Salesforceカレンダーの便利な使い方　メリットとデメリットを知ろう

みなさん、仕事をするうえでカレンダーアプリは利用していますか？どんな方にも好みのカレンダーアプリや会社で共通で使用しているカレンダーあるのではないでしょうか。今回はSalesforceをメイン業務で利用している方には特におすすめしたい、Salesforceカレンダーの活用方法についてご紹介します。Salesforceカレンダーのメリットとデメリットを理解して、今日から早速使ってみませんか？特にSFAやCRMとしてSalesforceを活用している企業では、Salesforceカレンダーを使いこなすことで業務効率が格段に向上します。

Salesforceカレンダーとは？

そもそも、Salesforceカレンダーとは何なのかを説明します。Salesforceカレンダーとは、Salesforceユーザーであれば誰でも利用可能なカレンダーアプリケーションです。Salesforceの画面左上にあるアプリケーションランチャー(9つの点)を開き、「カレンダー」と検索するとアクセスが可能です。機能も一般的なビジネスカレンダーアプリと遜色なく、自身の予定管理はもちろん、他人の予定を色分けして表示したり、会議室や社用車などのリソースの登録・管理が可能です。

Salesforceカレンダーの3つのメリット

世界中で利用されるSFA・CRMのSalesforceに付属したカレンダーということもあり、その強みを活かすことで効果を最大化することができます。しっかり理解して活用してみましょう。特に以下の3つが重要なメリットです。

1. カレンダーの予定を取引先や商談と関連付けて管理できる

2. 顧客向けの活動を分析できる

3. ユーザーが自由にカスタマイズできる

それぞれ詳しくご説明していきます。

1.カレンダーの予定を取引先や商談と関連付けて管理できる

Salesforceカレンダーの最大のメリットはSalesforceの取引先や取引先責任者、商談等との連携です。

たとえばカレンダーの予定に商談が紐付けられている場合、お客様との商談の内容をカレンダーに記載すれば、商談を見るだけで、関係者は情報を共有・把握できます。社内で営業担当以外が問い合わせを受けた際にも、Salesforceの商談を見てること状況がわかるため非常に便利です。

上司が商談の活動状況を把握したり、新たに営業に参画したメンバーも過去の商談活動を見ながら営業の活動計画を立てたりできます。よって、Salesforceと一体になって動作するカレンダーの価値は、他のカレンダーアプリと一線を画しています。

上の画像のように、カレンダーの本体である行動オブジェクトをカスタマイズして、電話やメール、訪問のようにどのような活動を行ったかを選択する「カテゴリー」を表示すれば、一目でアクションの流れが確認できておすすめです。

2. 顧客向けの活動を分析できる

カレンダーと取引先や商談などSalesforceの情報を関連付けると、次に実行したくなるのは活動の分析ですよね？

うれしいことにSalesforceには強力なレポートやダッシュボード機能があり、それらを利用すると簡単に活動分析ができます。

たとえば、顧客向けの活動している社員の予定をレポート表示したり、関連先の種類別にダッシュボードを表示したりと様々な活用が可能です。
自身が属するチームの営業活動量の推移を、以下のようにレポーティングすることもでき、チームミーティングの資料になるため、資料づくりの効率が格段に上がります。

3. ユーザーが自由にカスタマイズできる

「有給を申請した際にカレンダーに予定を作るのを忘れていた」といった経験、みなさま一度はあるかと思います。

Salesforceのカレンダーは、承認プロセスなどで申請が承認されたタイミングで、独自処理を実行し、自動的に休暇予定を作成するといったカスタマイズが可能です。自分で休暇予定を作成する必要がなくなるので、忘れる心配もありません。

独自処理と聞くと難しそうな印象を持つ方もいらっしゃるかと思いますが、Salesforceにはコードを書かなくても自由に処理を作れる、「Salesforceフロー」という機能があります。エンジニアでなくてもノーコードで簡単に柔軟な処理を作成できるのでご安心ください。

このように、カレンダーを使った業務をSalesforceに寄せることでSFAとしての最大限の強みを活かすことができます。

しかし良いところばかりではなく、少し使いにくいところもあるのがツールです。続いては、Salesforceカレンダーの苦手な点、デメリットをご紹介いたします。

Salesforceカレンダーのデメリット

Salesforceカレンダーのデメリットは「視認性」「操作性」の2つが挙げられます。

視認性：レイアウトがきれいに表示されない

Salesforceカレンダーは確認したい期間で表示を切り替えることができます。

しかし、日表示ではかなり横幅が広く取られているのに対し、週表示ではセル内に整理されずに全件押し込まれた表示になってしまいます。

月表示に関しては1日に4件以上予定が入っている場合、全件は表示されないため、「さらに◯件表示」のポップアップを手動で開いて確認をする必要があります。

表示の画像は3名ほどの予定を表示していますが、5名や10名とメンバーが多いチームの予定を表示しようと思うと、極端に見づらいカレンダーとなってしまいます。

操作性：他人やリソースの表示をまとめて切り替えできない

Salesforceカレンダーで他人の予定や会議室などのリソースを表示する場合は①表示したいユーザー・リソースを追加、②カレンダーに表示する人、表示しない人のチェックをそれぞれON/OFFするという手順が必要です。

最低限、他人の予定を見ること自体には問題ありませんが、複数人の予定を一気に切り替える場合はかなりの回数のクリックをする必要があります。

他にも、操作性においては以下のような使いづらさを感じてしまうポイントがあります。

• 表示するカレンダーの追加は一件ずつしかできない

• 予定の詳細を表示する際は別画面に遷移してしまう

• 自分以外の参加者がいない予定はコピーできない

前述の通り、Salesforceにカレンダー業務を寄せることは営業力の面で良い効果がありますが、実際にSalesforceカレンダーを使おうと思うと不足している部分が多いと感じてしまいます。

「Salesforce上で使えて、見やすくて使いやすいカレンダーアプリがあれば・・・」という声が今にも聞こえてきそうですが、ご安心ください。そのようなご要望にバッチリお応えするグループウェアサービス「mitoco（ミトコ）」をご紹介します。

Salesforceカレンダーの課題を解決する　「mitoco カレンダー」のご紹介

「mitoco」はテラスカイが開発・提供しているSalesforceで稼働するグループウェアです。mitocoには掲示板やワークフロー、ファイル管理などSalesforceをより便利に使うためのアプリが多数搭載されており、カレンダーもその一つです。

mitocoカレンダーはSalesforceでカレンダーを使う良さは残したまま、視認性や操作性といった課題を解決した非常に使いやすいアプリです。

mitocoカレンダーの特長①高い視認性

mitocoカレンダーはSalesforceカレンダーの視認性の課題を解決することができます。

日表示の場合は、ユーザーやリソースごとにタイムラインで横軸に表示されます。共通の空き時間がすぐに分かるため、ミーティングなどの予定を入れる場合に便利です。

週表示は、同じセルに予定をまとめて表示していたSalesforceカレンダーと異なり、ユーザーごとに別のセルが用意されスッキリとしています。

月表示では、選択したその月すべての予定をしっかり一つの画面で表示してくれます。

mitocoカレンダーの特長②使いやすい操作性

mitocoカレンダーはSalesforceカレンダーの操作性の課題についても解決することができます。

Salesforceカレンダーでは表示するユーザーを追加する場合、一名ずつ行う必要がありましたが、mitocoカレンダーはあらかじめユーザーをまとめておく「ビュー」という機能があり、ビューを切り替えることで、表示するユーザーをまとめて変更することができます。

普段一緒に業務を行うチームやプロジェクトなど、用途に応じてビューを作成しておくことで、予定を見たいタイミングで素早く切り替えて表示をすることができます。

また、デメリットの部分で挙げた、Salesforceカレンダーではできない「予定のコピー」「予定詳細のポップアップ表示」などももちろん可能です。

mitocoカレンダーがSalesforceの効果を最大化

このように、mitocoであればSalesforceでカレンダーを利用するメリットを残しながら、苦手としていた視認性や操作性といった課題をクリアすることができます。

また、mitocoはスマホアプリにも対応しており、モバイル利用で閲覧や編集が可能です。表示方法に関しても、デスクトップ版と同じような日表示・週表示・月表示に対応しています。外出先からでも手軽にスケジュール確認や会議室予約ができるのは便利です。

「もっとmitocoカレンダーの使い方や操作を詳しく見てみたい」という方はこちらから動画をご視聴いただけます！

まとめ

Salesforceカレンダーを使うことで、営業の活動が商談や取引先のログとして残り、共有や分析などでメリットをもたらします。しかし、肝心のカレンダーの視認性や操作性は毎日使う上では少し不十分な部分がありますので、カレンダーに強い「mitoco」を利用いただくことでその点をカバーすることができます。

mitocoはSalesforce上で稼働するグループウェアです。カレンダー以外にも便利なアプリを多数搭載していますので、普段Salesforceを利用している方、これからSalesforceの利用を検討している方はぜひ以下の資料もチェックいただければと思います。 

• グループウェア「mitoco」ご紹介資料

• Salesforceをもっと活用している企業12社を一挙にご紹介 mitoco導入事例集

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