラストで解説！顧客情報を営業活動に活用するメリット

2つの行動管理     ツール　エクセルとSFA

では、具体的にどのようなツールで行動管理をすればよいのでしょうか。ここでは２つのツールをご紹介します。

エクセル（Excel）

たとえば、アポイントが取れた企業の一覧を作成し、そこに「新規か既存か」「商談化したか」「受注したか」などのチェックを入れていくことで、新規訪問数の割合や商談化率などを計測できます。

「営業管理　エクセル　テンプレート」などで検索すれば、無料でテンプレートを入手できます。エクセルのメリットは、簡単に始められ、コストがかからないことです。

一方で、以下のようなデメリットもあります。

• 複数人で同時に編集するのには向いていない

• 分析や過去データとの比較がしにくい

• 各活動にかけた時間を分析するのは難しい 

行動管理は一時的に行うものではなく、時間をかけてデータを蓄積し、改善を繰り返していくものです。始めるのが簡単でも、日々の運用が面倒だと、思うような成果が得られないかもしれません。

SFA（営業支援システム）

多くのSFA（営業支援システム）には、行動管理の機能があります。エクセルでの管理とは違い、複数人で同時に編集でき、かつデータを自動で集計してくれます。カレンダー機能を兼ね備えているSFAであれば、各活動にかけた時間を分析することも可能です。

デメリットは、導入までに時間とコストがかかる点です。ただし、導入期間が比較的短いクラウドサービスや、シンプルな機能のシステムを選ぶことで、時間やコストはある程度削減できます。

長期間にわたって行動管理を行うことを考えると、エクセルよりもシステムを使ったほうが、運用しやすく結果が出やすいかもしれません。 

行動管理ツールはアプリとSalesforce（セールスフォース）を活用しよう    

ここで、初めての行動管理におすすめのシステムをひとつご紹介します。顧客管理機能やカレンダー機能を持つグループウェア「mitoco（ミトコ）」です。

おすすめのポイントは、行動管理のためにわざわざデータを入れ直す必要がないことです。カレンダーに訪問予定を入れる際に、「新規か既存か」といった付属情報を入れるだけでOKです。

これによって、訪問数だけではなく、新規訪問数・率も計測できます。活動種別といった項目をつけて、社内業務・社外業務の時間比率を分析しているという声もありました。

一般的なカレンダーアプリで計測できるのはここまでですが、mitocoには顧客管理機能が備わっています。予定に「どのお客様の予定か」を入力することができるので、以下のような項目も測定できます。     

• 活動種別ごとに割いている時間

• 顧客ランクごとに割いている時間

• どの顧客に一番時間を割いているか

• 顧客への最終アプローチ日（しばらくアプローチしていない顧客を発掘できます）　 

データはレポート機能で自動的に可視化されるので、集計の手間も省けます。ゆくゆく「より細かく管理したい！」となった場合は、より本格的な顧客管理、営業支援ができるクラウドサービスであるSalesforceと連携できます。Salesforceを活用でき、Salesforceプラットフォームで利用できる行動管理ツールは、様々なシステムと連携できるのでとても便利です。

mitocoにはカレンダーや顧客管理だけではなく、掲示板やメッセージ、タスク管理などの様々な機能が搭載されています。これひとつで仕事を進めることができるので、初めての行動管理ツールにぴったりです。    

様々な機能のモバイルアプリ版もありますので、移動などのスキマ時間も有効活用できます。外出が多い営業の行動管理ツールにはアプリの活用が、重要なポイントなのです。Salesforce     上で行動管理ができる、コミュニケーションプラットフォーム「mitoco 」の詳しい資料をご覧ください。

当サイトでは業務改善やSalesforceの定着促進を検討している方、Salesforce上で動くクラウドERP・会計システムに興味がある方へ、様々なダウンロード資料をご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、ご活用ください。