Salesforce上でグループウェアを使えばこんなに便利に！

多くの企業が、営業活動の強化や顧客情報の一元管理を目的としてSalesforceを導入されています。営業担当者は、日々の活動内容や商談の進捗状況をSalesforceへ入力しますが、その業務は多岐にわたります。

一方で、社内の情報共有やスケジュール管理には、既存のグループウェア（desknet's、サイボウズ Garoonなど）や、Google Workspace、Microsoft 365といったサービスを別途利用しているケースも少なくありません。その結果、営業担当者がグループウェアとSalesforceへ同じ内容を二重で入力する手間が発生し、負担の増大や入力漏れといった課題につながっています。

本記事では、Salesforce上で利用できるグループウェアを導入することで、こうした情報の二重管理をいかに解消し、営業活動の生産性向上やデータ活用の促進を実現できるのか、そのメリットを詳しく解説します。

Salesforceとグループウェアの実情

前述の課題は、Salesforceを導入している多くの企業が直面している実情です。顧客情報や商談情報はSalesforce、スケジュールはグループウェア、そして勤怠は専用のシステムで管理するなど、業務ごとにシステムが最適化・分散されています。
販売管理システムとSalesforce等は業務の親和性が高く、データ連携が行われている場合もありますがカレンダーや勤怠などは個別に利用されているケースがほとんどです。

複数のシステムへの入力が常態化し、管理が複雑に

営業担当者が顧客訪問を行う場合を例に考えてみましょう。まず、勤怠システムで業務開始の打刻を行い、グループウェアには訪問予定を登録します。そして営業活動後には、商談内容や次のアクションプランをSalesforceに記録し、さらに経費精算のために交通費などを別のシステムに入力することもあるでしょう。

このように、一つの業務に対して複数のシステムへ入力作業が発生することは珍しくありません。各システムが独立しているため、データ連携が行われず、結果として二重、三重の入力作業が強いられます 。また、それぞれのシステムで取引先や従業員のマスター情報が個別に管理されている場合、メンテナンスも煩雑になり、管理が行き届かなくなるケースもあります 。

Salesforceへの情報入力の遅延が引き起こす問題

こうした入力負担の増大は、営業担当者の本来の業務である顧客との対話時間を圧迫するだけでなく、もう一つの大きな問題を引き起こします。それは、情報のリアルタイム性の欠如です。
日々の入力作業が負担になるあまり、Salesforceへの活動記録が後回しにされ、「週末にまとめて入力する」といった運用が常態化しがちです。その結果、マネージャーや関連部門がSalesforceの情報を確認したときには、すでに状況が変わっているという「情報のタイムラグ」が発生します。

これでは、最新の状況に基づいた的確な営業判断や指示は困難になります。本来であればリアルタイムで把握できるはずの情報を、欲しいタイミングで確認できないため 、データに基づいた迅速な経営判断の妨げにもなりかねません 。

このように、システムが分散している状況は、単なる入力の手間にとどまらず、企業全体の生産性や意思決定のスピードにも影響を及ぼす重要な課題であると言えます。

Salesforceとグループウェアに求められる機能

Salesforceとグループウェアは、それぞれ異なる目的で導入されるため、求められる機能も自ずと異なります。Salesforceが顧客管理や営業活動の効率化（SFA/CRM）を主目的とするのに対し、グループウェアは社内の情報共有や円滑なコミュニケーションの促進を目的としています。

しかし、両者にはカレンダーやワークフロー、ToDo管理といった重複する機能が存在します。この機能の重複こそが、多くの企業で「使い分け」と「二重入力」という非効率を生み出している根本的な原因です。ここでは、主要な機能ごとに、それぞれのシステムでどのように利用されているか、そしてどのような課題があるのかを具体的に見ていきましょう。

• カレンダー機能
  Salesforceにもカレンダー機能はありますが、これは主に顧客への訪問や商談といった営業活動の記録・管理に利用されます。一方で、多くの企業では全社員のスケジュールを共有する目的でグループウェアのカレンダーが運用されており、営業担当者はそちらへの入力も求められます。また、会議室や社用車といった設備予約の機能は、一般的にグループウェアに搭載されているため、別途の利用が必須となります。

• ワークフロー機能
  Salesforceの「承認プロセス」機能を使えば、見積りの値引き承認など、営業活動に直結したワークフローを構築できます。しかし、稟議申請や経費精算といった、より汎用的な社内申請においては、柔軟な承認ルートの設定や直感的な操作性が求められるため、グループウェアのワークフロー機能が利用される傾向にあります。

• ToDo（タスク）管理機能
  タスク管理においても機能の使い分けが発生します。「A社の担当者に電話する」「B社への提案書を作成する」といった営業活動に関するToDoはSalesforceで管理される一方、「部門会議の資料を準備する」といった社内業務のToDoはグループウェアで管理されるなど、タスクが分散し、管理が煩雑になりがちです。

Salesforceと一般的なグループウェアの機能比較

これらの実情を表にまとめると、以下のようになります。

このように、それぞれのシステムが持つ特有の機能や役割があるために、結果として従業員は複数のシステムを使い分け、同じような情報を何度も入力するという手間を強いられているのが実情です。

Salesforce上で利用できる「mitoco」の導入でこんなに便利に！

前述したようなSalesforceとグループウェアの併用によって生じる課題は、Salesforceプラットフォーム上で稼働するコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」を導入することで解決できます。mitocoは、Salesforceの強みを活かしつつ、グループウェアが持つ多彩な機能を提供し、業務の分断をなくし、組織全体の生産性を向上させます。

カレンダーの二重入力が不要に。日々の予定登録がそのまま活動履歴に連携

多くの営業担当者を悩ませてきたカレンダーの二重入力問題は、mitocoカレンダーによって解消されます。

mitocoのカレンダーは、Salesforceの取引先や商談といったデータと連携しています 。そのため、mitocoカレンダーに顧客訪問の予定を一件登録するだけで、その情報がSalesforceの活動履歴として自動的に蓄積されます 。これにより、これまで別々に行っていたグループウェアへの予定登録とSalesforceへの活動報告が一つに集約され、入力の手間や転記ミスが根本からなくなります。

日々のスケジュールを登録するだけで、誰が、いつ、どの顧客とどのような活動をしたのかという情報が資産として蓄積され、営業活動の可視化と効率化を同時に実現します 。

日本の商習慣に合った柔軟なワークフローで社内申請を一本化

mitocoのワークフローは、日本の複雑な商習慣に合わせて柔軟に設計されています。金額に応じた承認ルートの分岐や、代理承認、差し戻し、回覧といった機能も標準で搭載しており 、これまでグループウェアで行っていた稟議申請や経費精算など、社内のあらゆる申請業務をmitocoに集約することが可能です。

さらに、申請内容にSalesforce上の取引先情報を紐づけることもできます 。例えば、新規取引先の与信申請や反社チェックといった業務も、顧客情報と関連付けたままワークフローで回覧・承認できるため、業務の正確性とスピードが格段に向上します。

全社的なコミュニケーション基盤としてSalesforceが進化

mitocoの大きな特長の一つに、そのライセンス体系があります。mitocoのライセンスさえあれば、高価なSalesforceライセンスを持たない非営業部門の従業員も、カレンダーやワークフロー、掲示板などの機能を利用だけでなく、Salesforce上の取引先や取引先責任者といった情報を参照することができます 。

これにより、一部の部門だけが利用していたSalesforceが、全社横断的な「情報基盤」として機能するようになります。部門間の壁がなくなり、円滑な情報連携が促進されることで、組織全体のコラボレーションが活性化します。

グループウェアがSalesforceの活用と定着を力強くサポート

mitocoには、カレンダーやワークフローの他にも、掲示板 、トーク（チャット） 、ToDo 、文書管理 など、日々の業務に欠かせない機能が揃っています。

規定の共有や全社へのお知らせなどをmitocoの掲示板で行うことで、「出社したら、まずSalesforceにログインして情報を確認する」という行動が自然と習慣化されます 。日常的にSalesforceに触れる機会が増えることで、これまで入力のハードルが高かったSFA/CRM機能への入力も促され、結果としてSalesforceの全社的な活用と定着が力強く推進されます。

グループウェア「mitoco」にオプションをつければ機能も拡張

mitocoは、基本的なグループウェア機能だけでもSalesforceの利便性を大きく向上させますが、オプション製品である「mitoco Work」を追加導入することで、さらに多くのバックオフィス業務をSalesforce上で完結させることが可能になります。

勤怠管理もSalesforce上で完結

「mitoco Work 勤怠」を導入すれば、これまで専用システムで行っていた勤怠管理業務をSalesforceに集約できます。 従業員は使い慣れたSalesforceの画面から出退勤の打刻（Web打刻）を行えるようになり、システムを切り替える手間がありません。 
また、休暇や残業の申請もmitocoのワークフロー機能を通じて行うことができ、承認された休暇情報は自動的にmitocoカレンダーにも反映されます。これにより、申請業務の効率化とリアルタイムでのスケジュール共有を同時に実現します。

面倒な経費精算も効率化

外出の多い営業担当者にとって、月末の経費精算は負担の大きい作業の一つです。「mitoco Work 経費」を利用すれば、こうした経費精算業務もSalesforce上で完結させることが可能です。 

特に交通費の精算においては、mitocoカレンダーに訪問スケジュールを登録する際に、経路検索サービス「駅すぱあと」と連携して移動区間を登録しておけば、そのデータを基に交通費を自動計算し、簡単に精算申請ができます。  これにより、領収書の突き合わせや経路の再検索といった煩雑な作業から解放され、営業担当者はコア業務に一層集中できるようになります。

ツールの集約でID・パスワード管理も不要に

mitocoと「mitoco Work」を組み合わせることで、これまでグループウェア、勤怠システム、経費精算システムなど、複数のツールに分散していた社内業務がSalesforceという単一のプラットフォームに集約されます。

これにより、従業員は業務ごとに異なるシステムへログインする必要がなくなり、複数のIDとパスワードを管理する煩わしさから解放されます。システム管理者にとっても、アカウント管理の負荷が大幅に軽減され、セキュリティリスクの低減にも繋がります。まさに「あれこれやらずに、これだけ」  で済む環境が実現するのです。

グループウェア「mitoco」の画面イメージや機能はこちらの資料からご確認いただけます。
「mitoco」の導入で、Salesforceの活用をもっと進めていきましょう。